「人は増やさず仕組みで解決」オンラインアウトソーシングで月160時間を取り戻した決断とは

属人化の沼からの脱却

まず、導入前の課題についてお聞かせください。

佐藤様： DXは進めていたんですが、現場で扱う側がうまく理解できずに、結局アナログなやり方に戻ってしまっていました。給与計算もそのうちの一つで、Excelに関数を組んでも、計算セルに手打ちしてしまうような状況で、業務のアップデートが追いついていませんでした。

当時社員数も増減もあって、私が代表になったころは9名の体制からスタートしましたが、その後60名、一時は70名まで会社の規模が拡大していきました。人が増えるほど、それに合わせた運用方法に変えていかなくてはならないのですが、やり方を変えられない部分が目立ちはじめ、業務の属人化が進んでしまっている状況でした。

当時の状況で、その他に負担になっていたことはありますか？

佐藤様： 「人を増やす」前提で考えざるを得ないこと自体がネックでした。人を雇うということは固定給や交通費などのコストもありますし、物理的に通勤することのストレスも大きいと思います。コロナ禍で「家でできるならそれでいい」という意識に世の中も自分も切り替わって、出社しなくても回るやり方に振り切るきっかけになりました。

業務の“持ち方”そのものを見直した中で、どの業務から着手されたのでしょうか？

佐藤様： まずは近いところで勤怠、そして給与計算まわりの手前の集計作業です。私が経営や営業に使える時間を確保するためにも、誰がやっても同じ品質で進むように、デジタルで回せる業務を切り出していく考え方に変えました。

決め手は「マニュアルの整備から依頼できたこと」

導入の決め手についてお聞かせください。

佐藤様： 導入時に業務マニュアルを作成いただけることが大きかったですね。この提案をいただいたことで、人が入れ替わっても業務が滞らず継続できる見通しが立ちました。依頼している業務の内容も、会社側の状況が変われば契約を見直せますし、必要になればまたお願いできる。この“流動性”は社内雇用では得にくい価値だと感じました。

リモートゆえの不安はありませんでしたか？

佐藤様： ありました。隣に座って話せるわけではないので、理解の温度感が合っているかどうかが伝わるかどうかが不安でした。最初に打ち合わせや共有をしても、実際の運用が始まるとニュアンスが伝わりきらない場面が出る可能性がある、そこは正直な懸念でした。しかし、依頼することで属人化を解消する効果のほうが勝っていましたし、仕組みで課題を解決すると決めていたので、依頼させていただくことを決めることができました。

160時間の削減を実現

導入後の活用状況について教えてください。

佐藤様： 今のメインは、お客さまとの契約と請求のやり取りです。弊社は毎月30件くらい工事件数があり、小口の案件も複数件入ってきます。メールでのお客様からの依頼や付随するやりとりも多く、ここもChatwork アシスタントさんにお手伝いいただいています。おかげでメール対応を社内で対応する工数を削減でき、お客様へも素早く返信ができる仕組みを作ることができています。勤怠や立替精算の集計も、右から左にドライブへ移動させれば済むような運用を実現できています。

時間削減の実感値はどのくらいですか？

佐藤様： 体感では月160時間、1人分の労働時間に相当する作業を自社内から削減できています。Chatwork アシスタントさんでは20時間分の作業をいただいているので、実質140時間は削減できている計算です。以前は私自身が給与計算や請求対応で細かく手を動かしていましたが、今は作成いただいた表を確認して配布するだけ、という流れに置き換わっています。

効率化やコスト面以外に、価値はどこにありますか？

佐藤様： 経営者として考える仕事に戻れたことですね。新しい営業や先行きの計画、1年後、2年後、長いときは10年先まで先行きを見通すための時間を作ることができています。本来そこに時間を使うべきなのに、作業に追われると視野が狭くなってしまいます。外部に任せられる業務は積極的にお任せし、社内は“判断と確認”に専念する。これが今の運用方法です。

Chatwork アシスタントをご利用いただく中で、印象的なエピソードがあれば教えていただけますでしょうか？

佐藤様： 立替精算の集計はとくに助かっています。以前は自分自身で細かく計算していましたが、今ではまとめられた表を受け取って支給するだけになりました。今までの作業量と比較すると自身の工数を大きく削減できています。また、取引先からの請求依頼も時間帯問わず受け取っているのですが、私が1件1件対応する必要はなくなりました。こういった小さな変化の積み重ねが、最終的に月160時間という大きな削減につながっている感覚です。

​​

“外部人材”ではなく“社員の一員へ”

今後の展望についてお聞かせください。

佐藤様： 担当いただいている中で「このフローはこう変えると楽」とか、「このソフトは代替できます」とか、業務の中からの改善提案があると助かります。私の指示を正確に遂行してもらうのはもちろんですが、「ここ、うちでやりましょうか？」と前に出てもらえると、よりリモート社員に近い伴走になると思います。

最後に、導入を検討している方へのメッセージをお願いします。

佐藤様： 迷うくらいなら、一度業務を外に出してみるのがいいと思います。人を雇えば固定給や通勤、配慮の問題も含めてリスクが増えます。外部にお願いすれば、机もPCも増やさなくていいし、急なお休み等にも左右されません。業務は業務として、丁寧に、でもフラットにお願いすることができる。導入してみて、リスクとストレスから解放される価値は大きいと実感しています。