Σωστά λέγεται "Ο χρόνος και η παλίρροια δεν περιμένουν τίποτα"Ένα άτομο θα πρέπει να κατανοήσει την αξία του χρόνου για να πετύχει σε όλες τις πτυχές της ζωής. Οι άνθρωποι που σπαταλούν χρόνο είναι αυτοί που αποτυγχάνουν να δημιουργήσουν τη δική τους ταυτότητα.

Τι είναι η Διαχείριση Χρόνου;

Η Διαχείριση Χρόνου αναφέρεται στην αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου, έτσι ώστε ο σωστός χρόνος να διατίθεται για τη σωστή δραστηριότητα.

Η αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου επιτρέπει στα άτομα να αντιστοιχίζουν συγκεκριμένες χρονικές περιόδους σε δραστηριότητες ανάλογα με τη σημασία τους.

Η διαχείριση χρόνου αναφέρεται στην καλύτερη αξιοποίηση του χρόνου, καθώς ο χρόνος είναι πάντα περιορισμένος.

Αναρωτηθείτε ποια δραστηριότητα είναι πιο σημαντική και πόσος χρόνος πρέπει να αφιερωθεί σε αυτήν; Να γνωρίζετε ποια εργασία πρέπει να γίνει νωρίτερα και ποια μπορεί να γίνει λίγο αργότερα.

Η διαχείριση του χρόνου παίζει πολύ σημαντικό ρόλο όχι μόνο στους οργανισμούς αλλά και στην προσωπική μας ζωή.

Η Διαχείριση Χρόνου περιλαμβάνει:

1. Αποτελεσματικός Προγραμματισμός
2. Καθορισμός στόχων και σκοπών
3. Καθορισμός προθεσμιών
4. Ανάθεση αρμοδιοτήτων
5. Ιεράρχηση δραστηριοτήτων ανάλογα με τη σημασία τους
6. Αφιερώνοντας τον κατάλληλο χρόνο στη σωστή δραστηριότητα

• Αποτελεσματικός Προγραμματισμός

  Σχεδιάστε την ημέρα σας αρκετά νωρίτερα. Ετοιμάστε μια λίστα υποχρεώσεων ή ένα «ΣΧΕΔΙΟ ΕΡΓΑΣΙΩΝ». Σημειώστε τις σημαντικές δραστηριότητες που πρέπει να γίνουν σε μία μόνο ημέρα σε σχέση με τον χρόνο που πρέπει να διατεθεί για κάθε δραστηριότητα.

  Οι εργασίες υψηλής προτεραιότητας θα πρέπει να έχουν προτεραιότητα, ακολουθούμενες από εκείνες που δεν χρειάζονται μεγάλη σημασία προς το παρόν. Ολοκληρώστε τις εκκρεμείς εργασίες μία προς μία. Μην ξεκινήσετε νέα εργασία εκτός αν έχετε ολοκληρώσει την προηγούμενη εργασία σας. Σημειώστε όσες έχετε ήδη ολοκληρώσει. Βεβαιωθείτε ότι ολοκληρώνετε τις εργασίες εντός του καθορισμένου χρονικού πλαισίου.

• Καθορισμός Στόχων και Στόχων

  Η εργασία χωρίς στόχους και στόχους σε έναν οργανισμό θα ήταν παρόμοια με μια κατάσταση όπου ο καπετάνιος του πλοίου χάνει τον δρόμο του στη θάλασσα. Ναι, θα χαθείτε. Θέστε στόχους για τον εαυτό σας και βεβαιωθείτε ότι είναι ρεαλιστικοί και εφικτοί.

• Καθορισμός προθεσμιών

  Θέστε προθεσμίες στον εαυτό σας και προσπαθήστε σκληρά να ολοκληρώσετε τις εργασίες σας νωρίτερα από τις προθεσμίες. Μην περιμένετε να σας το ζητούν οι ανώτεροί σας κάθε φορά. Μάθετε να αναλαμβάνετε την ευθύνη της εργασίας. Ένα άτομο που μπορεί να θέσει καλύτερα τις προθεσμίες είστε εσείς ο ίδιος. Αναρωτηθείτε πόσος χρόνος πρέπει να αφιερωθεί σε μια συγκεκριμένη εργασία και για πόσες ημέρες. Χρησιμοποιήστε έναν σχεδιαστή για να σημειώνετε τις σημαντικές ημερομηνίες σε σχέση με τις καθορισμένες προθεσμίες.

• Ανάθεση Αρμοδιοτήτων

  Μάθετε να λέτε «ΟΧΙ» στον χώρο εργασίαςΜην κάνεις τα πάντα μόνος σου. Υπάρχουν και άλλοι άνθρωποι. Δεν πρέπει να δέχεται κανείς κάτι που ξέρει ότι είναι δύσκολο γι' αυτόν.

  Οι ρόλοι και οι αρμοδιότητες πρέπει να ανατίθενται σύμφωνα με το ενδιαφέρον και την εξειδίκευση των εργαζομένων, ώστε να μπορούν να ολοκληρώνουν τις εργασίες εντός των προθεσμιών. Ένα άτομο που δεν έχει γνώσεις για κάτι χρειάζεται περισσότερο χρόνο από κάποιον που γνωρίζει καλά την εργασία.

• Προτεραιοποίηση εργασιών

  Ιεραρχήστε τις εργασίες ανάλογα με τη σημασία και τον επείγοντα χαρακτήρα τους. Γνωρίστε τη διαφορά μεταξύ σημαντικής και επείγουσας εργασίας. Προσδιορίστε ποιες εργασίες πρέπει να ολοκληρωθούν εντός μιας ημέρας, ποιες εντός ενός μήνα και ούτω καθεξής. Οι πιο σημαντικές εργασίες πρέπει να ολοκληρωθούν νωρίτερα.

• Αφιερώνοντας τον κατάλληλο χρόνο σε σωστή δραστηριότητα

  Αποκτήστε τη συνήθεια να κάνετε το σωστό πράγμα τη σωστή στιγμή. Η δουλειά που γίνεται τη λάθος στιγμή δεν είναι και πολύ χρήσιμη. Μην σπαταλάτε μια ολόκληρη μέρα σε κάτι που μπορεί να γίνει σε μία ώρα περίπου. Επίσης, αφιερώστε λίγο χρόνο για τις προσωπικές σας κλήσεις ή για τον έλεγχο ενημερώσεων στο Facebook ή το Twitter. Άλλωστε, ο άνθρωπος δεν είναι μηχανή.

Για την αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου, χρειάζεται να είστε:

Οργανωμένο - Αποφύγετε να φυλάτε στοίβες από αρχεία και στοίβες από χαρτιά στον χώρο εργασίας σας. Πετάξτε ό,τι δεν χρειάζεστε. Βάλτε τα σημαντικά έγγραφα σε φακέλους. Κρατήστε τα αρχεία στα αντίστοιχα συρτάρια τους με ετικέτες πάνω από κάθε αρχείο. Αυτό εξοικονομεί χρόνο που δαπανάται για περιττή αναζήτηση.

Μην κάνετε κατάχρηση του χρόνου - Μην χάνετε τον χρόνο σας περιπλανώμενοι ή κουτσομπολεύοντας. Επικεντρωθείτε στην εργασία σας και ολοκληρώστε τις εργασίες σας στην ώρα τους. Να θυμάστε ότι ο οργανισμός σας δεν σας πληρώνει για να παίζετε παιχνίδια στον υπολογιστή ή για να κρυφοκοιτάζετε στα γραφεία των άλλων. Πρώτα ολοκληρώστε την εργασία σας και μετά κάντε ό,τι θέλετε. Μην περιμένετε μέχρι την τελευταία στιγμή.

Να είστε συγκεντρωμένοι - Πρέπει κανείς να είναι συγκεντρωμένος στην αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου.

Αποκτήστε τη συνήθεια να χρησιμοποιείτε σχεδιαστές, οργανωτές και επιτραπέζια ημερολόγια για καλύτερη διαχείριση χρόνου. Ορίστε υπενθυμίσεις σε τηλέφωνα ή προσωπικούς υπολογιστές.