Планиране означава да се гледа напред и да се очертаят бъдещите действия, които да се следват. Това е подготвителна стъпка. Това е систематична дейност, която определя кога, как и кой ще извърши конкретна работа. Планирането е подробна програма относно бъдещите действия.

Правилно е казано "Ами планът е наполовина завършен"Следователно, планирането взема предвид наличните потенциални човешки и физически ресурси на организацията, за да се постигне ефективна координация, принос и перфектно адаптиране. Това е основна управленска функция, която включва формулирането на един или повече подробни планове за постигане на оптимален баланс между нуждите или изискванията и наличните ресурси.

Според Уруик, „Планирането е умствена предразположеност да се правят нещата по организиран начин, да се мисли преди да се действа и да се действа в светлината на факти, а не на предположения“. Планирането е определяне на най-добрата алтернатива, наред с други неща, за изпълнение на различни управленски функции, за да се постигнат предварително определени цели.

Според Кунц О'Донъл, „Планирането е предварително решаване какво да се прави, как да се прави и кой ще го направи. Планирането преодолява пропастта между това къде сме и къде искаме да отидем. То прави възможни неща, които иначе не биха се случили“.

Стъпки във функцията за планиране

Планираща функция на управлението включва следните стъпки: -

1. Определяне на цели

   1. Планирането изисква систематичен подход.

   2. Планирането започва с определянето на цели и задачи, които трябва да бъдат постигнати.

   3. Целите предоставят обосновка за предприемане на различни дейности, както и посочват посоката на усилията.

   4. Освен това, целите фокусират вниманието на мениджърите върху крайните резултати, които трябва да бъдат постигнати.

   5. Всъщност, целите осигуряват ядрото на процеса на планиране. Следователно, целите трябва да бъдат формулирани на ясен, точен и недвусмислен език. В противен случай предприетите дейности са обречени на неефективни.

   6. Доколкото е възможно, целите трябва да бъдат формулирани в количествено изражение. Например, брой работещи мъже, изплатени заплати, произведени единици и т.н. Но такава цел не може да бъде формулирана в количествено изражение, като например резултатите на мениджъра по контрол на качеството или ефективността на мениджъра по персонала.

   7. Такива цели следва да бъдат определени в качествени термини.

   8. Следователно целите трябва да бъдат практични, приемливи, осъществими и постижими.

2. Създаване на предпоставки за планиране

   1. Предпоставките за планиране са допусканията за оживената форма на събитията в бъдеще.

   2. Те служат като основа за планиране.

   3. Установяването на предпоставки за планиране е свързано с определянето къде е склонно да се отклонява от действителните планове и причините за тези отклонения.

   4. Целта е да се установят какви пречки съществуват по пътя на бизнеса по време на операциите.

   5. Създаването на предпоставки за планиране е свързано с предприемането на такива стъпки, които до голяма степен избягват тези препятствия.

   6. Предпоставките за планиране могат да бъдат вътрешни или външни. Вътрешните включват политика за капиталови инвестиции, управленски трудови отношения, философия на управлението и др. Докато външните включват социално-икономически, политически и икономически промени.

   7. Вътрешните помещения са контролируеми, докато външните са неконтролируеми.

3. Избор на алтернативен начин на действие

   1. Когато прогнозите са налични и предпоставките са установени, трябва да се обмислят редица алтернативни действия.

   2. За тази цел всяка алтернатива ще бъде оценена чрез претегляне на нейните плюсове и минуси в светлината на наличните ресурси и изискванията на организацията.

   3. Преди да се направи избор, трябва да се разгледат предимствата, недостатъците, както и последствията от всяка алтернатива.

   4. След обективна и научна оценка се избира най-добрата алтернатива.

   5. Планиращите трябва да използват различни количествени техники, за да преценят стабилността на дадена алтернатива.

4. Формулиране на производни планове

   1. Производните планове са подплановете или вторичните планове, които помагат за постигането на основния план.

   2. Вторичните планове ще произтичат от основния план. Те са предназначени да подкрепят и ускоряват постигането на основните планове.

   3. Тези подробни планове включват политики, процедури, правила, програми, бюджети, графици и др. Например, ако максимизирането на печалбата е основната цел на предприятието, производните планове ще включват максимизиране на продажбите, максимизиране на производството и минимизиране на разходите.

   4. Производните планове показват времеви график и последователност за изпълнение на различни задачи.

5. Осигуряване на сътрудничество

   1. След като плановете са определени, е необходимо, а по-скоро препоръчително, да се запознаят подчинените или тези, които трябва да ги изпълнят.

   2. Целите, поради които се иска да им се доверите, са:

      1. Подчинените могат да се чувстват мотивирани, тъй като участват в процеса на вземане на решения.

      2. Организацията може да получи ценни предложения и подобрения както при формулирането, така и при изпълнението на плановете.

      3. Също така служителите ще бъдат по-заинтересовани от изпълнението на тези планове.

6. Проследяване/Оценка на плановете

   1. След като се избере конкретен начин на действие, той се прилага.

   2. След като избраният план бъде изпълнен, е важно да се оцени неговата ефективност.

   3. Това се прави въз основа на обратна връзка или информация, получена от съответните отдели или лица.

   4. Това позволява на ръководството да коригира отклоненията или да промени плана.

   5. Тази стъпка установява връзка между планирането и контролната функция.

   6. Последващите действия трябва да вървят успоредно с изпълнението на плановете, така че в светлината на направените наблюдения бъдещите планове да могат да бъдат направени по-реалистични.