経理アウトソーシングで内部統制強化を実現！業務改善と通常業務の両立！

経理業務の属人化と、外部監査が突きつけた課題

まずはChatwork アシスタント導入前の課題についてお聞かせください。

田中様： 早急に内部統制を強化する必要があったため外部監査を導入いたしました。具体的には、従来の現金主義会計から発生主義会計への移行が必須となりました。それによって業務が増加しましたが、経理担当者を少数精鋭で対応する必要があり、人員不足が喫緊の課題として浮上いたしました。 また、内部統制以外にも通常業務があるため併走させるために必要であるという状況でした。

そういった中で、経理の専門人材を新しく採用しようとはお考えにならなかったのでしょうか？

田中様： 人手不足を受けて採用活動を実施したものの、即戦力となる方の採用ができていない状況でした。また、仮に採用できたとしても育成には時間を要し、早期離職のリスクも考慮すると、課題解決には頭を悩ませていました。そのような中、偶然にも社内の業務担当者が以前「Chatwork アシスタント」を利用していたという話を聞き、それがサービス検討のきっかけとなりました。

「即戦力」という確信が、導入を迷わせなかった

他のサービスと比較検討される時間はありましたか？

田中様： 早急に人手不足の課題を解決する必要があったため、比較検討の時間は長くありませんでした。業務担当者からの推薦があったこともあり、Chatwork アシスタントを唯一の選択肢として導入を進めました。採用にかかるコストやリスクを考慮すると、即戦力となるプロのアシスタントに依頼することが有効であると判断したため、検討から導入まで1〜2週間という短期間で決定しました。

それはすごいスピード感ですね！導入の決め手となったのは、やはりそのスピード感でしょうか？

田中様： 費用対効果の高さが大きな決め手となりました。従業員を雇用する場合と比較した場合、採用コストや教育コストを考慮すると、Chatwork アシスタントは非常に優れていると感じています。月々10万円ほどでこれほどの成果を上げていただけるのであれば、むしろ費用対効果が良いと認識しています。

とはいえ、外部のサービスを利用することに対して懸念はありませんでしたか？

田中様： 外部のプロにお任せすることが初めてであったため、情報共有の円滑さや業務連携のスムーズさについて懸念がありました。

染谷様： 私は、当初提案された時間数で業務が十分に進行するのか懸念していました。

実際に導入されてみてその懸念は解消されましたか？

染谷様： 懸念点は払拭されました。実際には想定以上の作業量を提供してくれているのでいい意味でギャップを感じました。

「この人、よく分かっている！」コスト以上の価値は”バーチャルチーム”という存在

実際に導入されてからどのように活用されていますか？具体的な成果があればぜひ教えてください。

田中様： 現在は仕訳業務を中心に、経理全般をお願いしています。Chatwork アシスタントを導入してから、約2週間という短期間でスムーズに業務を開始できて大変助かっています。結果、社員は単調な事務作業をアシスタントにお任せすることで、本来注力すべきコア業務に集中できるようになっています。

染谷様： 社内では最初ネガティブな反応もありました。具体的には「Chatwork アシスタントを導入することで、自分の仕事がなくなってしまうのではないか」という懸念を持っていたメンバーもいました。

そういった声があったのですね。どのように対応されたのですか？

田中様： メンバーに対しては、「本業への集中」という観点からChatwork アシスタントを導入する意義を繰り返し説明しました。結果、メンバーからの理解も得られ、外部による事務作業の円滑な進行を実現できました。また、将来的な事務職員の採用方針について検討する契機となり、現在では全従業員が本業に専念できる環境を整備できました。

素晴らしい変化ですね。特に印象に残っているエピソードはありますか？

田中様： Chatwork アシスタントの担当者が、自身の会計知識を活かして、繰越処理などの細かい業務に関する提案をしてくれたことに感動したことがありました。そのため、当初は仕訳業務のみを依頼する予定でしたが、現在では残高確認や、より専門的な業務についてもご協力してもらっています。Chatwork アシスタントは単なる作業者としてではなく「信頼できる経理会計のパートナー」として認識しています。

本業に集中する喜びを、一人でも多くの経営者に

それでは最後に、今後Chatwork アシスタントに期待することを教えてください。

染谷様： 今後も、現在の経理業務を継続していただくことに加え、まだ依頼できていないITツールの構築完了後のお手伝いもお願いしていきたいです。

田中様： 単なる作業代行だけではなく、経験豊富な人材による指導や、経理体制の構築までサポートしてもらえるとさらに価値が高まると個人的には思います。

導入を検討している方へ一言メッセージをお願いします。

田中様： 単調な事務作業に時間を使っており、本業に集中できないと感じている経営者の方もいるのではないかと思います。Chatwork アシスタントは、最低契約期間や月10時間から利用できるので、まずは「お試し」として一度検討いただくことをお勧めします。

染谷様： やるべきことを明確化すると導入のハードルが下がると思います。弊社の場合は、導入時のスムーズな移行を見越して、前期の総勘定元帳のデータなど事前に情報を揃えていました。導入後のイメージが掴めない場合は一度話を聞いてみるといいかもしれません。