Η διοίκηση έχει περιγραφεί ως μια κοινωνική διαδικασία που περιλαμβάνει την ευθύνη για τον οικονομικό και αποτελεσματικό σχεδιασμό και ρύθμιση της λειτουργίας μιας επιχείρησης για την εκπλήρωση συγκεκριμένων σκοπών.

Πρόκειται για μια δυναμική διαδικασία που αποτελείται από διάφορα στοιχεία και δραστηριότητες. Αυτές οι δραστηριότητες διαφέρουν από λειτουργικές λειτουργίες όπως το μάρκετινγκ, τα χρηματοοικονομικά, οι αγορές κ.λπ. Αντίθετα, αυτές οι δραστηριότητες είναι κοινές για κάθε διευθυντή, ανεξάρτητα από το επίπεδο ή την κοινωνική του θέση.

Διαφορετικοί ειδικοί έχουν ταξινομήσει τις λειτουργίες της διοίκησης.

Σύμφωνα με Τζορτζ και Τζέρι«Υπάρχουν τέσσερις βασικές λειτουργίες της διοίκησης: ο σχεδιασμός, η οργάνωση, η ενεργοποίηση και ο έλεγχος».

Σύμφωνα με τον Χένρι Φαγιόλ, «Διαχειρίζομαι σημαίνει προβλέπω και σχεδιάζω, οργανώνω, διοικώ και ελέγχω».

Ενώ ο Λούθερ Γκούλικ έχει δώσει μια λέξη-κλειδί «POSDCORBόπου P σημαίνει Σχεδιασμός, O για Οργάνωση, S για Στελέχωση, D για Διεύθυνση, Co για Συντονισμό, R για Αναφορά και B για Προϋπολογισμό.

Αλλά οι πιο ευρέως αποδεκτές είναι οι λειτουργίες της διοίκησης που δόθηκαν από τους KOONTZ και O'DONNEL, δηλαδή Planning, Οργανωτικός, Στελέχωση, Σκηνοθεσία Ο έλεγχος.

Για θεωρητικούς σκοπούς, μπορεί να είναι βολικό να διαχωρίσουμε τη λειτουργία της διοίκησης, αλλά πρακτικά αυτές οι λειτουργίες είναι επικαλυπτόμενες, δηλαδή είναι σε μεγάλο βαθμό αδιαχώριστες. Κάθε λειτουργία συνδυάζεται με την άλλη και η καθεμία επηρεάζει την απόδοση των άλλων.

1. Planning

   Είναι η βασική λειτουργία της διοίκησης. Ασχολείται με τον σχεδιασμό μιας μελλοντικής πορείας δράσης και την εκ των προτέρων απόφαση για την καταλληλότερη πορεία δράσης για την επίτευξη προκαθορισμένων στόχων.

   Σύμφωνα με τον KOONTZ, «Ο σχεδιασμός είναι η εκ των προτέρων απόφαση για το τι θα κάνουμε, πότε θα το κάνουμε και πώς θα το κάνουμε. Γεφυρώνει το χάσμα από το πού βρισκόμαστε και πού θέλουμε να βρεθούμε».

   Ένα σχέδιο είναι μια μελλοντική πορεία ενεργειών. Είναι μια άσκηση στην επίλυση προβλημάτων και τη λήψη αποφάσεων..

   Ο προγραμματισμός είναι ο καθορισμός τρόπων δράσης για την επίτευξη των επιθυμητών στόχων. Επομένως, ο προγραμματισμός είναι μια συστηματική σκέψη σχετικά με τους τρόπους και τα μέσα για την επίτευξη προκαθορισμένων στόχων.

   Ο σχεδιασμός είναι απαραίτητος για να διασφαλιστεί η σωστή αξιοποίηση των ανθρώπινων και μη ανθρώπινων πόρων. Είναι πανταχού παρόν, αποτελεί πνευματική δραστηριότητα και βοηθά επίσης στην αποφυγή σύγχυσης, αβεβαιοτήτων, κινδύνων, σπατάλης κ.λπ.

   Μάθετε περισσότερα για - Λειτουργία Σχεδιασμού της Διοίκησης

2. Οργανωτικός

   Είναι η διαδικασία συγκέντρωσης φυσικών, οικονομικών και ανθρώπινων πόρων και η ανάπτυξη παραγωγικών σχέσεων μεταξύ τους για την επίτευξη των οργανωτικών στόχων.

   Σύμφωνα με τον Henry Fayol, «Η οργάνωση μιας επιχείρησης σημαίνει ότι της παρέχεις όλα τα χρήσιμα για τη λειτουργία της, δηλαδή πρώτες ύλες, εργαλεία, κεφάλαιο και προσωπικό».

   Η οργάνωση μιας επιχείρησης περιλαμβάνει τον προσδιορισμό και την παροχή ανθρώπινων και μη ανθρώπινων πόρων στην οργανωτική δομή. Η οργάνωση ως διαδικασία περιλαμβάνει:

   • Προσδιορισμός δραστηριοτήτων.

   • Ταξινόμηση ομαδοποίησης δραστηριοτήτων.

   • Ανάθεση καθηκόντων.

   • Ανάθεση εξουσίας και δημιουργία ευθύνης.

   • Συντονισμός σχέσεων εξουσίας και ευθύνης.

   Μάθετε περισσότερα για - Οργανωτική Λειτουργία της Διοίκησης

3. Στελέχωση

   Είναι η λειτουργία της στελέχωσης της οργανωτικής δομής και της διατήρησής της σε προσωπικό. Η στελέχωση έχει αποκτήσει μεγαλύτερη σημασία τα τελευταία χρόνια λόγω της προόδου της τεχνολογίας, της αύξησης του μεγέθους των επιχειρήσεων, της πολυπλοκότητας της ανθρώπινης συμπεριφοράς κ.λπ.

   Ο κύριος σκοπός της στελέχωσης είναι να τοποθετήσει τον κατάλληλο άνδρα/γυναίκα στην κατάλληλη θέση εργασίας. δηλαδή τετράγωνα πασσάλους σε τετράγωνες τρύπες και στρογγυλά πασσάλους σε στρογγυλές τρύπες.

   Σύμφωνα με τους Koontz & O'Donell, «Η διοικητική λειτουργία της στελέχωσης περιλαμβάνει την επάνδρωση της οργανωτικής δομής μέσω της κατάλληλης και αποτελεσματικής επιλογής, αξιολόγησης και ανάπτυξης του προσωπικού για την κάλυψη των ρόλων που έχουν σχεδιαστεί από τη δομή». Η στελέχωση περιλαμβάνει:

   • Σχεδιασμός Ανθρώπινου Δυναμικού (εκτίμηση της ανθρώπινης δύναμης όσον αφορά την αναζήτηση, επιλογή του ατόμου και εύρεση της κατάλληλης θέσης).

   • Πρόσληψη, Επιλογή & Τοποθέτηση.

   • Προπόνηση.

   • ΑΝΤΑΜΟΙΒΗ.

   • Αξιολόγηση Απόδοσης.

   • Προαγωγές & Μεταγραφές.

   Μάθετε περισσότερα για - Λειτουργία Προσωπικού της Διοίκησης

4. Σκηνοθεσία

   Είναι το μέρος της διοικητικής λειτουργίας που ενεργοποιεί τις οργανωσιακές μεθόδους ώστε να λειτουργούν αποτελεσματικά για την επίτευξη των οργανωτικών σκοπών.

   Θεωρείται η σπίθα ζωής της επιχείρησης που την θέτει σε κίνηση και δράση από ανθρώπους, επειδή ο σχεδιασμός, η οργάνωση και η στελέχωση είναι οι απλές προετοιμασίες για την εκτέλεση της εργασίας.

   Η κατεύθυνση είναι η διαπροσωπική πτυχή της διοίκησης που ασχολείται άμεσα με την επιρροή, την καθοδήγηση, την εποπτεία και την παρακίνηση των υφισταμένων για την επίτευξη των οργανωτικών στόχων. Η κατεύθυνση έχει τα ακόλουθα στοιχεία:

   1. Εποπτεία- υπονοεί την επίβλεψη της εργασίας των υφισταμένων από τους ανωτέρους τους. Είναι η πράξη της παρακολούθησης και της διεύθυνσης της εργασίας και των εργαζομένων.

   2. Κινητοποίηση- σημαίνει έμπνευση, διέγερση ή ενθάρρυνση των υφισταμένων με ζήλο για εργασία. Για τον σκοπό αυτό μπορούν να χρησιμοποιηθούν θετικά, αρνητικά, χρηματικά, μη χρηματικά κίνητρα.

   3. Ηγεσία- μπορεί να οριστεί ως μια διαδικασία μέσω της οποίας ο διευθυντής καθοδηγεί και επηρεάζει την εργασία των υφισταμένων προς την επιθυμητή κατεύθυνση.

   4. Διαβιβάσεις- είναι η διαδικασία μετάδοσης πληροφοριών, εμπειριών, απόψεων κ.λπ. από το ένα άτομο στο άλλο. Είναι μια γέφυρα κατανόησης.

   Μάθετε περισσότερα για - Κατευθυντική Λειτουργία της Διοίκησης

5. Ο έλεγχος

   Υπονοεί τη μέτρηση της επίτευξης σε σχέση με τα πρότυπα και τη διόρθωση τυχόν απόκλισης, για να διασφαλιστεί η επίτευξη των οργανωτικών στόχων.

   Ο σκοπός του ελέγχου είναι να διασφαλιστεί ότι όλα συμβαίνουν σύμφωνα με τα πρότυπα. Ένα αποτελεσματικό σύστημα ελέγχου βοηθά στην πρόβλεψη αποκλίσεων πριν αυτές συμβούν.

   Σύμφωνα με Θίο Χάιμαν«Ο έλεγχος είναι η διαδικασία ελέγχου του κατά πόσον σημειώνεται η κατάλληλη πρόοδος προς τους σκοπούς και τους σκοπούς και η λήψη μέτρων, εάν είναι απαραίτητο, για τη διόρθωση οποιασδήποτε απόκλισης».

   Σύμφωνα με τους Koontz & O'Donell, «ο έλεγχος είναι η μέτρηση και η διόρθωση των δραστηριοτήτων απόδοσης των υφισταμένων, προκειμένου να διασφαλιστεί ότι οι στόχοι και τα σχέδια της επιχείρησης που επιδιώκονται για την επίτευξή τους επιτυγχάνονται». Επομένως, ο έλεγχος έχει τα ακόλουθα βήματα:

   1. Καθιέρωση προτύπου απόδοσης.

   2. Μέτρηση της πραγματικής απόδοσης.

   3. Σύγκριση της πραγματικής απόδοσης με τα πρότυπα και εντοπισμός τυχόν αποκλίσεων.

   4. Διορθωτική ενέργεια.

   Μάθετε περισσότερα για - Λειτουργία ελέγχου της Διοίκησης

Συχνές Ερωτήσεις

1. Τι είναι ο Προγραμματισμός στις λειτουργίες διαχείρισης;

   Ο προγραμματισμός περιλαμβάνει τον εκ των προτέρων προσδιορισμό του τι θα γίνει, πότε θα γίνει, πώς θα γίνει και την πρόβλεψη μελλοντικών στόχων και ενεργειών.

2. Πώς διαφέρει η Οργάνωση από τον Σχεδιασμό;

   Ενώ ο σχεδιασμός καθορίζει τους στόχους και προετοιμάζει τις δράσεις, η οργάνωση συγκεντρώνει πόρους, ορίζει ρόλους και θέτει τη δομή για την εφαρμογή αυτών των σχεδίων.

3. Γιατί είναι σημαντική η στελέχωση στη διοίκηση;

   Η στελέχωση διασφαλίζει ότι τα κατάλληλα άτομα επιλέγονται, εκπαιδεύονται και τοποθετούνται σε ρόλους που ταιριάζουν στις δεξιότητές τους, ώστε να επιτυγχάνονται οι οργανωτικοί στόχοι.

4. Τι περιλαμβάνει η Διεύθυνση στη Διοίκηση;

   Η διεύθυνση σημαίνει καθοδήγηση, παρακίνηση και εποπτεία των εργαζομένων, ώστε να εργάζονται αποτελεσματικά για την επίτευξη των οργανωτικών στόχων.

5. Ποιος είναι ο ρόλος του Ελέγχου στη Διοίκηση;

   Ο έλεγχος παρακολουθεί την απόδοση σε σχέση με τα πρότυπα και λαμβάνει διορθωτικά μέτρα όταν προκύπτουν αποκλίσεις.