La plataforma para enviar una carta física adecuada es el sobre, el cual consiste en una envoltura rectangular en papel y materiales de cartón más grueso, esto depende de cada empresa, en la que se inserta la carta.
Los sobres pueden ser de color blanco o sepia, sin embargo algunas instituciones deciden darle vida propia a sus sobres, diseñándolos en otros colores y hasta insertándole su sello o logo.
Para que la carta o comunicación llegue al destino adecuado, es necesario que el sobre contenga algunos datos que permitan al mensajero o fax determinar la ubicación y nombres del destinatario.
En caso de que se envíen varios documentos o dinero en efectivo, el sobre tradicional de carta se puede sustituir por un sobre manila, al mismo se le deben plasmar los mismos datos que el anterior como sello o logo de la institución, destinatario, dirección del destinatario, remitente o membrete. Ambas partes del sobre pueden estar escrita a mano o digitalizadas, se recomienda utilizar la segunda por medio de labels o mejor dicho trocitos de papel que se pegan al sobre.
¿CUALES SON SUS PARTES?
Partes del sobre
Acuse de recibido
Todos los comunicados enviados fuera de una empresa deben tener una copia de recibido, esto permite dejar una constancia de la fecha en que se entregó y la persona que lo recibió. La persona que recibe el sobre suele llamarse oyente.
El acuse de recibido, además ayuda para que en caso de pérdida de la comunicación original la empresa tenga la copia del escrito y en cualquier momento puede redactar con las mismas especificaciones la carta anterior, en caso de que la persona envíe como acuse la copia, en otros casos, en los que se emite un formulario de datos, no es posible, a menos que este guardada en un ordenador o computadora.
El Destinatario
El destinatario se refiera a la persona que va dirigida la carta. El nombre del destinatario debe colocarse en la cara principal del sobre. Si el sobre no tiene destinatario es difícil que la recepción de la organización que la reciba o dicha persona sepa con certeza que es para ella.
Este inconveniente dificultará que el mensaje llegué a tiempo, pues el departamento de comunicación o la personas en cuestión que la reciba tendrá que tomar la decisión de abrirla, cosa que no es permitida.
Es importante destacar que cuando se prepara un sobre ninguno de los detalles que este lleva se puede omitir.
La dirección
La dirección del destinatario debe colocarse justo debajo del nombre. La dirección debe estar correctamente escrita, nombre de la avenida, calle, y número. Por lo general si la dirección es difícil de localizar, para que el mensajero llegue de forma rápida y correcta se puede poner una referencia como plazas, edificios, entre otras.
Tanto el nombre de destinatario como la dirección se colocarán en la parte izquierda o centralizado al centro del sobre.
El remitente
El remitente es la persona o institución que envía la carta, información o comunicación. El nombre del remitente se coloca en la parte detrás del sobre, justo donde se forma el recuadro que cierra, el nombre correcto es solapa posterior.
El remitente también debe colocar la dirección de su domicilio, de donde se envía y la fecha de envío.
Sello
También se le puede llamar logo o estampilla institucional. Este permite que la persona que reciba el sobre sin tener que leer el nombre pueda identificar de donde procede el mismo. El sello se coloca en la parte superior derecha en la cara principal del sobre, quedando justo encima del nombre de destinatario.
