メンバーの多様なキャリアチャレンジを実現。人事部門の業務効率化で、社員の挑戦を支える環境づくりへ

給与計算担当者の退職や産休・育休での入れ替わり…人材の流動性が高まる中で業務の安定運用に苦心

まず、人事部の組織体制について教えていただけますか？

林様：弊社人事部は現在7名のメンバーが在籍しており、主な役割としては労務担当、総務担当、採用や評価の運用を行う人材開発担当の大きく3つに分かれています。

「人事」という業務特性上、専門知識が必要な領域が幅広くあるため、比較的専門性が高いコア業務かつ、リソースが一定必要な領域を中心に人員配置やチーム分けを行っています。特に労務は緊急対応も多い業務領域ですので、一人に負荷が偏らないよう複数名で分担する形を取っています。

Chatwork アシスタントを導入される前は、どのような課題がございましたか？

林様：当時、人事部では人員体制の変更が続いており、特に給与計算業務の継続性が大きな課題となっていました。

当社は平均年齢が30代半ばということもあり、産育休等のライフイベントを伴う休職を取得する方も増えてきています。人事部内でも一時的に業務を離れるメンバーが発生し、随時チーム内での役割調整を行っていましたが、その中で新しい領域へのチャレンジ希望が出てくることもありました。そのため、コア業務の安定的な運営と、一人一人のキャリア形成との両立が課題となっていました。

業務の安定性とメンバーへの成長機会提供の両立が求められる状況だったんですね。

林様：はい。特に給与計算は毎月の締め切りが決まっている業務ですので、担当者の入れ替わりがあっても、ミスなく確実に回していく必要があります。

とはいえ、社員一人一人の意向も大切にしたい、新しいことにチャレンジしたいという意欲のあるメンバーをできる限り応援していきたいという気持ちがあったので、外部の力をお借りすることでこれらの課題を解決できないかと考えました。

柔軟な時間調整と信頼性を決め手に。ITツール対応力の高さも評価

そんな中、Chatwork アシスタントを選んでいただいた決め手をお聞かせいただけますか？

林様：最大の決め手は、時間単位での柔軟な調整が可能な点でした。

給与情報は社内でも閲覧できる社員が限られた情報であるため、専門知識や経験があるだけでなく、情報管理の体制やコンプライアンスの面でも信頼できるパートナーが必要になります。
最初は社労士事務所への委託を検討したのですが、社内の担当者と連携しつつ業務を適度に切り出してお願いできるところがなかなか見つけられませんでした。

そんな中、Chatwork アシスタントは短期間からの依頼が可能で、かつ時間単位で業務内容や量を調整できる柔軟性を持っていました。また、Chatworkのグループ会社のサービスということで、情報管理面での信頼性も感じられました。

Chatwork アシスタントへは、どのような業務を依頼されていますか？

林様：基本的に給与計算を行うための変動要素のチェックをメインにお願いしています。

複数のITツールからの情報収集と確認作業を担当いただき、特にイレギュラーケースや複雑な案件については追加でダブルチェックをお願いすることもあります。案件数は月により変動するため、時間単位で調整しながら柔軟に対応していただいています。

また、社員情報の給与システムへの取り込み時のデータ確認なども含め、特に細かな確認が必要な業務において重要な役割を担っていただいています。

ご利用開始までの流れはいかがでしたか？

林様：導入の判断自体は比較的スムーズでした。時間単位での契約という形態が私たちのニーズにマッチしていたことが大きかったです。ただ、正直に申し上げると、導入前は不安もありました。

というのも、労務業務のアウトソース自体が初めての経験でしたので、どこまで任せられるのか、どのように進めていけばいいのか、手探りの部分がありました。また弊社では様々なITツールを活用しているため、これらのツールをスムーズに使いこなせるかどうかも重要なポイントでした。

実際にご活用いただいてみて、やりづらさや難しさなどはございましたか？

林様：特にやりづらさや難しさを感じることはなかったです。

弊社では給与計算業務においてGoogle WorkspaceやBox、SmartHR、マネーフォワードなど、様々なITツールを組み合わせて利用しているのですが、担当の方のキャッチアップが早く、ツールの使い方で特につまずくことがなかったので、業務内容のすり合わせに時間を十分に使えました。また初期の段階で、私たちの業務フローをしっかりと理解していただき、それに合わせた対応を提案いただけたこともとてもありがたかったです。

業務効率化で新たなプロジェクトにも着手。採用業務への展開も決定

ありがとうございます。導入効果について、実感されているものがございましたらお聞かせください。

林様：一番実感している効果としては、属人的になっていた業務の可視化が進んだことです。Chatwork アシスタントへ依頼をするにあたって、まず業務の棚卸しとマニュアル化を行ったのですが、この過程で多くの気づきがありました。

例えば、これまで「〇〇さんがやっているから大丈夫」と暗黙の了解になっていた業務プロセスが、きちんと明文化されました。また、Chatwork アシスタントとの業務の受け渡しやコミュニケーションを通じて、「この部分はこうした方が効率的ではないか」といった改善提案もいただき、業務フロー自体の見直しにもつながりました。

業務の効率化が進み、当初の想定よりも利用時間を抑えてコンパクトに業務を回すことができるようになりました。その結果、私たちはよりクリエイティブな業務や、将来を見据えた改善プロジェクトにリソースを配分できるようになりました。

具体的にどのような業務に注力できるようになったのでしょうか？

林様：大きく分けて二つあります。一つは、将来を見据えた業務フローの改善プロジェクトです。以前から課題として認識していたものの、日々の業務に追われて着手できなかった根本的な仕組みの見直しに、ようやく時間を割けるようになりました。

もう一つは、突発的な対応への余裕です。人事部門には予期せぬ相談や緊急の対応が日々舞い込んできます。以前は給与計算の締め作業と重なると、そうした対応に十分な時間を割けないこともありました。しかし今は、Chatwork アシスタントと業務を分担することで、緊急時にも柔軟に対応できる体制が整いました。

嬉しい限りです。直近では新たに採用領域でもご活用いただけることになったとのことで、その経緯についてもお聞かせいただけますでしょうか？

林様：はい。ちょうどこの10月に組織変更があり、採用部門のメンバーが新しい部署でチャレンジすることになりました。これまでの期間、欠員分のコア業務を他の人でカバーし合いながら回していたのですが、労務でのChatwork アシスタントの実績を見て採用業務でも活用できないかという話になりました。

採用業務は時期によって業務量の変動も大きく、がっちりとリソースを確保しにくい面があるのですが、労務の方で経験した柔軟な時間調整や、スムーズな業務の受け渡しができるという点が、採用チームのニーズともマッチしていました。

採用領域では他の選択肢も検討されたのでしょうか？

林様：採用関連のサービスは多岐にわたりますので、様々な選択肢を比較検討しました。ただ、既に労務での実績があることに加えて、導入のしやすさやコスト面でも優位性があり、最終的にChatwork アシスタントの導入決定に至りました。

社員一人一人のチャレンジを応援する企業文化とともに

色々お聞かせいただきありがとうございます。最後に、同様の課題をお持ちの企業様へアドバイスをお願いできますでしょうか？

林様：最近では働き方の多様化が進んでいることもあって、多くの会社で組織体制の変更や人員の入れ替わりが頻繁に発生しているかと思います。また、長期的なキャリアを考える中で、別の業務に挑戦したいという希望が出てくるのは自然なことだと思います。こうしたメンバーのキャリアチェンジの意向を尊重しつつ、同時に業務の安定性も確保していくには、外部のリソースも有効活用していくことが大事になっていると思います。

私たち同様に最初は躊躇われる方が多いかもしれませんが、急な体制変更で慌てて対応するのではなく、あらかじめ外部リソースをうまく活用できる体制を整えておくことで、組織の流動性にも柔軟に対応していくことができるのではと思います。

弊社でもまだ試行錯誤中ではありますが、メンバーのキャリアチャレンジを支援しながら業務の質も保てる、そんな理想的な形に一歩近づくことができました。「応援購入」というサービスを提供する会社として、社員一人一人のチャレンジを応援する、その想いを実現する上でChatwork アシスタントとの協業は大きな支えとなっています。

ありがとうございました！今後ともどうぞよろしくお願いいたします。