Beplanning beteken om vorentoe te kyk en toekomstige aksieplanne uit te stippel. Dit is 'n voorbereidende stap. Dit is 'n sistematiese aktiwiteit wat bepaal wanneer, hoe en wie 'n spesifieke werk gaan verrig. Beplanning is 'n gedetailleerde program rakende toekomstige aksieplanne.

Dit word tereg gesê "Wel, die plan is halfpad klaar"Daarom neem beplanning die beskikbare potensiële menslike en fisiese hulpbronne van die organisasie in ag om effektiewe koördinering en perfekte aanpassing van bydraes te verkry. Dit is die basiese bestuursfunksie wat die formulering van een of meer gedetailleerde planne insluit om 'n optimale balans tussen behoeftes of eise en die beskikbare hulpbronne te bereik.

Volgens Urwick is "beplanning 'n geestelike geneigdheid om dinge op 'n ordelike manier te doen, om te dink voor optree en om op te tree in die lig van feite eerder as raaiskote". Beplanning is die bepaling van die beste alternatief onder andere om verskillende bestuursfunksies uit te voer om voorafbepaalde doelwitte te bereik.

Volgens Koontz O'Donell, “Beplanning is om vooraf te besluit wat om te doen, hoe om te doen en wie dit moet doen. Beplanning oorbrug die gaping tussen waar ons is en waarheen ons wil gaan. Dit maak dit moontlik dat dinge gebeur wat andersins nie sou gebeur nie.”

Stappe in die beplanningsfunksie

Beplanningsfunksie van bestuur behels die volgende stappe: -

1. Vasstelling van doelwitte

   1. Beplanning vereis 'n sistematiese benadering.

   2. Beplanning begin met die stel van doelwitte en doelstellings wat bereik moet word.

   3. Doelwitte verskaf 'n rasionaal vir die onderneem van verskeie aktiwiteite en dui ook die rigting van pogings aan.

   4. Boonop fokus doelwitte die aandag van bestuurders op die eindresultate wat bereik moet word.

   5. Trouens, doelwitte verskaf die kern van die beplanningsproses. Daarom moet doelwitte in 'n duidelike, presiese en ondubbelsinnige taal gestel word. Andersins is die aktiwiteite wat onderneem word, ondoeltreffend.

   6. Sover moontlik moet doelwitte in kwantitatiewe terme gestel word. Byvoorbeeld, aantal mans wat werk, lone wat gegee word, eenhede wat geproduseer word, ens. Maar so 'n doelwit kan nie in kwantitatiewe terme gestel word soos die prestasie van die gehaltebeheerbestuurder, die doeltreffendheid van die personeelbestuurder nie.

   7. Sulke doelwitte moet in kwalitatiewe terme gespesifiseer word.

   8. Daarom moet doelwitte prakties, aanvaarbaar, werkbaar en bereikbaar wees.

2. Vestiging van Beplanningspersele

   1. Beplanningsuitgangspunte is die aannames oor die lewendige vorm van gebeure in die toekoms.

   2. Hulle dien as basis vir beplanning.

   3. Die vasstelling van beplanningsuitgangspunte het te doen met die bepaling van waar 'n mens geneig is om van die werklike planne af te wyk en die oorsake van sulke afwykings.

   4. Dit is om uit te vind watter struikelblokke daar in die pad van besigheid is gedurende die verloop van bedrywighede.

   5. Die vestiging van beplanningsperseel is daarop gemik om stappe te neem wat hierdie struikelblokke tot 'n groot mate vermy.

   6. Beplanningsuitgangspunte kan intern of ekstern wees. Intern sluit kapitaalbeleggingsbeleid, arbeidsverhoudinge in die bestuur, bestuursfilosofie, ens. in. Terwyl ekstern sosio-ekonomiese, politieke en ekonomiese veranderinge insluit.

   7. Interne persele is beheerbaar terwyl eksterne nie-beheerbaar is.

3. Keuse van alternatiewe handelswyse

   1. Wanneer voorspellings beskikbaar is en persele vasgestel is, moet 'n aantal alternatiewe aksies oorweeg word.

   2. Vir hierdie doel sal elke alternatief geëvalueer word deur die voor- en nadele daarvan op te weeg in die lig van beskikbare hulpbronne en vereistes van die organisasie.

   3. Die meriete, nadele sowel as die gevolge van elke alternatief moet ondersoek word voordat die keuse gemaak word.

   4. Na objektiewe en wetenskaplike evaluering word die beste alternatief gekies.

   5. Die beplanners behoort hulp van verskeie kwantitatiewe tegnieke te gebruik om die stabiliteit van 'n alternatief te beoordeel.

4. Formulering van afgeleide planne

   1. Afgeleide planne is die subplanne of sekondêre planne wat help met die bereiking van die hoofplan.

   2. Sekondêre planne sal uit die basiese plan voortvloei. Hierdie is bedoel om die bereiking van basiese planne te ondersteun en te bespoedig.

   3. Hierdie gedetailleerde planne sluit beleide, prosedures, reëls, programme, begrotings, skedules, ens. in. Byvoorbeeld, as winsmaksimering die hoofdoel van die onderneming is, sal afgeleide planne verkoopsmaksimering, produksiemaksimering en kosteminimering insluit.

   4. Afgeleide planne dui die tydskedule en volgorde van die voltooiing van verskeie take aan.

5. Verseker samewerking

   1. Nadat die planne bepaal is, is dit nodig en eerder raadsaam om ondergeskiktes of diegene wat hierdie planne moet implementeer, in vertroue te neem.

   2. Die redes agter die vertroue wat hulle neem, is: -

      1. Ondergeskiktes kan gemotiveerd voel omdat hulle betrokke is by die besluitnemingsproses.

      2. Die organisasie kan moontlik waardevolle voorstelle en verbeterings in die formulering sowel as die implementering van planne kry.

      3. Ook sal die werknemers meer belangstel in die uitvoering van hierdie planne.

6. Opvolg/Evaluering van planne

   1. Nadat 'n spesifieke handelswyse gekies is, word dit in werking gestel.

   2. Nadat die gekose plan geïmplementeer is, is dit belangrik om die doeltreffendheid daarvan te beoordeel.

   3. Dit word gedoen op grond van terugvoer of inligting wat van betrokke departemente of persone ontvang word.

   4. Dit stel die bestuur in staat om afwykings reg te stel of die plan te wysig.

   5. Hierdie stap vestig 'n skakel tussen beplannings- en beheerfunksie.

   6. Die opvolg moet saam met die implementering van planne gaan sodat toekomstige planne in die lig van waarnemings meer realisties gemaak kan word.