「まずはやってみる」が成功の鍵だった。コア業務への集中を可能にしたChatwork アシスタントという選択。

「やらなければならない」を抱え込まない。試行錯誤の末にたどり着いた解決策。

まず、Chatwork アシスタント導入前の課題についてお聞かせいただけますでしょうか？

小林様： 介護業界はどこも人手不足で、当社も例外ではなく人手不足を課題と認識していました。具体的には、代表である私が給与計算をはじめとして、総務や経理など細かいバックオフィス業務まで全て一人で対応しているような状態でした。しかし、本来は売上を上げることが一番の仕事なので、営業や人材採用といったコア業務に時間を割けなくなっていたことが大きな課題となっていました。

ご自身で対応されている中で、バックオフィス業務を他の方にお任せすることは考えなかったのでしょうか？

小林様： 当然考えました。Chatwork アシスタントを導入する以前、パートで総務と経理を担当してくれる方を雇用したことがありました。しかし、会社が求める価値とは合わずうまくいきませんでした。そういった経験から自社で雇用をするのではなく、外部のプロにお任せした方が教育コストもかからず、即戦力となってくれるのではないかという考えに至りました。

コスト以上に重要だった「価値」と「品質」

様々な方法を検討された中で、Chatwork アシスタントの導入を決めた理由は何だったのでしょうか？

小林様： 元々Chatworkを利用しており、Chatwork アシスタントのお知らせを見ました。そんな中で、業務の依頼先を探していたこともあったため、とりあえずやってみようと思い連絡をしました。サービスのご紹介をいただいた上で、他の課題解決方法については、ほぼ検討していなかったこともあり導入を即決しました。

実際にサービスを試してみる中で、どのような懸念がありましたか？

小林様： サービスの質が懸念点でした。こればかりはやってみないと分からない部分なので、とりあえず試してみて弊社が求める価値に合わないならば、違うところを探せばいいという気持ちで導入を進めました。実際にChatwork アシスタントを使ってみると、依頼内容に対して期待を超える対応をしていただき、現状ではChatwork アシスタントさんに依頼をしてよかったと思っています。

コア業務に集中できる「精神的なゆとり」という成果

導入後、Chatwork アシスタントをどのように活用されていますか？

小林様： 主に総務と経理のルーチン作業を外注しています 。給与計算の準備や小口現金の入力といった、優先度は高いが、コア業務ではない作業をお任せしています。これによって、今まで雑務に費やしていた時間をコア業務に回せるようになりました。

業務時間が削減されたこと以外にどのような価値を実感されていますか？

小林様： 心理的負担を軽減できたと感じています。特に月末の経理業務などは、決まった納期があり、私が体調を崩したとしても、必ず納期までに対応しなければならないというプレッシャーを常に感じていました。しかし、その単純作業をお任せできるようになったことで、心理的負担から解放されました。

また、弊社とChatwork アシスタントさんで共同で作業するようになったことで、納期に対してルーズになることがなくなりました。そのため 納期までのスケジュール組みがしっかりできるようになったのも大きなメリットです 。

Chatwork アシスタントの対応で特に印象に残っていることはありますか？

小林様： 仕事に対するきちんとした姿勢が印象に残っています。特に、1つの業務が終わるたびに業務の完了報告やその業務にかかった時間を報告をしてくれる点は信頼につながっています。また、月末の経理業務の納期から逆算をして、スケジュールを事前に確認してくれる点も印象に残っています。このように報連相を徹底してくれるからこそ、Chatwork アシスタントには安心して業務をお任せできています。

今後の展望と、導入を迷っている方へのメッセージ

今後、Chatwork アシスタントに期待することは何でしょうか？

小林様： 前提として、現状しっかりと業務や報連相をしていただいているのでぜひ今後も継続したいと思っています。その上で、私は経営者であり経理や総務のプロではないので、Chatwork アシスタントさんのプロの視点で、より効率的な業務プロセスなどを提案していただきたいと思います。

また、ご依頼をする前に、弊社で業務プロセスを整えて依頼をするという流れだけでなく、漠然としたアイデアの中から対応できる業務を導き出して、プロセスも整えていただけるとありがたいと思います。

最後に、Chatwork アシスタントの導入を検討されている方へメッセージをお願いします。

小林様： まずは、最低契約期間の3ヶ月でもいいので試してみて欲しいと思います。実際に試してみないと、サービスの質やご自身の業務との相性は分かりません。もしChatwork アシスタントを導入をしてみて、会社が求める価値と異なると思うのであれば、他の課題解決方法に切り替えるということもできます。実際、私はまず試してみようと思い、Chatwork アシスタントを導入し、導入自体に非常に満足しています。