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문서이관업무 지침서 작 성 검 토 승 인 제정일자 xxxx.xx.xx 단위업무 명 문서이관 업무 등 록 번호 spgi-1102 개 정 번호 2 부서 명 총 무 부 작 성 자 홍 길 동 page 1/5 1.목 적 본 지침서는 각 부서에서 사용하지 않고 보관할 필요가 없는, 제반 문서의 효율적 관리에 그 목적을 둔다. 2.적용범위 본 지침서의 적용 범위는 사내에서 사용했던 문서,명령,기록에 대하여 적용한다.단,도면은 도면관리 절차서에 따른다. 3.용어의 정의 3.1 문서이관 보존해야할 문서를 문서사용부서에서 문서보존부서로 옮겨 보유함. 3.2 문서보존 문서사용부서에서 문서를 더 이상 사용하지 않으며, 불필요하기에 문서보존부서로 이관된 상태 3.3 문서보관 문서사용부서에서 문서를 계속 사용하고 있으며, 필요하기에 보유하고 있는 상태 3.4 보유기간 문서사용부서에서 사용이 끝난 문서를 총무부에서 보존,관리하는 기간. 4.책임과 권한 4.1 총무부서장 4.1.1 총무부서장은 보존문서를 참조 가능하도록 보존,관리해야 할 책임과 권한이 있다. 4.1.2 총무부서장은 보유기간이 종료된 문서를 폐기해야할 책임과 권한이 있다. 4.1.3 총무부서장은 문서관리업무 지침서를 제정,개정,폐기할 책임과 권한이 있다. 개정이력 개 정 일 개 정 내 용 개정이력 개 정 일 개 정 내 용 2.3.11 회사명 변경 xxxx.xx.xx isoxxxx.xx.xx 개정으로일부개정 배 포 처 : 총무부,영업부,기술연구소,생산관리과,생산1,2,3과,구매과,영업관리과,자재관리과 spgf-q005(rev.01) (주) a4(xxxx.xx.xxmm) 문서이관업무 지침서 등록번호 spgi 1102 시행일자 2004.11 19 개정번호 2 page 2/5 4.2 문서사용 부서장 4.2.1 문서사용 부서장은, 문서의 보관또는 보존 여부를 검토.승인할 책임과 권한이 있다. 4.2.2 문서사용 부서장은, 보존이 필요한 문서를 총무부서로 이관할 책임과 권한이 있다. 5.문서이관업무 절차 5.1 이관 문서 분류작업 5.1.1 문서사용부서장은, 부서에서 보관중인 문서를 검토하여 보관,보존여부를 결정한다. 5.1.2 문서사용부서장은, 보존해야할 문서의 색인표(spgf a058)를 작성하여 파일및 포장한다. 5.2 이관 문서 화일 작업 5.2.1 각 부서장은 이관�

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목적 및 용도

이 문서는 각 부서에서 사용하지 않는 문서를 효율적으로 관리하기 위한 지침으로, 문서의 보관 및 보존 여부를 검토하고, 필요한 문서를 총무부서로 이관하는 절차를 명확히 하여, 문서 관리의 체계성을 높이고 불필요한 문서의 폐기를 통해 자원을 절약할 수 있도록 돕습니다. 이를 통해 기업 내 문서 관리의 효율성을 극대화할 수 있습니다.

이런 사용자에게 추천드려요

• 행정 직원
• 품질 관리 담당자
• 생산·제조 관리자
• 경영진·관리자
• 총무 담당자

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