Đào tạo là một quá trình tốn kém không chỉ về mặt tiền bạc mà còn về thời gian và các nguồn lực khác được đầu tư vào đó.

Do đó, câu hỏi quan trọng nhất là xác định xem nhu cầu đào tạo có thực sự tồn tại hay không và liệu sự can thiệp có góp phần vào việc đạt được mục tiêu của tổ chức một cách trực tiếp hay gián tiếp hay không?

Câu trả lời cho câu hỏi nêu trên nằm ở 'phân tích nhu cầu đào tạo' - bước đầu tiên trong toàn bộ quá trình đào tạo và phát triển.

Phân tích nhu cầu đào tạo là một quá trình có hệ thống để hiểu các yêu cầu đào tạo.

Nó được tiến hành theo ba giai đoạn -

1. ở cấp độ tổ chức,
2. ở cấp độ cá nhân, và
3. ở cấp độ công việc,

Mỗi bước được gọi là phân tích tổ chức, phân tích cá nhân và phân tích công việc. Sau khi hoàn tất các phân tích này, kết quả sẽ được tổng hợp để xác định mục tiêu của chương trình đào tạo.

Một góc nhìn khác về nhu cầu đào tạo là sự khác biệt giữa "cái đang là" và "cái nên là". Xuất phát từ điều này, Ngân hàng Thế giới đã tiến hành phân tích nhu cầu và đi đến kết luận rằng nhiều đơn vị của mình ở các khu vực Đông Âu cần chuyển đổi từ doanh nghiệp nhà nước sang các tổ chức tự chủ. Sau đó, một số trường đại học đã được liên hệ để xây dựng các mô-đun cần thiết và tiến hành đào tạo dựa trên mô hình này.

Mặc dù mỗi bước trong toàn bộ quá trình đào tạo đều có tính độc đáo riêng, nhưng phân tích nhu cầu lại đặc biệt ở chỗ nó đặt nền tảng cho loại hình đào tạo cần thiết.

Đánh giá cung cấp thông tin chi tiết về loại can thiệp nào là cần thiết, kiến ​​thức hay kỹ năng hoặc cả haiTrong một số trường hợp, khi cả hai yếu tố này đều hiện diện mà hiệu suất vẫn chưa đạt được thì vấn đề có thể mang tính chất động lực. Điều này nhấn mạnh nhu cầu và sự can thiệp phù hợp, vốn là điều thiết yếu để việc đào tạo đạt hiệu quả.

Như đã đề cập trước đó, việc phân tích/đánh giá nhu cầu được thực hiện ở ba cấp độ - tổ chức, cá nhân và công việc. Bây giờ chúng ta sẽ xem xét chi tiết từng cấp độ.

1. Phân tích tổ chức

   Phân tích tổ chức nhằm mục đích liệt kê ngắn gọn các lĩnh vực trọng tâm để đào tạo trong tổ chức và các yếu tố có thể ảnh hưởng đến chúng.

   Sứ mệnh, tầm nhìn, mục tiêu, kho dữ liệu nhân sự, quy trình và dữ liệu hiệu suất của tổ chức đều được nghiên cứu. Nghiên cứu này đưa ra gợi ý về loại môi trường học tập cần thiết cho hoạt động đào tạo. Ví dụ, Motorola và IBM tiến hành khảo sát hàng năm, xem xét các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của tổ chức.

2. Phân tích công việc

   Phân tích công việc trong khảo sát đánh giá nhu cầu nhằm mục đích hiểu rõ "cái gì" của giai đoạn phát triển đào tạo. Loại can thiệp cần thiết sẽ được quyết định trong quá trình phân tích công việc.

   Đây là một đánh giá khách quan về công việc trong đó có cả cách tiếp cận hướng đến người lao động cũng như cách tiếp cận hướng đến nhiệm vụ được xem xét. Cách tiếp cận theo người lao động xác định các hành vi chính và YÊU CẦU cho một công việc cụ thể, còn cách tiếp cận theo nhiệm vụ xác định các hoạt động cần thực hiện trong một công việc cụ thể. Cách tiếp cận theo người lao động hữu ích trong việc quyết định can thiệp, và cách tiếp cận theo nhiệm vụ hữu ích trong việc phát triển nội dung và đánh giá chương trình.

3. Phân tích cá nhân

   Như tên gọi đã thể hiện rõ, phân tích cá nhân tập trung vào việc ai trong tổ chức cần được đào tạo và trong lĩnh vực cụ thể nào. Hiệu suất được lấy từ dữ liệu đánh giá hiệu suất và được so sánh với mức độ hoặc tiêu chuẩn hiệu suất mong đợi.

   Phân tích cá nhân cũng được thực hiện thông qua bảng câu hỏi, phản hồi 360 độ, phỏng vấn cá nhân, v.v.Tương tự như vậy, nhiều tổ chức sử dụng xếp hạng năng lực để đánh giá các nhà quản lý của họ; những xếp hạng này có thể đến từ cấp dưới, khách hàng, đồng nghiệp, sếp, v.v.

   Ngoài các tổ chức đã đề cập ở trên, các tổ chức này còn sử dụng các cuộc khảo sát thái độ, khảo sát sự cố quan trọng và khảo sát đánh giá để hiểu nhu cầu đào tạo, những nội dung này sẽ được thảo luận chi tiết trong các bài viết khác.