تم وصف الإدارة بأنها عملية اجتماعية تنطوي على المسؤولية عن التخطيط والتنظيم الاقتصادي والفعال لتشغيل المؤسسة لتحقيق أغراض معينة.

إنها عملية ديناميكية تتكون من عناصر وأنشطة متنوعة. تختلف هذه الأنشطة عن الوظائف التشغيلية كالتسويق والتمويل والشراء وغيرها، بل هي مشتركة بين جميع المديرين بغض النظر عن مستواهم أو مكانتهم.

وقد قام خبراء مختلفون بتصنيف وظائف الإدارة.

ووفقاً لوكالة جورج وجيري"هناك أربع وظائف أساسية للإدارة وهي التخطيط والتنظيم والتنفيذ والرقابة".

وفقا لهنري فايول فإن "الإدارة هي التنبؤ والتخطيط والتنظيم والإصدار والقيادة والتحكم".

في حين أن لوثر جوليك أعطى كلمة رئيسية "بوسدكوربحيث يشير الحرف P إلى التخطيط، و O إلى التنظيم، و S إلى التوظيف، و D إلى التوجيه، و Co إلى التنسيق، و R إلى إعداد التقارير، و B إلى الميزانية.

ولكن الوظائف الإدارية الأكثر قبولاً هي تلك التي قدمها كونتز وأودونيل، أي التخطيط, تنظيم, الأنشطة , توجيه و السيطرة.

نظريًا، قد يكون من المناسب فصل وظيفة الإدارة، لكن عمليًا، تتداخل هذه الوظائف بطبيعتها، أي أنها غير قابلة للفصل. تتداخل كل وظيفة مع الأخرى، وتؤثر كل منها على أداء الوظائف الأخرى.

1. التخطيط

   إنها الوظيفة الأساسية للإدارة، وهي تتعلق بتخطيط مسار العمل المستقبلي، وتحديد المسار الأنسب مسبقًا لتحقيق الأهداف المحددة مسبقًا.

   وفقًا لكونتز، "التخطيط هو اتخاذ قرار مُسبق بشأن ما يجب فعله، ومتى يجب فعله، وكيف. إنه يُجسّد الفجوة بين وضعنا الحالي وهدفنا".

   الخطة هي مسار عمل مستقبلي، وهي تمرين على حل المشكلات واتخاذ القرارات..

   التخطيط هو تحديد مسارات العمل لتحقيق الأهداف المرجوة. وبالتالي، فهو تفكير منهجي في سبل ووسائل تحقيق الأهداف المحددة مسبقًا.

   التخطيط ضروري لضمان الاستخدام الأمثل للموارد البشرية وغير البشرية. فهو شامل، وهو نشاط فكري، ويساعد على تجنب الالتباس والشكوك والمخاطر والهدر، إلخ.

   اعرف المزيد عن - وظيفة التخطيط من الإدارة

2. تنظيم

   إنها عملية جمع الموارد المادية والمالية والبشرية وتطوير علاقات إنتاجية فيما بينهم لتحقيق أهداف المنظمة.

   وفقا لهنري فايول فإن "تنظيم الأعمال التجارية يعني تزويدها بكل شيء مفيد لعملها أي المواد الخام والأدوات ورأس المال والموظفين".

   يتضمن تنظيم الأعمال تحديد وتوفير الموارد البشرية وغير البشرية للهيكل التنظيمي. ويشمل التنظيم كعملية ما يلي:

   • تحديد الأنشطة.

   • تصنيف تجميع الأنشطة.

   • توزيع المهام.

   • تفويض السلطات وخلق المسؤولية.

   • تنسيق العلاقات بين السلطات والمسؤوليات.

   اعرف المزيد عن - وظيفة التنظيم من الإدارة

3. الأنشطة

   هي وظيفة إدارة هيكل المنظمة والحفاظ على كفاءته. وقد ازدادت أهمية التوظيف في السنوات الأخيرة نتيجةً للتطور التكنولوجي، وازدياد حجم الأعمال، وتعقيد السلوك البشري، وغيرها.

   الهدف الرئيسي من التوظيف هو وضع الرجل/المرأة المناسب في الوظيفة المناسبة أي أوتاد مربعة في ثقوب مربعة وأوتاد مستديرة في ثقوب مستديرة.

   وفقًا لكونتز وأودونيل، "تتضمن الوظيفة الإدارية للتوظيف إدارة هيكل المنظمة من خلال الاختيار والتقييم والتطوير المناسبين والفعالين للموظفين لشغل الأدوار المحددة في الهيكل". ويشمل التوظيف ما يلي:

   • تخطيط القوى العاملة (تقدير القوة البشرية من حيث البحث واختيار الشخص وإعطاء المكان المناسب).

   • التوظيف والاختيار والتوظيف.

   • التدريب و التطوير.

   • مكافأة.

   • تقييم الأداء.

   • الترقيات والنقل.

   اعرف المزيد عن - وظيفة التوظيف من الإدارة

4. توجيه

   هو ذلك الجزء من الوظيفة الإدارية الذي يحرك الأساليب التنظيمية للعمل بكفاءة لتحقيق الأغراض التنظيمية.

   ويعتبر شرارة الحياة للمشروع التي تحركه وتدفع الناس إلى العمل، لأن التخطيط والتنظيم وتوظيف الموظفين هي مجرد استعدادات للقيام بالعمل.

   التوجيه هو ذلك الجانب الإداري بين الأفراد، الذي يُعنى مباشرةً بالتأثير على المرؤوسين وتوجيههم والإشراف عليهم وتحفيزهم لتحقيق أهداف المنظمة. ويتألف التوجيه من العناصر التالية:

   1. الإشراف- تعني مراقبة عمل المرؤوسين من قِبل رؤسائهم. إنها عملية مراقبة وتوجيه العمل والعمال.

   2. الدافعية- يعني إلهام المرؤوسين وتحفيزهم وتشجيعهم على العمل بحماس. ويمكن استخدام حوافز إيجابية وسلبية، مادية ومعنوية، لهذا الغرض.

   3. قيادة- يمكن تعريفها بأنها العملية التي يوجه بها المدير ويؤثر على عمل المرؤوسين في الاتجاه المطلوب.

   4. مجال الاتصالات- هي عملية نقل المعلومات والخبرات والآراء وغيرها من شخص لآخر. إنها جسر للتفاهم.

   اعرف المزيد عن - وظيفة التوجيه من الإدارة

5. السيطرة

   وهذا يعني قياس الإنجاز مقابل المعايير وتصحيح الانحراف إن وجد لضمان تحقيق أهداف المنظمة.

   الهدف من الرقابة هو ضمان توافق كل شيء مع المعايير. يساعد نظام الرقابة الفعّال على التنبؤ بالانحرافات قبل حدوثها.

   ووفقاً لوكالة ثيو هايمان"الرقابة هي عملية التحقق مما إذا كان يتم تحقيق تقدم مناسب نحو الأهداف والغايات أم لا، والتصرف إذا لزم الأمر لتصحيح أي انحراف".

   وفقاً لكونتز وأودونيل، فإن "الرقابة هي قياس وتصحيح أداء أنشطة المرؤوسين لضمان تحقيق أهداف المؤسسة وخططها المنشودة". لذلك، تتضمن الرقابة الخطوات التالية:

   1. إنشاء معيار الأداء.

   2. قياس الأداء الفعلي.

   3. مقارنة الأداء الفعلي بالمعايير ومعرفة الانحراف إن وجد.

   4. إجراء تصحيحي.

   اعرف المزيد عن - وظيفة التحكم من الإدارة

الأسئلة الشائعة

1. ما هو التخطيط في وظائف الإدارة؟

   يتضمن التخطيط تحديد ما يجب فعله مسبقًا، ومتى يجب القيام به، وكيفية القيام به، وتوقع الأهداف والإجراءات المستقبلية.

2. كيف يختلف التنظيم عن التخطيط؟

   في حين أن التخطيط يحدد الأهداف ويعد الإجراءات، فإن التنظيم يجمع الموارد ويحدد الأدوار ويضع الهيكل لتنفيذ تلك الخطط.

3. لماذا يعد التوظيف مهمًا في الإدارة؟

   يضمن التوظيف اختيار الأشخاص المناسبين وتدريبهم ووضعهم في الأدوار المناسبة لمهاراتهم لتحقيق أهداف المنظمة.

4. ماذا ينطوي عليه التوجيه في الإدارة؟

   التوجيه يعني إرشاد وتحفيز والإشراف على الموظفين حتى يعملوا بكفاءة نحو تحقيق أهداف المنظمة.

5. ما هو دور الرقابة في الإدارة؟

   تراقب وحدة التحكم الأداء وفقًا للمعايير وتبدأ الإجراءات التصحيحية عند حدوث أي انحرافات.