Regeln einmal definieren – automatische Überwachung
Sofort benachrichtigt bei Regelauslösung
Berichte direkt als Dokument exportieren
Kernzeit-Verletzungen automatisch erkennen & eskalieren
Genehmigungsprozesse mehrstufig abbilden
Mit dem Workflow Management von TimeTrack definieren Unternehmen einmalig ihre internen Regeln, das System überwacht, benachrichtigt und dokumentiert automatisch. Geeignet für HR-Manager und Operations-Leiter in produzierenden und dienstleistenden Unternehmen.
Vorteile
Vollständig automatisiert
Regeln werden einmalig definiert und dauerhaft vom System überwacht – kein manueller Eingriff nötig.
Weniger Verwaltungsaufwand für HR
Genehmigungen, Korrekturen und Benachrichtigungen laufen automatisch – HR konzentriert sich auf das Wesentliche.
Periodische Berichte auf Knopfdruck
Automatisch generierte PDF-Berichte werden zum gewünschten Zeitpunkt versendet – täglich, wöchentlich oder monatlich.
Mehrstufige Genehmigungsprozesse
Komplexe Freigabestrukturen mit mehreren Prüfinstanzen lassen sich einfach abbilden – nur genehmigte Einträge fließen weiter.
Integriert mit Personio, DATEV & Co.
Workflows greifen direkt auf Drittsysteme zu – für nahtlose Prozesse ohne Medienbruch.
Kernzeit & Überstunden im Griff
Automatische Warnungen bei Grenzwertüberschreitungen – bevor Probleme entstehen.
Unsere Kunden nutzen Workflows für eine Vielzahl praktischer Automatisierungen. Hier sind die häufigsten Szenarien aus dem Arbeitsalltag, kategorisiert und direkt einsatzbereit.
1. Automatisierte Benachrichtigungen
2. Berichte
3. Datenänderungen & Automation
4. Integration mit Drittsystemen
Regeln einmal definieren — für immer automatisiert
Hinterlegen Sie Ihre internen Prozesse einmalig im System. TimeTrack überwacht sie rund um die Uhr.
Automatisch reagieren, bevor Probleme entstehen
Ob vergessenes Einstempeln, Kernzeit-Verletzung oder zu hohe Überstunden — das System erkennt es sofort und handelt.
Die richtigen Personen sofort informieren
Benachrichtigungen gehen direkt an Mitarbeiter, Vorgesetzte oder HR — ohne manuelle Kontrolle.
Berichte und Dokumente auf Knopfdruck
Alle relevanten Daten stehen als downloadbarer Bericht bereit — revisionssicher und weiterleiterbar.
Ein Workflow (Arbeitsablauf) beschreibt die geordnete Abfolge von Schritten, die nötig sind, um einen internen Geschäftsprozess abzuwickeln, von der Urlaubsgenehmigung über die Überstundenkontrolle bis zur automatischen Lohnvorbereitung.
Ein Workflow Management System (WMS) digitalisiert diese Abläufe. Regeln werden einmalig hinterlegt und vom System automatisch überwacht, ohne manuelle Eingriffe durch HR oder Vorgesetzte.
TimeTrack erkennt definierte Ereignisse in Echtzeit, informiert die richtigen Personen und dokumentiert alle Vorgänge revisionssicher. So bleibt der Arbeitsfluss ununterbrochen — auch bei komplexen Teams und Schichtbetrieb.
Ein Workflow Management System besteht aus zwei Teilen: der Regeldefinition und der automatischen Ausführung. Der Arbeitgeber legt einmalig fest, welche Ereignisse welche Aktionen auslösen, das System handelt dann selbstständig.
Sobald eine Abwesenheit vom Typ „Krankenstand“ erstellt wird, setzt TimeTrack den Status automatisch auf „Genehmigt“, ohne manuelle Bearbeitung durch HR.
Jedes Unternehmen hat eigene Regeln für Arbeitszeiten, Schichten, Genehmigungen und Ausnahmen. Diese manuell zu verwalten kostet HR und Führungskräfte täglich wertvolle Zeit.
Mit TimeTrack Workflows werden diese Regeln einmalig hinterlegt und automatisch durchgesetzt.
Ein typisches Beispiel: Stempelt ein Mitarbeiter vor 08:00 ein, korrigiert das System den Arbeitsbeginn automatisch auf 08:00 — ohne manuellen Eingriff.
Hunderte solcher Regelkombinationen sind möglich, egal ob für Anwesenheiten, Abwesenheiten, Projektzeiten, Schichten oder Drittsystem-Integrationen.
Sobald eine Regel greift, handelt das System automatischm ohne dass der Manager jeden Fall einzeln prüfen muss. Betroffene Mitarbeitende und Vorgesetzte werden direkt benachrichtigt.
Das Beispiel im Screenshot zeigt einen Workflow, der jeden Sonntag um 23:59 Uhr prüft, ob Mitarbeitende mehr als 48 Stunden gearbeitet haben — ein kritischer Grenzwert nach ArbZG. Wer ihn überschreitet, erhält automatisch eine E-Mail, der Manager bekommt eine PDF-Übersicht.
Regeln lassen sich jederzeit aktivieren, pausieren oder anpassen — ohne IT-Aufwand.
Jedes Mal, wenn einer Ihrer Regeln ausgelöst wird, werden Sie benachrichtigt. Zum Beispiel erhalten Sie bei jeder Einstempelung Ihrer Mitarbeitenden eine Benachrichtigung, wenn Sie eine entsprechende Regel eingerichtet haben.
Die Benachrichtigungsliste zeigt auf einen Blick: welche Regel ausgelöst wurde, wer betroffen ist und wann es passiert ist. Ob automatisches Ausstempeln, Wochenarbeitszeit-Grenzwert oder zyklischer Workflow, alle Ereignisse werden lückenlos protokolliert.
So behalten HR und Führungskräfte die Kontrolle über ihre Geschäftsprozesse, ohne aktiv nachschauen zu müssen.
Workflows können so konfiguriert werden, dass sie periodisch Berichte generieren und automatisch versenden, täglich, wöchentlich oder monatlich. So erhalten HR und Führungskräfte relevante Auswertungen, ohne selbst aktiv werden zu müssen.
Das Beispiel zeigt einen automatisierten Bericht über Mitarbeitende mit mehr als 10 Minusstunden: Soll- und Iststunden werden gegenübergestellt, die Differenz auf einen Blick sichtbar. Solche Berichte können als PDF heruntergeladen und direkt an die Lohnbuchhaltung oder Behörden weitergeleitet werden.
Für eine vollständige Auswertung aller Arbeitszeiten empfiehlt sich die Kombination mit dem Berichtswesen von TimeTrack. Wer Zeiten zusätzlich für die Lohnabrechnung aufbereiten möchte, findet weitere Möglichkeiten unter Schnittstellen.
Was ist mit Workflow gemeint?
Ein Workflow, auch bekannt als Arbeitsablauf, bezeichnet die Sequenz von Schritten und Prozessen, die erforderlich sind, um ein bestimmtes Ziel oder eine Aufgabe in einem geschäftlichen Kontext zu erreichen.
Wie funktioniert ein Workflow?
Bei einem Workflow werden Aufgaben und Prozesse in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt. Jeder Schritt im Workflow hat klar definierte Zuständigkeiten, Anforderungen und Zwischenergebnisse, die zum nächsten Schritt führen. Workflow-Management-Tools können dabei helfen, den Ablauf zu koordinieren und zu automatisieren.
Was versteht man unter Workflow Management?
Workflow-Management umfasst die Koordination, Steuerung und Optimierung von Arbeitsabläufen innerhalb einer Organisation.
Was ist Workflow Automatisierung?
Workflow-Automatisierung bezieht sich auf den Einsatz von Technologie, um repetitive und manuelle Aufgaben in einem Workflow zu automatisieren. Durch die Automatisierung können Zeit und Ressourcen eingespart, Fehler reduziert und die Effizienz gesteigert werden.
Was ist der größte Vorteil von Workflows?
Nachdem Sie Ihre internen Geschäftsprozesse einrichten, müssen Sie diese nicht mehr manuell verfolgen und können diese Zeit in andere Arbeitsabläufe investieren. Die Workflows wird diese Geschäftsprozesse automatisieren und Sie benachrichtigen, falls Ihre Regeln auftreten.
Welche Geschäftsprozesse kann ich mit TimeTrack Workflows automatisieren?
Sie können fast alle internen Geschäftsprozesse mit Workflows automatisieren. Zum Beispiel können Sie Ihre Mitarbeitenden an bestimmten Zeiten automatisch ein-und ausstempeln, Ihre Urlaubstage genehmigen, über Ihre Über- oder Minusstunden benachrichtigt werden, und vieles mehr.
Wie richte ich die Regeln in der Software ein?
Wir bieten unseren Kunden eine professionelle Einrichtung, die entweder von unserem IT- oder Salesteam durchgeführt wird.
Welche Lizenz brauche ich, um TimeTrack Workflows zu benutzen?
Die Premium und Gold Lizenzen erhalten das Workflows-Feature.
Wie kann ich einen Workflow erstellen?
Die Erstellung eines Workflows beginnt mit der Identifizierung der erforderlichen Schritte und Prozesse, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Workflow-Diagramme oder -Visualisierungen können dabei helfen, den Ablauf zu planen und zu dokumentieren.
