O cadastro de clientes é utilizado em todas as telas de lançamentos que movimentam entrada de valor na empresa. Nessa tela são registrados os dados cadastrais dos clientes. Procure preenchê-lo de forma bem completa para facilitar a emissão da nota fiscal e o controle dos recebíveis.
O cadastro de clientes pode também ser realizado pela importação de planilha no formato xlsx ou por integração via API com outras plataformas.
Validações
Por padrão, não é possível repetir CPF/CNPJ para clientes. Porém, caso seja necessário, é possível configurar o parâmetro Permite repetir CPF/CNPJ para clientes/fornecedores (Parâmetros > Config. Gerais)
Tratamentos Especiais
Clientes Estrangeiros / Nota de Exportação
Para que o sistema habilite os campos de Local de Embarque na nota de exportação (aba Endereços), é necessário que no campo UF do endereço do cliente esteja selecionada a opção EX (exterior).
Cliente/Fornecedor
Nos processos de devoluções de venda, retorno de industrialização, remessa para conserto entre outros, o cliente deve ser também um fornecedor para que seja possível lançar ambas as notas fiscais, de saída e de entrada.
Nesses casos, marca-se a caixa Este Cliente também é um fornecedor. Com essa caixa ativada, o ERPFlex cria automaticamente um cadastro de fornecedor com os mesmos dados do cliente, evitando a redigitação das informações.
Onde é utilizado?
Sempre que for registrada a entrada de valor na empresa, será exigida a informação de um cliente:
Faturamento, Orçamento, Empréstimos, Agendamento, Gestão de Contratos, Gestão de Assinaturas, Ordem de Serviço.
Realizando o Cadastro
- Acesse: Cadastros > Cadastros Básicos > Clientes;
- Clique em Incluir e preencha os campos conforme orientação a seguir:
- Adicionar Imagem
Permite fazer upload do logotipo ou foto para identificação do cliente, recomendado no formato jpg com 130 x 130 x até 500k. - Regime de Tributação
Campo de preenchimento obrigatório, utilizado para fins tributários, auxilia no desenvolvimento de relatórios e criação de regras fiscais:
0 – Pessoa Física;
1 – Simples Nacional – excesso de sublimite de receita bruta;
2 – Regime Normal – Lucro Presumido;
3 – Regime Normal – Lucro Real;
4 – Empresa sem fins lucrativos;
5 – Governo Federal;
6 – Governo Estadual;
7 – Governo Municipal;
9 – Sociedade Mista;
10 – Distrito Federal.
No caso de pessoa jurídica, caso desconheça o regime de tributação do cliente, selecione 1- Simples Nacional para que seja disponibilizado o campo CNPJ para preenchimento.
- Nome
Esse campo somente é habilitado quando o regime de tributação for pessoa física. Informe o nome completo do cliente.
- Razão Social
Esse campo será habilitado nos regimes de tributação de pessoas jurídicas. Preencha com o nome da empresa; caso tenha várias empresas com o mesmo nome, coloque uma identificação entre parênteses para diferenciar (ex. matriz, filial 1, filial, 2). - Nome Fantasia
Esse campo é habilitado para pessoas jurídicas. Preencha com o nome fantasia da empresa, se existir. - E-mail
Preencha com o e-mail do contato comercial. Esse campo é utilizado para enviar orçamentos ao cliente. - E–mail DANFE
Preencha com o e-mail do contato que deve receber o DANFE e o XML das notas fiscais modelo 55.
No caso da NFE-s, esse campo também é gravado no RPS, porém o cliente somente receberá o email com a nota fiscal emitida, caso faça a solicitação no site da prefeitura. - E-mail de Cobrança
Preencha com o e-mail do cliente que receberá os boletos para pagamento, notificações sobre atraso (Régua de Cobrança) e também a confirmação de quitação quando o título for baixado. - E-mail loja virtual (desuso)
- Tel. comercial
Informe o código do país, o DDD e o telefone comercial de contato com o cliente.
(exemplo: 5511). - Ramal
Informe o ramal do telefone comercial. - Responsável
Informe o responsável comercial principal da empresa. Essa informação será levada para a inclusão das oportunidades no CRM. - Telefone Residencial/Celular/Fax
Informe os respectivos telefones. Observação: O telefone celular não possui máscara, devido às constantes alterações na quantidade de dígitos praticada pela Anatel. - CPF/ CNPJ
Informe o CPF para pessoa física ou CNPJ para os regimes de pessoa jurídica. Clique no botão
para carregar de forma automática a Razão Social, a inscrição estadual e os dados de endereço da empresa.
O ERPFlex fará inicialmente uma consulta a um webservice aberto, e se não localizar os dados, faz uma consulta adicional ao serviço da Sefaz, nesse caso será exigido que o certificado digital esteja carregado no parâmetro NF Eletrônica.Observações:- O ERPFlex valida os dígitos verificadores do CPF/CNPJ (os dois últimos) e impede a gravação caso estejam incorretos.
- Se o parâmetro Permite repetir o mesmo CNPJ/CPF para mais de um Cliente/Fornecedor estiver com Não, o sistema não permitirá incluir um cliente com um CNPJ já cadastrado.
Dica: Verifique se já existe algum fornecedor cadastrado com esse CNPJ. Se existir, basta marcá-lo como também é um cliente. - Em notas de exportação, este campo não precisa ser preenchido.
- RG /ID Estrangeiro
Campo exibido quando for pessoa física. Informe o número do RG.
O campo ID Estrangeiro deve ser informado para pessoas estrangeiras que possuam apenas o passaporte ou documento legal para identificação. - Inscr. Estadual
Informe a inscrição estadual do cliente, se houver. Esse campo também é exibido no cadastro de pessoa física, para atender clientes produtores rurais.
Importante: caso o cliente não possua inscrição estadual, mantenha essa campo vazio. - Situação do ICMS
Selecione a classificação do cliente para o ICMS. No caso de pessoa física, é importante selecionar Não Contribuinte de ICMS para que seja habilitado o cálculo da partilha de ICMS, quando o cliente estiver localizado fora do estado:- 1=Contribuinte ICMS (informar também a Inscrição Estadual do cliente);
- 2=Contribuinte isento de Inscrição no cadastro de Contribuintes do ICMS;
- 9=Não Contribuinte, que pode ou não possuir Inscrição Estadual no Cadastro de Contribuintes do ICMS.
- Insc. Mun. (CCM)
Preencha com a identificação do contribuinte no cadastro tributário municipal. - Insc. SUFRAMA
Esse código é necessário somente para clientes da Zona Franca de Manaus. O número de Suframa é um documento obrigatório para mercadorias que ingressam em área incentivada. - Cód. de Trib. do Serviço
Se o cliente possuir uma regra tributária específica para serviços, vincule o código de tributação correspondente para aplicar automaticamente na emissão da nota fiscal. - Sexo
Esse campo é exibido somente para pessoa física. Selecione o sexo do cliente. A informação ficará disponível para geração de relatórios e na Consulta Excel de Clientes. - Data de Nasc.
Esse campo é exibido somente para pessoa física. Preencha com a data de nascimento do cliente. A informação ficará disponível para geração de relatório, workflow de felicitações aos aniversariantes e na Consulta Excel de Clientes. - Transportadora 1
Caso o cliente tenha uma transportadora de preferência, esta pode ser selecionada como sugestão nos orçamentos e faturamentos. - Transportadora 2
Em casos de redespacho, preencha com a transportadora que, a partir de um trecho, seguirá com o transporte até o cliente. - Mod.Frete Padrão
As opções de modalidade de frete padrão, foram criadas para atender o layout da NF 4.0, segue abaixo as opções disponíveis:- 0=Contratação do Frete por conta do Remetente (CIF);
- 1=Contratação do Frete por conta do Destinatário (FOB);
- 2=Contratação do Frete por conta de Terceiros;
- 3=Transporte Próprio por conta do Remetente;
- 4=Transporte Próprio por conta do Destinatário;
- 9=Sem Ocorrência de Transporte;
- Tabela de Preço
Escolha a tabela de preço que será aplicada para esse cliente nos orçamentos, faturamentos. O sistema sugere a padrão.
Observação: se ativado uso de Regra de Preços, a tabela de preço deixa de ser aplicada. - Sit. do Cadastro
- 0 – Aguardando aprovação – sugere que o cadastro está em análise financeira. Caso o parâmetro Considera situação dos dados cadastrais do cliente (Parâmetros > Config. Gerais) seja configurado com Sim, não será possível realizar orçamentos ou faturamentos para o cliente.
- 1 – Aprovado – sugere que cliente foi aprovado pelo departamento financeiro, estando habilitado para orçamentos e faturamentos;
- 2 – Inativo – utilize esse status caso não queira disponibilizar o cliente para seleção nas telas de movimentações, quando o cadastro não será mais utilizado ou por algum motivo deixou de ser cliente.
Dica: O administrador do sistema pode restringir o perfil do usuário habilitado para alterar a situação cadastral, para isso deve tratar as permissões no menu Configurações da grid do cadastro de clientes.
- ICMS- ST Carga Tributária Média? Alíquota %
Permite ativar o cálculo do ICMS-ST por carga média e informar a alíquota a ser aplicada conforme a CNAE do cliente. O cálculo do ICMS-ST por Estimativa Simplificada, também conhecido como carga média, é um modelo de tributação implementado pelo Estado do Mato Grosso. - ICMS-ST por Carga Tributária Líquida (preencher alíquota no NCM)
Ativa o cálculo do ICMS ST por carga líquida. Utilizado no Ceará, tem o objetivo de simplificar o cálculo de ICMS ST para empresas de comércio atacadista e varejista. O percentual de carga liquida deve ser definido no NCM, aba MVA. - Este Cliente é também um Fornecedor
Ao marcar esta opção automaticamente será feito o cadastro com os mesmos dados na tela de cadastro de fornecedores. Este recurso é muito útil para notas de devolução, quando é necessário que cliente seja cadastrado como um fornecedor.
Campos em descontinuados:
- Linha do PEF (cliente):
Selecione em qual linha da consulta PEF – Posição Econômico-Financeira o valor desse cliente deve ser exibido. - Enviar e-mail informando o Cliente sobre este cadastramento
Esse recurso é aplicável para uso com e-Commerce Flex. Ao clicar nesta caixa e no botão Gravar, o ERPFlex encaminha um e-mail ao cliente confirmando o seu cadastro e a senha de acesso à loja virtual, para casos de esquecimento ou em lojas que exigem login. - Enviar e-mail informando o Cliente sobre a alteração da Situação Cadastral para Loja Virtual
Esse recurso é aplicável para uso com e-Commerce Flex B2B. Em lojas para atacadistas, o cliente somente poderá realizar compras, se a Situação do Cadastro estiver com Aprovado, ou seja, após a aprovação financeira da empresa. Ao clicar nesta caixa e no botão Gravar, o ERPFlex encaminha um email ao cliente, informando-o sobre a sua situação de cadastro para compra na loja virtual.
Comercial / Residencial
O correto preenchimento do endereço comercial ou de faturamento é extremamente importante, pois será utilizado na emissão das notas fiscais.
Importante: Caso o cliente seja estrangeiro, selecione a opção EX no campo UF e Exterior no campo Município, dessa forma, ao incluir um Danfe para esse cliente, serão disponibilizadas as informações sobre Local de Embarque que são exigidas pela SEFAZ para a nota de exportação.
- CEP
Informe o CEP comercial ou residencial. O ERPFlex possui um banco de CEPs, assim os demais campos serão carregados automaticamente após clicar em TAB.
Caso o cliente seja estrangeiro, deixe esse campo em branco ou preencha com zeros. - Endereço
Normalmente, o endereço é carregado após informar o CEP, exceto se for de cidades cujos CEPs não estejam vinculado a uma única rua. - Número
Preencha com o número da residência ou estabelecimento. - Complemento
Informe o complemento do endereço, se existir. - Bairro
Normalmente, o bairro será carregado após informar o CEP, exceto se for do exterior ou não possuir um vínculo com uma rua específica. - UF
A sigla do estado será carregada após informar o CEP, exceto se o CEP não possuir um vínculo com uma rua específica.
Caso se trate de cliente estrangeiro, escolha a sigla EX. - Município
A cidade será carregada após informar o CEP. Caso se trate de cliente estrangeiro, escolha a opção Exterior. - Clique no botão
para consultar o endereço no mapa. - País
O país será carregada após informar o CEP. Caso se trate de cliente estrangeiro, escolha o país na lista. - DDI
O campo será preenchido automaticamente, após a escolha do país. - CEP Internacional
Preenchimento opcional.
Entrega
Preencha esses dados apenas se o endereço de entrega do cliente for diferente do comercial/residencial; caso contrário, mantenha-os vazios. Internamente, o sistema assume o mesmo endereço.
Cobrança
Preencha esses dados apenas se o endereço de cobrança do cliente for diferente do comercial/residencial; caso contrário, mantenha-os vazios. Internamente, o sistema assume o mesmo endereço.
Obs: Essa funcionalidade está em desuso. Atualmente, deve ser utilizada a aba Dados Adicionais.
Nessa aba, podem ser associados perfis ao cliente com o objetivo de classificá-lo, construindo maior conhecimento sobre as características dos clientes atendidos pela empresa.
Os perfis de clientes podem ser extraídos pela Consulta Excel de Clientes.
Nessa aba, é possível registrar dados cadastrais complementares sobre o cliente, que sejam importantes para a atividade da empresa.
Os dados adicionais são rotulados em Parâmetros > Dados Adicionais > aba Clientes.
Nessa aba, é possível estabelecer vínculos entre os clientes já cadastrados: parentesco, sociedade, amizade, responsável financeiro, dependente, entre outros. O objetivo é manter maior conhecimento sobre os clientes.
Especialmente para relacionamentos de responsável financeiro/dependente é possível habilitar o controle de inadimplência nos agendamentos (Parâmetros > Config. Gerais > Habilita conceito de cliente relacionado e Parâmetros > Agenda). Caso esse conceito seja habilitado, as telas de orçamento, faturamento e títulos passam a tratar o cliente relacionado.
Para empresas que faturam por gestão de contratos, também é possível habilitar o controle de cliente relacionado (Parâmetros> Contratos > Fatura contrato por cliente relacionado).
Exemplo:
| Cliente em edição |
Escolha o relacionamento | Cliente relacionado |
| João é | Pai/Mãe de | Daniel |
| João é | Sócio de | Loja X |
Para cadastrar:
- Clique em Incluir;
- No primeiro campo, escolha qual o tipo de relacionamento com o cliente em edição;
Ex. Responsável Financeiro - No campo à frente, escolha o cliente relacionado;
- Em seguida, clique em Salvar;
É possível incluir vários relacionamentos para o cliente, para isso, é só repetir o processo acima.
É comum existirem diferentes pessoas de contatos no cliente, como área comercial, financeira e fiscal. Nessa aba, é possível adicionar outros contatos no cliente, montando uma agenda.
Para incluir contatos:
- Clique em Incluir;
- Preencha os dados do contato e clique em Salvar;
- Repita o processo para inserir novos contatos;
Nessa aba, é possível definir um ou mais vendedores que atendem ao cliente. Assim, ao incluir um orçamento para o cliente, somente esses vendedores serão relacionados para seleção.
Caso apenas um vendedor seja associado, ao selecionar o cliente nas telas de orçamento e faturamento, ele já será sugerido. Se for mais de um vendedor, o campo virá em branco e será necessária a seleção entre os vinculados.
É possível separar a carteira para que cada vendedor veja apenas os clientes a ele vinculados, para isso deve-se ativar o parâmetro Perfil para ativar o filtro por vendedor (Parâmetros > Config. Gerais).
Se existir mais de um vendedor atrelado ao cliente, será permitido a ambos visualizar o mesmo cliente.
Para cadastrar:
- Clique em Incluir;
- Selecione um vendedor e clique em Salvar;
- Repita o processo para inclusão de novos vendedores;
Essa aba é destinada a classificar o cliente caso a empresa gere faturamentos de nota fiscal de comunicação ou de telecomunicações (modelo 62). Para que seja exibida, esses modelos devem ser selecionados no parâmetro “Emite outros modelos de NF?” (Parâmetros > Vendas > Faturamento-Padrões).
- Tipo de Assinante
Comercial; Poder público; Residencial; Telefone público; Telefone semipúblico; Grande cliente. - Tipo de Utilização
Telefonia; Comunicação de dados; TV por assinatura; Provimento de acesso à Internet; Multimídia; Outros
- Grupo de Tensão
Outros - Número do terminal telefônico ou da unidade consumidora
Informado para nota fiscal modelo 62. - Numero do terminal telefônico principal
Informado para nota fiscal modelo 62.
Nessa aba, pode-se configurar um padrão da condição financeira a ser praticada quando realizado algum lançamento de faturamento ou compra para o cliente.
Na parte superior da tela, configura-se a forma de parcelamento específica para o clientee. Todavia, no momento do lançamento, será permitido ajustar as parcelas que serão sugeridas.
Também é possível trabalhar com condições de pagamento pré-definidas, para tanto é necessário cadastrar formas de pagamento e relacioná-las na área inferior da tela. Nesse caso, se o parâmetro Habilita Filtro de Mostrar Todas as Formas de Pagamento (Parâmetros>Financeiro) estiver configurado com Não, no momento do pagamento, ao clicar na barra de seleção para escolha da forma de pagamento, somente serão listadas as que estiverem vinculadas ao cliente.
Pode-se também configurar o parâmetro Bloquear os campos da tela de Pagamento/Recebimento com Sim (Parâmetros>Financeiro), para que somente o campo para seleção da forma de pagamento fique disponível, os demais serão bloqueados.
- Número de parcelas
Informe o número de vezes em que o cliente poderá parcelar a compra. - Intervalo em dias entre as parcelas
Informe nesse campo o intervalo em dias entre uma parcela e outra.
Exemplo:
Número de parcelas: 3
Intervalo em dias entre as parcelas: 20- 1º parcela vence 20 dias após a emissão.
- 2º parcela vence 20 dias depois da 1ºparcela
- 3º parcela vence 20 dias depois da 2º parcela
- Intervalo variável entre as parcelas
Permite definir a quantidade de parcelas com diferentes intervalos de dias entre elas.
Exemplo: 01,28,07
O valor a pagar será dividido em 3 parcelas, cujos vencimentos serão:- 1ª Parcela – 1 dia após a data de emissão;
- 2ª Parcela – 28 dias após a primeira parcela;
- 3ª Parcela – 7 dias após a segunda parcela.
- Dia do vencimento da parcelas
Utilize esse campo para que o vencimento ocorra sempre em um dia fixo do mês. Exemplo: 10 - Valor mínimo das parcelas
Usado para impedir que o valor da parcela fique abaixo de um mínimo estipulado.
Exemplo:
Ao definir valor mínimo de parcela igual a R$ 50,00, caso o cliente queira parcelar uma compra de R$ 80,00,00 em 2x, não será permitido. - Juros financeiro ao dia
Defina o percentual de juros diários que deve ser aplicado especificamente a esse cliente, no caso de parcelamento. É possível tratar os juros de forma mais ampla, para todas as vendas, definindo a taxa no parâmetro % Juros diários para parcelamento. (Parâmetros > Config. Gerais). - Código do Banco/Agência/Conta/Digito da Conta
Preenchimento opcional. - Valor mínimo de compras (desuso)
Aplicável para o e-Commerce Flex B2B. Defina um valor mínimo para esse cliente comprar na loja virtual, não será permitido concluir a compra se o valor mínimo não for atingido.
É possível aplicar o valor padrão definido no parâmetro Valor Venda Mínima (Administrador da Loja Virtual). para isso deixe marcado o box “Utiliza o valor padrão”. - Valor limite de crédito
O controle desse campo é tratado pela alçada de aprovação dos orçamentos. Caso o cliente não tenha limite de crédito suficiente, o pedido será bloqueado e encaminhado para aprovação pelo nível hierárquico habilitado pela função “Aprova clientes acima do limite de crédito”.
Para análise do limite de crédito, são considerados o somatório dos títulos em aberto. - Data de vencimento do crédito
É um campo informativo, que será apresentado na tela de Situação Financeira do cliente. Seu objetivo é definir uma data para que a condição financeira do cliente seja revisada de acordo com a política de concessão de crédito, a fim ajustá-la de acordo com o perfil financeiro mais atual do cliente. - Forma de Pagamento
Inclua as formas de pagamentos a serem aplicadas ao cliente. Para que não seja possível selecionar outras formas para o cliente durante os lançamentos, configure o parâmetro Habilita Filtro de Mostrar Todas as Formas de Pagamento (Parâmetros>Financeiro) com Não.
Tabelas Atualizadas
- SA1 – Cadastro de Clientes e Fornecedores;
- SAC – Cliente x Perfil;
- EV4 – Relacionamento x Cliente;
- SA1_SA3 – Cliente x Vendedores;
- SA1_SEP – Cliente x Forma Pagto;
- SAQ – Clientes x Contatos.
Parâmetros Envolvidos