月20万円のコスト削減を実現！『手間のかかる臨時作業』を外部チームに任せるという選択

費用対効果に強い危機感が、導入のきっかけに

まず、Chatwork アシスタント導入前の課題についてお聞かせください。

Y様： 人手不足とコスト高を課題として認識していました。経理業務についてはフルタイムの派遣社員が対応していました。しかし、月次の決まった業務以外に対応いただくことがなかったため、契約満了のタイミングで必要な時に、必要な時間で対応いただけるアウトソーシングサービスに切り替えようという話になりました。

具体的に、どのような業務をアウトソースしたいとお考えでしたか？

Y様： 派遣社員の方には経理業務をメインで依頼していましたが、それ以外の業務も手伝ってもらうこともありました。そのため、最初は経理だけに特化したアウトソーシングサービスを探してはいたのですが、多種多様な業務に柔軟に対応できるサービスの導入を考えるようになりました。

決め手は「信頼感」と、共に走る「バーチャルチーム」の存在

そのような中で、Chatwork アシスタントをどのようにして知ったのでしょうか。また、導入の決め手は何だったのでしょうか？

Y様： 経理業務に特化したアウトソーシングサービスを探していた際にChatwork アシスタントさんを見つけました。経理業務以外にも柔軟に対応していただけそうだと感じたのが導入の大きな決め手です。他の選択肢として、アルバイトを雇うことも検討しましたが、採用や引き継ぎの手間を考えると、専門家にお任せする方が効率的だと判断しました。

導入を決められた後、懸念点はありませんでしたか？

Y様： リモートでの引き継ぎは不慣れだったので、弊社の業務プロセスや情報を伝えられるかを懸念していました。しかし、実際にChatwork アシスタントの導入を進めてみると、アシスタントの方が情報の引き出し方や業務整理の仕方が上手で、大きな問題なくスムーズに引き継ぎを終えることができました。引き継ぎに懸念を抱えていたこともあり、大変助かりました。

コスト削減だけではない、本当に助かった「臨時作業」の依頼

導入後、Chatwork アシスタントをどのように活用されていますか。具体的な成果もお聞かせいただけますでしょうか？

Y様： 現状では、主に専門的な知識が不要な作業を依頼しています。スケジュールも柔軟に対応してもらっているので、必要な時に複数の作業者がチームで対応してくださるのが大変ありがたいです。定量的な成果としては月20〜30時間、約20万円のコスト削減につながっています。

特に「これは本当に助かった！」と感じる瞬間はどのような時でしょうか？

Y様： 臨時で発生する手間のかかる作業を、簡単な引き継ぎだけで丸ごとお任せできるようになったことです。今ではChatwork アシスタントさんに経理だけでなく、様々な部署の種類の違う業務にも対応してもらっています。自社で非正規雇用の方を継続的に雇用する場合にかかる、採用や引き継ぎの手間といった目に見えないコストもChatwork アシスタントさんに変更したことで抑制できていると感じます。

Chatwork アシスタントの対応で何か印象に残っているエピソードはありますか？

Y様： 定期的に発生するルーティン業務はもちろんですが、突発的な業務を相談ベースでお話したとしても快く引き受けていただけることです。社外にいる頼れるチームメンバーのような感覚で、安心して業務を任せられています。

新しい働き方を後押しするパートナーに

今後、Chatwork アシスタントに期待することをお聞かせください。

Y様： しっかりとしたマニュアルを整備していただき、急な担当者の入れ替わりがあったとしても、安定したサービスを提供してくれると嬉しいです。新しい担当の方が慣れるまで時間がかかることはあるとは思いますが 、クオリティだけは下がらないような体制を引き続きお願いできればと思います。

最後に、Chatwork アシスタントの導入を検討している企業の方へ、メッセージをお願いします。

Y様： 一定期間だけでも利用してみる価値は十分にあると思います。もし自社に合わないと感じたとしても、社外の第三者と作業をすることで、社内にいては気づかなかった問題点を発見できたり、丁寧なマニュアル作りを学ぶことができたりと、今後の自社の成長につながる多くのヒントが得られるはずです。