ISS Global Privacy Statement

Personopplysninger betyr all informasjon som er relatert til en identifisert eller identifiserbar fysisk person, som navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse.

Spesielle kategorier av personopplysninger brukes til å beskrive en undergruppe av personopplysninger som anses som mer følsomme. Det kan handle om informasjon som rase, etnisk opprinnelse, religion, seksuell legning, helseinformasjon og fagforeningsmedlemskap. 

Vi samler inn personopplysninger angående våre medarbeidere, potensielle medarbeidere (dvs. jobbkandidater, jobbsøkere), kunder, leverandører, kunders og leverandørers representanter, investorer/aksjonærer, andre interessenter og brukere av våre nettsteder. Når det gjelder innsamling av personopplysninger under vårt varslersystem (Speak-Up System), vennligst se avsnitt 3 i denne personvernerklæringen.  
 
Personopplysninger som vi kan be deg om å oppgi inkluderer, men er ikke begrenset til, kontaktinformasjon (for eksempel navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse), forretningsrelatert informasjon, bilder, videoer og identifikasjonsdokumenter.   
 
Vi samler inn dine personopplysninger av følgende grunner:  
 
- Rekruttering og utvikling (for å identifisere potensielle kandidater, rekruttering og utvikling av medarbeidere etc.)  
 
- Administrasjon (administrasjon av medarbeiderinformasjon, aksjonærliste etc.)  
 
- Kommunikasjon (til investorer/aksjonærer, nåværende og potensielle kunder, andre) 

Forstå kommunikasjonspreferanser: (eks. i vår tilnærming til kundeengasjement bruker vi en metode utviklet for å få innsikt i kommunikasjonspreferanser. Ved å forstå disse preferansene tar vi sikte på å sikre at interaksjonene og svarene våre er skreddersydd for å resonere med våre kunder og potensielle kunder på en måte som fremmer klar, effektiv og gjensidig fordelaktig kommunikasjon) 

- Levering av våre tjenester (f.eks. for å forenkle transaksjoner; analysere og optimalisere driften; markedsføre våre tilbud; håndtere klager, administrere kontraktsforhold, etc.)  
 
- Anskaffelse av tjenester og produkter (f.eks. for å behandle transaksjoner; analysere markeder; analysere og optimere forsyningskjeden vår, administrere kontraktsforhold osv.)  
 
- Overvåking av bruken av våre systemer og nettsteder (f.eks. for å sikre sikker og kompatibel bruk, for å analysere og tilpasse brukeropplevelsen, etc.)  
 
Vår behandling av personopplysninger til ovennevnte formål er basert på vår legitime interesse, inkludert uten begrensning til, våre legitime interesser for å tiltrekke, velge og administrere medarbeidere, gi troverdig og relevant kommunikasjon og utvikle virksomheten vår. Vi kan også behandle personopplysninger for å oppfylle lov- og forskriftskrav. I visse situasjoner kan vi også behandle personopplysninger basert på ditt samtykke.   
 
Vi beholder retten til potensielt å holde tilbake informasjon eller tjenester hvis vi ikke er i stand til å identifisere deg basert på den oppgitte informasjonen. Selv om det er din rett å ikke gi oss den forespurte informasjonen, kan dette begrense vår evne til å hjelpe deg eller oppfylle dine forespørsler.   

I tråd med ISS' verdier og Code of Conduct, er vår forretningsintegritet ikke forhandlingsbar.  Vi er opptatt av å drive virksomheten vår i samsvar med loven og høye etiske standarder. Vi har derfor etablert et varsler-system kalt Speak Up, der vi også kan behandle dine personopplysninger. Vennligst les vår Speak Up-policy for ytterligere informasjon om behandling personopplysninger, inkludert uten begrensning til, informasjon om hva slags personopplysninger som behandles, formålet med behandlingen, rettigheter til data osv.   

Vi samler vanligvis inn personopplysninger direkte fra deg (med mindre du på annen måte gir ditt samtykke til at vi kan innhente slike data fra tredjepart). Vi samler inn personopplysningene du gir oss gjennom bruk av vårt nettsted, sosiale medier, under telefonsamtaler med våre representanter, når vi leverer og administrerer tjenester til deg og på skjemaer eller annen korrespondanse utfylt av deg.  
 
Hvis vi mottar personopplysninger om deg som vi ikke har bedt om og som ikke har relevans for behandlingsaktivitetene det gjelder, vil vi slette eller permanent anonymisere dataene, med mindre annet er lovpålagt. 

Nettstedet vårt kan inneholde lenker til tredjeparts nettsteder. Vær oppmerksom på at vilkårene i ISS Global Privacy Statement ikke gjelder for eksterne nettsteder. Hvis du ønsker å finne ut hvordan en tredjepart håndterer personinformasjonen din, må du kontakte denne tredjeparten og lese personvernerklæringen deres.  

Vi kan dele personinformasjon for ethvert av formålene nevnt i avsnitt 2 ovenfor, med tredjepart. Slike tredjeparter inkluderer: Andre bedriftsenheter, agenter, eksterne rådgivere, våre eksterne tjenesteleverandører og entreprenører (for eksempel hvilken som helst e-postleverandør, kommersiell agent eller støttetjeneste), offentlige etater inkludert lovhåndhevelse, regulerende og tvisteløsningsorganer (eller ethvert annet organ som det skal kreves avsløring ved lov eller domstol/domstolskendelse) og enhver annen person eller enhet som avsløringen er autorisert av deg.

Når vi videresender personinformasjon til en tredjepart som behandler personopplysninger på våre vegne, tar vi alle rimelige skritt for å sikre at slike tredjeparter vil iverksette passende tekniske og organisatoriske tiltak og er bundet av taushetsplikt og juridiske forpliktelser med hensyn til beskyttelsen av personopplysningene. Den potensielle avsløringen av personopplysningene skjer i samsvar med lovkrav. Dette betyr at slik behandling er beskyttet av databehandlingsavtaler for å sikre at personopplysninger ikke blir behandlet for andre formål enn de som er tydelig angitt, og for å sikre at våre tredjeparter opprettholder tilstrekkelige sikkerhetstiltak for å beskytte personopplysninger. 

Vi vil ikke avsløre personopplysninger til tredjepartsorganisasjoner som befinner seg utenfor landet der vi har mottatt informasjonen din uten ditt forutgående skriftlige samtykke, bortsett fra som beskrevet nedenfor, eller der avsløring på annen måte er autorisert eller påkrevd av lov eller domstol/domstolsorden.

Vi kan overføre personopplysninger internt i ISS Group, og til våre operasjoner eller entreprenører som ligger utenfor EU/EØS. Imidlertid endrer ikke slik overføring vår forpliktelse til å beskytte dine personlige data i henhold til denne personvernerklæringen.

Hvis personopplysninger blir overført utenfor EU/EØS, sikrer ISS et tilstrekkelig sikkerhetsnivå ved å overføre til land som er godkjent av EU-kommisjonen og har et tilstrekkelig beskyttelsesnivå, eller ved å inngå en passende utarbeidet kontrakt mellom ISS og annen mottaker utenfor EU/EØS som mottar dataene. 

ISS kan bruke personopplysninger for å opplyse deg om våre tjenester og produkter, eller tilsvarende fra tredjepart som anses som relevant for deg. Med ditt spesifikke samtykke, kan vi gi personopplysninger til slike tredjepartsorganisasjoner for spesifikke markedsføringsformål.

Basert på arten av forretningsforholdet vårt, kan det være at vi ønsker å bruke deg som referanse når vi markedsfører virksomheten vår til andre. I slike tilfeller vil vi be om ditt spesifikke samtykke og vil bare avsløre personopplysninger i den grad vi har ditt samtykke.

Du kan når som helst be oss om å ikke kontakte deg om produkter eller tjenester og ikke avsløre dataene dine til andre ved å kontakte oss eller, hvor det er aktuelt, ved å klikke på avregistreringsknappen i e-postmeldingene våre. 

Vi lagrer dine personopplysninger i papirbaserte og/eller digitale filer og registre. Vi har satt i verk beskyttelsestiltak, slik loven krever, for å beskytte personopplysningene vi behandler mot misbruk, forstyrrelser, tap, uautorisert tilgang, modifisering eller avsløring. Vi har en rekke tekniske sikkerhetstiltak på plass. Disse inkluderer en rekke systemer og sikkerhetstiltak for kommunikasjon, i tillegg til sikker lagring av papirkopier og bruk av kryptering. I tillegg er tilgangen til personopplysninger begrenset til de som trenger det for å oppfylle sine formål.

Vi oppbevarer personopplysninger kun så lenge det er nødvendig, og for formålet vi behandler dataene for - som er i samsvar med vår standard for lagring og sletting.

Hvis du er ansatt i ISS, vil vi lagre dine personopplysninger opp til fem (5) år etter arbeidsforholdets slutt, eller i lengre perioder dersom det kreves i gjeldende lokal lov.

Hvis du er jobbsøker, vil vi oppbevare personopplysningene til fremtidig rekrutteringsformål etter ditt samtykke. Ved en potensiell tvist i forbindelse med rekrutteringsprosessen, kan personopplysningene oppbevares i inntil (6) måneder etter avsluttet rekrutteringsprosess.

Hvis du er en investor eller aksjonær, vil vi oppbevare personopplysningene så lenge du er en investor eller aksjonær, og hvis det er relevant for spesifikke selskapsdokumenter, så lenge ISS eksisterer som selskap.

Hvis personopplysningene utgjør en del av de økonomiske postene, vil vi vanligvis oppbevare informasjonen i en periode på fem (5) år fra slutten av det regnskapsåret som økonomiregistrene er knyttet til, eller i lengre perioder i henhold til gjeldende lov.

Hvis du har samtykket til å motta direkte markedsføring elektronisk, er vi forpliktet til å oppbevare personopplysningen i inntil to (2) år etter at du har trukket tilbake ditt samtykke for å dokumentere samsvar med gjeldende spam-regler.

Hvis du er bruker av våre nettsteder, kan du se lagringsperioden for informasjonskapsler ovenfor.

Hvis du er en nåværende eller potensiell kunde eller leverandør, vil vi vanligvis oppbevare personopplysningene i en periode på fem (5) år etter vår siste interaksjon med deg.

Vi tar rimelige skritt for å slette eller permanent anonymisere alle personopplysninger etter at de ikke lenger kan brukes, i samsvar med denne personvernerklæringen. 

Vi gjør rimelige tiltak for å sikre at du er i stand til å utøve dine rettigheter om databeskyttelse. Med mindre annet er angitt i spesifikk databeskyttelses-lovgivning, har du følgende rettigheter:

Du har rett til å få tilgang til dine personopplysninger og få kopi av disse. Du har også rett til retting av personopplysningene vi behandler, samt rett til sletting. Du kan ha innvendinger mot behandlingen av personopplysningene, inkludert behandlingen av personopplysningene for direkte markedsføringsformål, eller du kan be oss om å begrense behandlingen. Videre kan du i noen tilfeller be om å få en kopi av personopplysningene dine i et strukturert og vanlig maskinlesbart format, og du har rett til å overføre disse dataene til en annen behandlingsansvarlig (dataportabilitet). Hvis behandlingen av personopplysningene utelukkende er basert på ditt samtykke, kan du når som helst trekke tilbake samtykket ditt. Vær oppmerksom på at dette ikke påvirker behandlingen av personopplysningene før tilbaketrekking av samtykket.

Hvis du har spørsmål om denne personvernerklæringen, eller hvis du ønsker å utøve dine rettigheter til databeskyttelse, vennligst kontakt vår personvernansvarlig skriftlig:  

Addresse: Group Data Protection Manager, ISS A/S, Buddingevej 197, DK 2860 Soeborg, Denmark

E-post: dpm@group.issworld.com

Du blir ikke belastet for å ha utøvet dine databeskyttelses-rettigheter. Når det er nevn, kan det hende du blir belastet for ekstra kopier av personinformasjonen i samsvar med gjeldende databeskyttelseslov. 

Før vi svarer på en registrert forespørsel, må vi bekrefte identiteten til den registrerte. Dermed må en registrert forespørsel suppleres med relevant informasjon som er nødvendig for at ISS kan identifisere deg og behandle forespørselen din. Der det er relevant, vil vi ta rimelige skritt for å sikre at personopplysningene blir korrigert eller slettet, varsle deg om korreksjon/sletting samt varsle andre mottakere om personopplysningene der vi er pålagt å gjøre det i henhold til gjeldende databeskyttelseslov.

Det kan være situasjoner der vi må avslå en forespørsel om korrigering eller sletting. I slike tilfeller kan du be om at vi inkluderer en erklæring om personopplysningene du ønsket å ha korrigert eller slettet.

Vi vil behandle og svare på forespørselen din uten unødig forsinkelse og i alle fall innen én (1) måned etter mottak av forespørselen, med mindre vi har rett til å forlenge svarperioden i henhold til gjeldende databeskyttelseslover. Ved en eventuell tidsforlengelse vil vi informere deg om dette sammen med årsakene til forsinkelsen. Hvis vi ikke kan imøtekomme forespørselen din, vil du motta en skriftlig forklaring på hvorfor, samt detaljer om ytterligere alternativer hvis du ikke er fornøyd med svaret vårt. 

Du er velkommen til å kontakte oss anonymt. Hvis du velger å være anonym, vil vår evne til å gi deg tjenestene eller informasjonen du ønsker, være begrenset. 

Hvis du ønsker å klage på vår behandling av personopplysninger, kan du kontakte vår personvernansvarlig:  
 
Telefon: +45 38 17 00 00   

Addresse: Group Data Protection Manager, ISS A/S, Buddingevej 197, DK 2860 Soeborg, Denmark

E-post: dpm@group.issworld.com 
 
Vi vil gjøre vårt beste for å behandle klagen din så raskt som mulig. Hvis du ikke er fornøyd med utfallet av klagen din, kan du videresende klagen til:  
 
Datatilsynet  

Telefon: +45 33 193 200  

Adresse: Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, Danmark  

Nettsted: www.datatilsynet.dk 

For mer informasjon om personvern generelt, kan du besøke Datatilsynets nettsted www.datatilsynet.dk. 

Vi kan gjennomgå, endre eller revidere personvernerklæringen vår og måten vi behandler personopplysninger på fra tid til annen. Vi vil legge ut den oppdaterte personvernerklæringen på vår nettside www.issworld.com. Eventuelle reviderte vilkår trer i kraft fra datoen for oppslaget. 

Last ned relevante filer for ISS' forretningspolicy (BCR) her. 

ISS BCR policy 

Rapporter en datahendelse her.