Ένα φύλλο ελέγχου είναι ένα απλό εργαλείο που κάποτε αποτελούσε μέρος των επτά βασικών εργαλείων του Six Sigma. Λέγεται ότι το φύλλο ελέγχου έχει καταστεί παρωχημένο λόγω της εισαγωγής λογισμικού που έχει τη δυνατότητα να καταγράφει μεγάλους όγκους δεδομένων και να τα παρουσιάζει σε μορφή που απαιτείται.

Το φύλλο ελέγχου σχεδιάστηκε για να είναι εξαιρετικά απλό. Αυτό συμβαίνει για δύο λόγους. Πρώτον, προοριζόταν να είναι ένα εργαλείο καταγραφής δεδομένων, το οποίο από μόνο του είναι αρκετά απλό. Δεύτερον, το φύλλο ελέγχου προοριζόταν για χρήση από τους ανθρώπους στο εργοστάσιο. Δεν θα ήταν πολύ έξυπνο να περιμένουμε ότι θα μπορούσαν να διαχειριστούν την πολυπλοκότητα. Ως εκ τούτου, υπήρχε μια εγγενής ανάγκη να σχεδιαστεί το φύλλο ελέγχου όπως είναι.

Τι είναι ένα Φύλλο Ελέγχου;

Ένα φύλλο ελέγχου προορίζεται για την καταγραφή απλών γεγονότων και στατιστικών στοιχείων που συμβαίνουν στο χώρο του καταστήματος για μια χρονική περίοδο.Το φύλλο έχει σχεδιαστεί με τέτοιο τρόπο ώστε να έχει ήδη καταγραφεί τις πιθανές πηγές σφάλματος. Οι χρήστες μπορούν να προσθέσουν περισσότερες πιθανότητες. Στη συνέχεια, καταγράφουν τα δεδομένα που σχετίζονται με τα σφάλματα σε καθημερινή βάση. Αυτά τα δεδομένα μπορούν στη συνέχεια να χρησιμοποιηθούν ως αποδεικτικά στοιχεία σε συνεδρίες καταιγισμού ιδεών. Ένα φύλλο ελέγχου παρέχει τις πρώτες ύλες που βοηθούν τους χρήστες να ανακαλύψουν τα προβλήματα που πρέπει να γνωρίζουν πριν τα λύσουν.

Ποιοι είναι οι διάφοροι τύποι φύλλων ελέγχου;

Στο παρελθόν υπήρχαν διάφοροι τύποι φύλλων ελέγχου. Αυτό συνέβαινε επειδή το σημαντικό σημείο για κάθε μετρική ήταν διαφορετικό. Για ορισμένα ελαττώματα ήταν σημαντικό να εντοπιστεί ο χρόνος που εμφανίστηκαν. Για ορισμένα άλλα ελαττώματα ήταν σημαντικό να εντοπιστεί η τοποθεσία όπου εμφανίστηκαν, κ.ο.κ.

Αυτές οι βαθμοί καταμέτρησης χρησιμοποιήθηκαν στη συνέχεια για να αποκαλυφθεί ένα μοτίβο το οποίο θα υποδείκνυε πιθανές πηγές διαταραχής, καθώς και θα βοηθούσε στην επίλυση του προβλήματος, αποτρέποντας την περαιτέρω εμφάνισή του.

Η αντικατάσταση του φύλλου ελέγχου

Τα φύλλα ελέγχου έχουν πλέον καταστεί παρωχημένα. Έχουν αντικατασταθεί από σύγχρονο λογισμικό Διαχείρισης Επιχειρηματικών Διαδικασιών. Αυτό επιτρέπει την αυτόματη καταγραφή πιο σύνθετων δεδομένων. Η διαδικασία πλέον δεν εξαρτάται ούτε από την ανθρώπινη νοημοσύνη ούτε από την αξιοπιστία του φύλλου ελέγχου.

Τα δεδομένα καταγράφονται πλέον αυτόματα και μπορούν να ταξινομηθούν με όποιον τρόπο απαιτείται με λίγα μόνο κλικ. Πολλά λογισμικά παράγουν ακόμη και τα δεδομένα σε έτοιμη προς χρήση γραφική μορφή, επιτρέποντας περαιτέρω ευκολία στους χρήστες.

Ένα δείγμα φύλλου ελέγχου που δείχνει τα προβλήματα που αναφέρονται στην αριστερή πλευρά και δεδομένα που αφορούν τη συχνότητα εμφάνισής τους στον πίνακα