日程調整相手に表示するメッセージ・追加の確定通知メール・リマインダー

1. メッセージを入力

日程調整URL作成時やテンプレート設定で、「メッセージ」を入力してください。

2. 日程調整ページでの表示

「メッセージ」は作成した日程調整ページにて、この画像のように表示されます。

1. 調整完了後のメッセージを入力

日程調整URL作成時やテンプレート設定で、「調整完了後のメッセージ」を入力してださい。

2. 日程調整ページでの表示

作成した日程調整ページにて、日程調整完了後にこの画像のように表示されます。

3. 予定招待メール・Googleカレンダーの予定内での表示

また、日程調整相手がメールアドレスを入力している場合、Googleカレンダーを通して送信される招待メールと、Googleカレンダーの予定内にこの画像のように表示されます。

通常、日程調整が確定すると、主催者（担当者）のGoogleカレンダーから、確定した予定への招待メールが日程調整相手に送信されます。
ただし、Googleカレンダーの招待メールの仕組みや、受信側のメール・カレンダー環境の影響により、以下のようなケースが発生することがあります。

• 初めて日程調整する相手の場合、メールのタイトルに「（差出人不明）」と表示されることがある
• 相手がGoogleカレンダー以外のカレンダーやメールソフトを利用している場合、タイムゾーンの解釈の違いにより、予定の時間が分かりづらく表示されることがある

これらはいずれもGoogleカレンダーの招待メールの仕様や受信環境に依存するものであり、常に発生するわけではありませんが、場合によっては相手が混乱してしまう可能性があります。
社外の方や、初めてやり取りする相手との日程調整が多い場合は、本設定をONにしておくことをおすすめします。ONにすると、Googleカレンダーからの招待メールに加えて、アイテマスから日程調整確定通知メールが送信されます。
設定方法やメールの内容については、下記をご確認ください。

1. 設定方法

「調整相手への追加の確定通知メール」をオンにします。

2. メールの内容

本設定をONにすると、Googleカレンダーからの招待メールに加えて、アイテマスから日程調整確定通知メールが送信されます。
メールの内容は画像の通りです。

設定箇所

日程調整URL作成時やテンプレート設定で、「調整完了後の追加処理」グループ内にリマインダーメールの設定があります。プレミアムプランであれば3つまで、それ以外のプランであれば1つまで設定可能です。

各リマインダーの設定

各リマインダー毎に、下記の設定が可能です。

• リマインド時間…リマインダーメールの送信時間を設定します。日程調整を通して確定した予定の開始時間から、ここに設定した時間前にリマインダーメールが送信されます。
• リマインダーメール本文… リマインド時間になったときに、日程調整相手に送られるメール文が表示されています。フリープラン以外であればカスタマイズ可能です。

設定変更時のリマインダーメールの挙動

日程調整ページを発行し、何度か日程調整を行ったあとにリマインダーメールの設定を変更したときのリマインダーメールの挙動について。

• 設定変更後の新規の日程調整相手に対しては、最新の設定内容に応じてリマインダーメールが送信されます。
• 既存の確定者に対しては、以前の設定と現在時刻におけるリマインダーメールの送信状況によって、新しいリマインダーメール設定内容の反映のされ方が異なります。
  • 例1: 送信されない: もともとリマインダーメールを設定していない状態で日程調整を行い、その後リマインダー設定を追加しても、既存の確定者にはリマインダーメールは送信されません。
  • 例2: 送信されない: もともと「リマインダーメール2」のみを送信設定している状態で日程調整を行い、その後リマインダー設定を変更した場合、「リマインダーメール2」が送信済みの既存の確定者に対して、すべてのリマインダーメールが送信されません。
  • 例3: 送信される: もともと「リマインダーメール2」のみを送信設定している状態で日程調整を行い、その後リマインダー設定を変更した場合、「リマインダーメール2」が未送信の既存の確定者に対して、すべてのリマインダーメールがリマインド時間を過ぎていない限り、最新の設定に応じて送信されます。
  • 例4: 一部送信される: もともと「リマインダーメール」と「リマインダーメール2」を送信設定している状態で日程調整を行い、その後リマインダー設定を変更した場合、「リマインダーメール」のみが送信済みの既存の確定者に対して、「リマインダーメール」は送信されませんが、「リマインダーメール2」と「リマインダーメール3」はリマインド時間を過ぎていない限り、最新の設定に応じて送信されます。

下記の場合、リマインダーメールは送信されません。

• 日程調整相手がメールアドレスを入力していない場合。尚、「相手に求める情報」で「メールアドレスを必須入力にする」をONにしておけば確実にメールアドレスを入力してもらえます。
• アイテマスのプランがプレミアムプラン以外になっている場合は、リマインダーメール2、リマインダーメール3は送信されません。
• アイテマス上で予定をキャンセルした場合。
• Googleカレンダー上から該当の予定を直接削除・全員辞退した場合。
• Googleカレンダー上から該当の予定の開始時間を変更した場合。
• 確定者データが紐づく日程調整ページが削除（発行した日程調整URLページでワンタイムURLを左スワイプで削除していたり、公開リンクが削除）されている場合。
• 日程調整が確定した時点で、リマインド時間を既に過ぎている場合。尚、「回答締め切り時間」設定や、相手に提示する日程範囲をリマインド時間を考慮しながらうまく調整しておくと、リマインダーメールをすべて確実に送信することができます。