Planning σημαίνει να κοιτάς μπροστά και να χαράσσεις μελλοντικές πορείες δράσης που θα ακολουθηθούν. Είναι ένα προπαρασκευαστικό βήμα. Είναι μια συστηματική δραστηριότητα που καθορίζει πότε, πώς και ποιος θα εκτελέσει μια συγκεκριμένη εργασία. Ο σχεδιασμός είναι ένα λεπτομερές πρόγραμμα που αφορά τις μελλοντικές πορείες δράσης.

Σωστά λέγεται "Λοιπόν, το σχέδιο είναι μισό ολοκληρωμένο"Συνεπώς, ο σχεδιασμός λαμβάνει υπόψη τους διαθέσιμους μελλοντικούς ανθρώπινους και φυσικούς πόρους του οργανισμού, ώστε να επιτυγχάνεται αποτελεσματικός συντονισμός και να συμβάλλει στην τέλεια προσαρμογή. Είναι η βασική λειτουργία της διοίκησης που περιλαμβάνει τη διαμόρφωση ενός ή περισσότερων λεπτομερών σχεδίων για την επίτευξη της βέλτιστης ισορροπίας των αναγκών ή των απαιτήσεων με τους διαθέσιμους πόρους.

Σύμφωνα με τον Urwick, «Ο σχεδιασμός είναι μια νοητική προδιάθεση να κάνουμε τα πράγματα με τάξη, να σκεφτόμαστε πριν δράσουμε και να ενεργούμε υπό το πρίσμα γεγονότων και όχι εικασιών». Ο σχεδιασμός είναι η επιλογή της καλύτερης εναλλακτικής λύσης, μεταξύ άλλων, για την εκτέλεση διαφόρων διοικητικών λειτουργιών, προκειμένου να επιτευχθούν προκαθορισμένοι στόχοι.

Σύμφωνα με τον Koontz O'Donell, «Ο σχεδιασμός είναι η εκ των προτέρων απόφαση για το τι θα γίνει, πώς θα γίνει και ποιος θα το κάνει. Ο σχεδιασμός γεφυρώνει το χάσμα μεταξύ του πού βρισκόμαστε και του πού θέλουμε να πάμε. Καθιστά δυνατή την πραγματοποίηση πραγμάτων που διαφορετικά δεν θα συνέβαιναν».

Βήματα στη λειτουργία σχεδιασμού

Λειτουργία σχεδιασμού της διοίκησης περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα: -

1. Καθορισμός στόχων

   1. Ο προγραμματισμός απαιτεί μια συστηματική προσέγγιση.

   2. Ο προγραμματισμός ξεκινά με τον καθορισμό των στόχων και των σκοπών που πρέπει να επιτευχθούν.

   3. Οι στόχοι παρέχουν μια λογική βάση για την ανάληψη διαφόρων δραστηριοτήτων, καθώς και υποδεικνύουν την κατεύθυνση των προσπαθειών.

   4. Επιπλέον, οι στόχοι εστιάζουν την προσοχή των διευθυντών στα τελικά αποτελέσματα που πρέπει να επιτευχθούν.

   5. Στην πραγματικότητα, οι στόχοι αποτελούν τον πυρήνα της διαδικασίας σχεδιασμού. Επομένως, οι στόχοι θα πρέπει να διατυπώνονται με σαφή, ακριβή και σαφή γλώσσα. Διαφορετικά, οι δραστηριότητες που αναλαμβάνονται είναι καταδικασμένες σε αναποτελεσματικότητα.

   6. Στο μέτρο του δυνατού, οι στόχοι θα πρέπει να διατυπώνονται με ποσοτικούς όρους. Για παράδειγμα, αριθμός εργαζομένων, μισθοί που δίνονται, παραγόμενες μονάδες κ.λπ. Ωστόσο, ένας τέτοιος στόχος δεν μπορεί να διατυπωθεί με ποσοτικούς όρους, όπως η απόδοση του διευθυντή ποιοτικού ελέγχου ή η αποτελεσματικότητα του διευθυντή προσωπικού.

   7. Τέτοιοι στόχοι θα πρέπει να καθορίζονται με ποιοτικούς όρους.

   8. Συνεπώς, οι στόχοι θα πρέπει να είναι πρακτικοί, αποδεκτοί, εφικτοί και εφικτοί.

2. Ίδρυση Χώρων Σχεδιασμού

   1. Οι προϋποθέσεις σχεδιασμού είναι οι υποθέσεις σχετικά με τη ζωντανή μορφή των γεγονότων στο μέλλον.

   2. Λειτουργούν ως βάση για τον σχεδιασμό.

   3. Η καθιέρωση των προϋποθέσεων σχεδιασμού αφορά τον προσδιορισμό των σημείων όπου κάποιος τείνει να αποκλίνει από τα πραγματικά σχέδια και των αιτιών αυτών των αποκλίσεων.

   4. Στόχος είναι να εντοπιστούν τα εμπόδια που αντιμετωπίζουν οι επιχειρήσεις κατά τη διάρκεια των εργασιών τους.

   5. Η δημιουργία χώρων σχεδιασμού έχει ως στόχο να λάβει μέτρα που αποφεύγουν σε μεγάλο βαθμό αυτά τα εμπόδια.

   6. Οι προϋποθέσεις σχεδιασμού μπορεί να είναι εσωτερικές ή εξωτερικές. Οι εσωτερικές περιλαμβάνουν την πολιτική επενδύσεων κεφαλαίου, τις εργασιακές σχέσεις της διοίκησης, τη φιλοσοφία της διοίκησης κ.λπ. Ενώ οι εξωτερικές περιλαμβάνουν κοινωνικοοικονομικές, πολιτικές και οικονομικές αλλαγές.

   7. Οι εσωτερικές συνθήκες είναι ελεγχόμενες, ενώ οι εξωτερικές είναι μη ελεγχόμενες.

3. Επιλογή εναλλακτικής πορείας δράσης

   1. Όταν οι προβλέψεις είναι διαθέσιμες και έχουν καθοριστεί οι προϋποθέσεις, πρέπει να εξεταστεί μια σειρά από εναλλακτικές ενέργειες.

   2. Για τον σκοπό αυτό, κάθε εναλλακτική λύση θα αξιολογείται σταθμίζοντας τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματά της, λαμβάνοντας υπόψη τους διαθέσιμους πόρους και τις απαιτήσεις του οργανισμού.

   3. Τα πλεονεκτήματα, τα μειονεκτήματα, καθώς και οι συνέπειες κάθε εναλλακτικής λύσης πρέπει να εξετάζονται πριν από την επιλογή.

   4. Μετά από αντικειμενική και επιστημονική αξιολόγηση, επιλέγεται η καλύτερη εναλλακτική λύση.

   5. Οι σχεδιαστές θα πρέπει να χρησιμοποιούν διάφορες ποσοτικές τεχνικές για να κρίνουν τη σταθερότητα μιας εναλλακτικής λύσης.

4. Διαμόρφωση παραγώγων σχεδίων

   1. Τα παράγωγα σχέδια είναι τα υποσχέδια ή τα δευτερεύοντα σχέδια που βοηθούν στην επίτευξη του κύριου σχεδίου.

   2. Τα δευτερεύοντα σχέδια θα προκύψουν από το βασικό σχέδιο. Αυτά έχουν ως στόχο να υποστηρίξουν και να επιταχύνουν την επίτευξη των βασικών σχεδίων.

   3. Αυτά τα λεπτομερή σχέδια περιλαμβάνουν πολιτικές, διαδικασίες, κανόνες, προγράμματα, προϋπολογισμούς, χρονοδιαγράμματα κ.λπ. Για παράδειγμα, εάν η μεγιστοποίηση του κέρδους είναι ο κύριος στόχος της επιχείρησης, τα σχέδια παραγώγων θα περιλαμβάνουν τη μεγιστοποίηση των πωλήσεων, τη μεγιστοποίηση της παραγωγής και την ελαχιστοποίηση του κόστους.

   4. Τα παράγωγα σχέδια υποδεικνύουν το χρονοδιάγραμμα και την ακολουθία ολοκλήρωσης διαφόρων εργασιών.

5. Εξασφάλιση Συνεργασίας

   1. Αφού καθοριστούν τα σχέδια, είναι απαραίτητο και μάλλον σκόπιμο να επικοινωνήσετε εμπιστευτικά με τους υφισταμένους σας ή με εκείνους που πρέπει να τα εφαρμόσουν.

   2. Οι σκοποί πίσω από την εμπιστευτική τους λήψη είναι οι εξής:

      1. Οι υφιστάμενοι μπορεί να αισθάνονται παρακινημένοι, καθώς συμμετέχουν στη διαδικασία λήψης αποφάσεων.

      2. Ο οργανισμός μπορεί να λάβει πολύτιμες προτάσεις και βελτιώσεις στη διαμόρφωση καθώς και στην εφαρμογή των σχεδίων.

      3. Επίσης, οι εργαζόμενοι θα ενδιαφέρονται περισσότερο για την εκτέλεση αυτών των σχεδίων.

6. Παρακολούθηση/Αξιολόγηση σχεδίων

   1. Αφού επιλεγεί μια συγκεκριμένη πορεία δράσης, αυτή τίθεται σε εφαρμογή.

   2. Μετά την εφαρμογή του επιλεγμένου σχεδίου, είναι σημαντικό να αξιολογηθεί η αποτελεσματικότητά του.

   3. Αυτό γίνεται με βάση τα σχόλια ή τις πληροφορίες που λαμβάνονται από τα αρμόδια τμήματα ή άτομα.

   4. Αυτό επιτρέπει στη διοίκηση να διορθώσει τυχόν αποκλίσεις ή να τροποποιήσει το σχέδιο.

   5. Αυτό το βήμα δημιουργεί μια σύνδεση μεταξύ της λειτουργίας σχεδιασμού και του ελέγχου.

   6. Η παρακολούθηση πρέπει να συμβαδίζει με την εφαρμογή των σχεδίων, έτσι ώστε, υπό το πρίσμα των παρατηρήσεων που έγιναν, τα μελλοντικά σχέδια να μπορούν να καταστούν πιο ρεαλιστικά.