Kiểm soát như một chức năng quản lý bao gồm các bước sau:

1. Thiết lập các tiêu chuẩn- Tiêu chuẩn là những kế hoạch hoặc mục tiêu cần đạt được trong quá trình hoạt động kinh doanh. Chúng cũng có thể được coi là tiêu chí để đánh giá hiệu suất. Tiêu chuẩn thường được phân loại thành hai loại:

   1. Có thể đo lường hoặc hữu hình - Những tiêu chuẩn có thể đo lường và thể hiện được gọi là tiêu chuẩn có thể đo lường. Chúng có thể ở dạng chi phí, sản lượng, chi phí, thời gian, lợi nhuận, v.v.

   2. Không thể đo lường hoặc vô hình - Có những tiêu chuẩn không thể đo lường bằng tiền. Ví dụ: hiệu suất của người quản lý, sự lệch lạc của người lao động, thái độ của họ đối với một vấn đề. Những tiêu chuẩn này được gọi là tiêu chuẩn vô hình.

   Việc kiểm soát trở nên dễ dàng hơn thông qua việc thiết lập các tiêu chuẩn này vì việc kiểm soát được thực hiện dựa trên các tiêu chuẩn này.

2. Đo lường hiệu suất- Bước quan trọng thứ hai trong việc kiểm soát là đo lường hiệu suất. Việc tìm ra sai lệch trở nên dễ dàng thông qua việc đo lường hiệu suất thực tế.

   Mức độ hiệu suất đôi khi dễ đo lường, đôi khi lại khó. Việc đo lường các tiêu chuẩn hữu hình thì dễ vì nó có thể được thể hiện bằng đơn vị, chi phí, tiền tệ, v.v. Việc đo lường định lượng trở nên khó khăn khi hiệu suất của người quản lý phải được đo lường. Hiệu suất của người quản lý không thể đo lường bằng số lượng. Nó chỉ có thể được đo lường bằng:

   1. Thái độ của người lao động,
   2. Tinh thần làm việc của họ,
   3. Sự phát triển trong thái độ liên quan đến môi trường vật chất và
   4. Sự giao tiếp của họ với cấp trên.

   Đôi khi, việc này cũng được thực hiện thông qua nhiều báo cáo khác nhau như báo cáo hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm.

3. So sánh hiệu suất thực tế và hiệu suất tiêu chuẩn- Việc so sánh hiệu suất thực tế với mục tiêu kế hoạch là rất quan trọng. Độ lệch có thể được định nghĩa là khoảng cách giữa hiệu suất thực tế và mục tiêu kế hoạch. Người quản lý phải tìm ra hai điều ở đây - mức độ sai lệch và nguyên nhân của sai lệch.

   Mức độ sai lệch nghĩa là người quản lý phải tìm hiểu xem sai lệch đó là tích cực hay tiêu cực, hoặc liệu hiệu suất thực tế có phù hợp với hiệu suất đã hoạch định hay không. Người quản lý phải thực hiện kiểm soát bằng ngoại lệ. Họ phải tìm ra những sai lệch quan trọng và then chốt đối với hoạt động kinh doanh.

   Những sai lệch nhỏ cần được bỏ qua. Những sai lệch lớn như thay thế máy móc, bổ nhiệm công nhân, chất lượng nguyên liệu thô, tỷ suất lợi nhuận, v.v. cần được xem xét một cách có ý thức. Do đó, người ta nói: "Nếu một nhà quản lý kiểm soát mọi thứ, cuối cùng anh ta chẳng kiểm soát được gì cả."

   Ví dụ, nếu chi phí văn phòng phẩm tăng nhẹ từ 5 đến 10% thì được gọi là chênh lệch nhỏ. Ngược lại, nếu sản lượng hàng tháng liên tục giảm thì được gọi là chênh lệch lớn.

   Khi đã xác định được sai lệch, người quản lý phải suy nghĩ về nhiều nguyên nhân dẫn đến sai lệch. Các nguyên nhân có thể là:

   1. Kế hoạch sai lầm,
   2. Sự phối hợp lỏng lẻo,
   3. Việc thực hiện các kế hoạch bị lỗi và
   4. Giám sát và truyền thông không hiệu quả, v.v.

4. Thực hiện các biện pháp khắc phục- Khi đã xác định được nguyên nhân và mức độ sai lệch, người quản lý phải phát hiện những sai sót đó và thực hiện các biện pháp khắc phục. Có hai phương án:
   1. Thực hiện các biện pháp khắc phục những sai lệch đã xảy ra; và
   2. Sau khi thực hiện các biện pháp khắc phục, nếu hiệu suất thực tế không phù hợp với kế hoạch, người quản lý có thể điều chỉnh các mục tiêu. Đây là lúc quá trình kiểm soát kết thúc. Theo dõi là một bước quan trọng vì chỉ thông qua việc thực hiện các biện pháp khắc phục, người quản lý mới có thể thực hiện kiểm soát.