Lập kế hoạch có nghĩa là nhìn về phía trước và vạch ra các phương hướng hành động trong tương lai cần thực hiện. Đây là một bước chuẩn bị. Đây là một hoạt động có hệ thống, xác định thời điểm, cách thức và ai sẽ thực hiện một công việc cụ thể. Lập kế hoạch là một chương trình chi tiết về các phương hướng hành động trong tương lai.

Người ta nói đúng lắm "Vâng, kế hoạch đã hoàn thành một nửa"Do đó, lập kế hoạch cần xem xét các nguồn lực con người và vật chất tiềm năng của tổ chức để có được sự phối hợp hiệu quả, đóng góp và điều chỉnh hoàn hảo. Đây là chức năng quản lý cơ bản, bao gồm việc xây dựng một hoặc nhiều kế hoạch chi tiết nhằm đạt được sự cân bằng tối ưu giữa nhu cầu và nguồn lực hiện có.

Theo Urwick, “Lập kế hoạch là khuynh hướng tinh thần để thực hiện mọi việc theo trình tự, suy nghĩ trước khi hành động và hành động dựa trên sự thật thay vì phỏng đoán”. Lập kế hoạch là quyết định phương án tốt nhất trong số những phương án khác để thực hiện các chức năng quản lý khác nhau nhằm đạt được các mục tiêu đã định trước.

Theo Koontz O'Donell, “Lập kế hoạch là quyết định trước phải làm gì, làm như thế nào và ai sẽ làm. Lập kế hoạch thu hẹp khoảng cách giữa nơi chúng ta đang ở và nơi chúng ta muốn đến. Nó giúp những điều không thể xảy ra có thể xảy ra”.

Các bước trong chức năng lập kế hoạch

Chức năng lập kế hoạch của quản lý bao gồm các bước sau:-

1. Thiết lập mục tiêu

   1. Việc lập kế hoạch đòi hỏi một cách tiếp cận có hệ thống.

   2. Việc lập kế hoạch bắt đầu bằng việc đặt ra các mục tiêu và mục đích cần đạt được.

   3. Mục tiêu cung cấp lý do để thực hiện nhiều hoạt động khác nhau cũng như chỉ ra hướng nỗ lực.

   4. Hơn nữa, mục tiêu tập trung sự chú ý của người quản lý vào kết quả cuối cùng cần đạt được.

   5. Trên thực tế, mục tiêu là nền tảng cho quá trình lập kế hoạch. Do đó, mục tiêu cần được trình bày rõ ràng, chính xác và mạch lạc. Nếu không, các hoạt động được thực hiện chắc chắn sẽ không hiệu quả.

   6. Mục tiêu nên được nêu rõ ràng bằng các thuật ngữ định lượng. Ví dụ: Số lượng nhân viên làm việc, mức lương, sản lượng, v.v. Tuy nhiên, mục tiêu như vậy không thể được nêu rõ ràng bằng các thuật ngữ định lượng như hiệu suất của quản lý kiểm soát chất lượng, hiệu quả của quản lý nhân sự.

   7. Những mục tiêu như vậy cần được xác định cụ thể theo các thuật ngữ định tính.

   8. Do đó, mục tiêu phải thực tế, có thể chấp nhận được, khả thi và có thể đạt được.

2. Thành lập cơ sở quy hoạch

   1. Tiền đề lập kế hoạch là những giả định về hình thái sống động của các sự kiện trong tương lai.

   2. Chúng đóng vai trò là cơ sở cho việc lập kế hoạch.

   3. Việc thiết lập tiền đề quy hoạch có liên quan đến việc xác định nơi nào có xu hướng đi chệch khỏi kế hoạch thực tế và nguyên nhân của những sai lệch đó.

   4. Mục đích là tìm ra những trở ngại nào đang tồn tại trong quá trình kinh doanh.

   5. Việc thiết lập tiền đề quy hoạch có liên quan đến việc thực hiện các bước nhằm tránh những trở ngại này ở mức độ lớn.

   6. Tiền đề quy hoạch có thể là nội bộ hoặc bên ngoài. Nội bộ bao gồm chính sách đầu tư vốn, quan hệ lao động quản lý, triết lý quản lý, v.v. Trong khi đó, ngoại bộ bao gồm những thay đổi về kinh tế - xã hội, chính trị và kinh tế.

   7. Tiền đề bên trong có thể kiểm soát được trong khi tiền đề bên ngoài không thể kiểm soát được.

3. Lựa chọn phương án hành động thay thế

   1. Khi có dự báo và tiền đề đã được thiết lập, một số phương án hành động thay thế phải được xem xét.

   2. Vì mục đích này, từng giải pháp thay thế sẽ được đánh giá bằng cách cân nhắc ưu và nhược điểm dựa trên nguồn lực sẵn có và yêu cầu của tổ chức.

   3. Ưu điểm, nhược điểm cũng như hậu quả của mỗi phương án phải được xem xét trước khi đưa ra lựa chọn.

   4. Sau khi đánh giá khách quan và khoa học, phương án tốt nhất sẽ được lựa chọn.

   5. Các nhà hoạch định nên sử dụng nhiều kỹ thuật định lượng khác nhau để đánh giá tính ổn định của một phương án thay thế.

4. Xây dựng kế hoạch phái sinh

   1. Kế hoạch phái sinh là kế hoạch phụ hoặc kế hoạch thứ cấp giúp đạt được kế hoạch chính.

   2. Các kế hoạch phụ sẽ xuất phát từ kế hoạch cơ bản. Chúng nhằm mục đích hỗ trợ và đẩy nhanh việc thực hiện các kế hoạch cơ bản.

   3. Các kế hoạch chi tiết này bao gồm các chính sách, quy trình, quy tắc, chương trình, ngân sách, lịch trình, v.v. Ví dụ, nếu mục tiêu chính của doanh nghiệp là tối đa hóa lợi nhuận, thì các kế hoạch phái sinh sẽ bao gồm tối đa hóa doanh số, tối đa hóa sản lượng và giảm thiểu chi phí.

   4. Kế hoạch phái sinh chỉ ra lịch trình thời gian và trình tự thực hiện các nhiệm vụ khác nhau.

5. Đảm bảo sự hợp tác

   1. Sau khi các kế hoạch đã được xác định, điều cần thiết là phải tiết lộ bí mật cho cấp dưới hoặc những người phải thực hiện các kế hoạch này.

   2. Mục đích đằng sau việc đưa họ vào danh sách tin cậy là:

      1. Người cấp dưới có thể cảm thấy có động lực vì họ được tham gia vào quá trình ra quyết định.

      2. Tổ chức có thể nhận được những gợi ý và cải tiến có giá trị trong việc xây dựng cũng như thực hiện kế hoạch.

      3. Ngoài ra, nhân viên sẽ quan tâm hơn đến việc thực hiện các kế hoạch này.

6. Theo dõi/Đánh giá kế hoạch

   1. Sau khi chọn một phương án hành động cụ thể, phương án đó sẽ được đưa vào thực hiện.

   2. Sau khi kế hoạch đã chọn được triển khai, điều quan trọng là phải đánh giá hiệu quả của kế hoạch đó.

   3. Việc này được thực hiện dựa trên phản hồi hoặc thông tin nhận được từ các phòng ban hoặc cá nhân có liên quan.

   4. Điều này cho phép ban quản lý điều chỉnh sai lệch hoặc sửa đổi kế hoạch.

   5. Bước này thiết lập mối liên kết giữa chức năng lập kế hoạch và chức năng kiểm soát.

   6. Việc theo dõi phải đi đôi với việc thực hiện các kế hoạch để dựa trên những quan sát đã thực hiện, các kế hoạch trong tương lai có thể trở nên thực tế hơn.