문서보관규정은 문서의 효율적인 보관과 관리를 위한 필수 지침을 제공합니다. 이 규정을 통해 문서의 편철, 보존, 이관 절차를 체계적으로 정리하여 문서 처리의 신속성과 정확성을 높일 수 있습니다.
문서보관규정의 필수항목은 무엇인가요?
문서보관규정은 총칙, 편철 및 보관, 인계 및 이관, 보존, 대여 및 열람, 폐기 등으로 구성되어 있습니다. 각 항목은 문서의 관리 및 보존 절차를 명확히 하여 효율적인 문서 관리를 지원합니다.
문서보관규정에서 주의해야 할 사항은 무엇인가요?
문서보관규정에서는 보존기간, 문서의 분류 및 편철 방법, 대출 및 열람 절차에 대한 주의사항이 포함되어 있습니다. 이를 준수함으로써 문서의 안전한 보관과 효율적인 관리가 가능합니다.
본문 내용
문서보관규정
제 1 장 총 칙
제 1 조【 목 적 】
본 규정은 문서처리규정에 의하여 처리된 문서의 편철, 보관의 방법과 절차를 정하여 문서처리의 신속과 정확을 기하는데 있다.
제 2 조【 용어의 정의 】
본 규정에서 사용하는 용어정의는 아래와 같다.
1. 보관 : 문서의 처리 완결부터 보존 전까지의 관리를 말한다.
2. 보존 : 보관이 끝난 문서를 소정의 일정한 기간에 따라 관리하는 것을 말한다.
3. 이관 : 보관중인 문서를 처리하여 보존의 필요가 있는 것을 소정의 보존 주관 부서에 인계하는 것을 말한다.
4. 문서보관 주관과 : 문서보관을 담당하는 부서는 재단은 ○○과, 병원은 총무과가 담당한다. 다만, 특정한 문서로서 지정된 것은 특정부서에서 보관할 수 있다.
제 3 조【 보존기간 】
1. 문서 보존기간은 아래 7종으로 구분한다.
1) 영구 보존
2) 10년 보존
3) 5년 보존
4) 3년 보존
5) 2년 보존
6) 1년 보존
7) 연말파기
2. 문서보존 기간의 종별 책정기준은 "별표1(제시생략)"과 같다.
제 4 조【 보존기간의 변경 】
각 문서 보존부서의 장은 매분기 말 전조의 규정에 의하여 보존기간이 정해진 문서를 검토하고 보존기간을 연장, 단축할 필요가 있는 경우에는 관리부원장의 승인을 받아 보존기관을 수정변경 할 수 있다.
제 5 조【 기 산 】
보존기간은 처리완료 된 익년 1월 1일부터 기산한다.
제 2 장 편철 및 보관
제 6 조【 분 류 】
1. 처리완결된 문서는 기능별 10진 분류방법에 따라 분류한다.
2. 전항의 규정에 의한 분류기준은 "별표 1(제시생략)"과 같다.
제 7 조【 일건철 】
문서는 매 안건마다 그 발생, 경과 및 완결에 관계되는 문서를 일괄하여 발생 시간 순으로 일건으로 합철한다.
제 8 조【 보관철의 사용 】
1. 일건철이 된 문서를 보관할 때에는 보관철(별지 제1호 서식, 제시생략) 또는 홀다(별지 제2호 서식, 제시생략)를 사용한다.
2. 한 보관철 내의 문서량은 두께 5Cm를 기준으로 한다.
제 9 조【 보관철 설정원칙 】
보관철의 설정원칙은 문서분류 기준으로서의 기능별로 설정하되 문서발생량이 적은 것은 상위기능으로 통합하여 보관철을 설정한다.
제10조【 편철방법 】
완결된 일건문�
문서 보관 및 관리 규정은 각 부서에서 문서의 효율적인 보관과 관리를 위해 필수적인 지침을 제공합니다, 이 규정을 통해 문서의 편철과 보존 절차를 명확히 하여 문서 처리의 신속성과 정확성을 높일 수 있으며, 각 부서가 문서 보관을 체계적으로 수행하도록 지원합니다, 특히 보존 기간과 이관 절차를 명확히 하여 문서의 관리 효율성을 극대화할 수 있습니다.
