「社長一人に依存しない体制を実現」パート採用から脱却し、月30時間・30万円を削減した経理改革

人手不足と経験不足の壁

まず、導入前の課題についてお聞かせください。

鈴木様： 経理システムの入力をパートさんにお願いしていましたが、経験や専門知識が必要な部分も多々あり、確認が私の元に戻ってくるケースが多い状況でした。そうなると、私の手が空くまで業務が止まり、全体のスピード感が失われていました。

影響はどのような部分に現れてしまっていましたか？

鈴木様： 私が営業に出れば社内管理が滞り、社内にいれば顧客対応が遅れる。どちらを優先すると片方が回らなくなるリスクがありました。結果的に属人的な運営になり、社員も自走できる部分が少なくなってしまい、結局私の確認待ちの組織になってしまっていました。

プライベートにも大きな負担があったのではないでしょうか？

鈴木様： 本当に休みがありませんでしたね。当時2年ほどはほぼ休暇ゼロ。突発的に人員が不足してしまったり、急ぎの案件が入ると、すべて私がカバーするしかない状況でした。結局「自分でやった方が早い」と思ってしまい、経営者でありながら作業やタスクに追われる働き方になっていました。

採用では解決できない現実

問題解決のために、どのような手段を検討されましたか？

鈴木様： お世話になっているコンサルタントの方から「売上を伸ばすなら人を増やし、社長は営業に専念すべきだ」とアドバイスを受け、正社員の採用をまず考えました。しかし、経理業務には最低限の知識が必要で、未経験者では難しい部分が多く、体制の改善にはつながりませんでした。派遣社員も検討しましたが、こちらもゼロから教える必要があり、採用コストや教育コスト、さらに雇用リスクまで考えると負担が大きすぎました。気づけば「雇用すること自体がリスク」になっていたんです。

そのような中でChatwork アシスタントを知った時、どのように感じましたか？

鈴木様： 普段からChatworkを使っていて、その中で経理代行の存在を知りました。料金を時給に換算した数字だけ見ると安くはありませんが、採用リスクや教育コスト、労務リスクを考慮すると、むしろ妥当どころか安いと感じました。

組織で支える安心感

数ある選択肢の中で、Chatwork アシスタントを選ばれた決め手はどこにありましたか？

鈴木様： 最大の決め手は「組織で支えてくれること」です。パートや派遣の場合、結局は私に質問が返ってきます。ところがChatwork アシスタントなら、社内で解決してくれる。経理経験が豊富な人が揃っているので、こちらが細かく指示を出さなくても進めてくれる安心感がありました。

導入時に不安はありませんでしたか？

鈴木様： 価格が気になりました。しかし月10時間から始められるプランがあり、「もし合わなければやめることもできる」と考えました。最初から大きな契約ではなく、スモールスタートで試せるのは大きな安心材料でしたね。「これは一度試す価値がある」と思えたのも、普段からChatworkを使っている安心感があったのも影響していると思います。

担当交代すら負担ゼロに

導入後、特に助かったと感じる点は？

鈴木様： 担当者交代のスムーズさです。以前、当時担当いただいていた担当者から別の方に代わった際、今までの社内での引き継ぎであれば私が引き継ぎに関与する必要があります。しかしChatwork アシスタントでは、過去の作業履歴を基に担当者同士で完結していただき、私には一切負担がかからず、本当に助かりました。

具体的に体感いただいている効果を教えていただけますか？

鈴木様：毎月30時間ほどの時間が削減できました。さらにパート3人分、約30万円のコストを削減することもできています。コストや時間だけでなく精神的な負担も大幅に減り、プライベートの時間も確保できるようになりました。

当初の想定以上に得られている価値はありますか？

鈴木様： 成果物の精度の高さです。例えば、前月分の請求書金額と差異などがあった場合なども必ず指摘してくれるので、ちょっとしたミスや漏れを防ぐことができています。新規顧客の案件も過去データを参照して進めていただいています。まるごと任せて安心、という信頼感が最も大きな価値です。

外部パートナーと描く未来

今後の展望について教えてください。

鈴木様：会社の売上をさらに拡大させるための仕組みづくりやアクションに注力していきたいです。その中でも、ただ人を雇うのではなく、Chatwork アシスタントのような外部の専門組織に委託するスタイルを続けたいと考えています。その方が効率的で、私自身は金融機関への営業など、本来の経営者としての仕事に集中できると考えるからです。

最後に、導入を迷っている方へメッセージをお願いします。

鈴木様： Chatwork アシスタントは単なる作業代行ではありません。採用・教育・引き継ぎの悩みをすべて解消し、専門知識を持つチームがバックオフィスを丸ごと支えてくれる存在です。外部の力を取り入れることで、会社の成長スピードは確実に上がります。自社だけで抱え込まず、ぜひ一度試してみてください。きっと「もっと早く導入すればよかった」と思えるはずです。