منصوبہ بندی اس کا مطلب ہے آگے دیکھنا اور عمل کرنے کے مستقبل کے کورسز کو چاک کرنا۔ یہ ایک تیاری کا مرحلہ ہے۔ یہ ایک منظم سرگرمی ہے جو اس بات کا تعین کرتی ہے کہ کوئی مخصوص کام کب، کیسے اور کون انجام دینے جا رہا ہے۔ منصوبہ بندی مستقبل کے عمل کے حوالے سے ایک تفصیلی پروگرام ہے۔

درست کہا ہے۔ "خیر منصوبہ آدھا ہو چکا ہے۔". اس لیے منصوبہ بندی میں تنظیم کے دستیاب ممکنہ انسانی اور جسمانی وسائل کو مدنظر رکھا جاتا ہے تاکہ موثر ہم آہنگی، شراکت کامل ایڈجسٹمنٹ حاصل کی جا سکے۔ یہ بنیادی انتظامی فنکشن ہے جس میں دستیاب وسائل کے ساتھ ضروریات یا مطالبات کا زیادہ سے زیادہ توازن حاصل کرنے کے لیے ایک یا زیادہ تفصیلی منصوبوں کی تشکیل شامل ہے۔

اروک کے مطابق، "منصوبہ بندی ایک ذہنی رجحان ہے کہ کام کو منظم طریقے سے کرنا، کام کرنے سے پہلے سوچنا اور اندازوں کی بجائے حقائق کی روشنی میں کام کرنا"۔ منصوبہ بندی پہلے سے طے شدہ اہداف کے حصول کے لیے مختلف انتظامی افعال انجام دینے کے لیے دوسروں کے درمیان بہترین متبادل کا فیصلہ کرتی ہے۔

Koontz O'Donell کے مطابق، "منصوبہ بندی پہلے سے فیصلہ کرتی ہے کہ کیا کرنا ہے، کیسے کرنا ہے اور کس نے کرنا ہے۔ منصوبہ بندی اس فرق کو ختم کرتی ہے کہ ہم کہاں ہیں، ہم کہاں جانا چاہتے ہیں۔

پلاننگ فنکشن میں اقدامات

انتظام کی منصوبہ بندی کی تقریب مندرجہ ذیل اقدامات پر مشتمل ہے: -

1. مقاصد کا قیام

   1. منصوبہ بندی کے لیے ایک منظم انداز کی ضرورت ہوتی ہے۔

   2. منصوبہ بندی کا آغاز اہداف اور مقاصد کے حصول کے ساتھ ہوتا ہے۔

   3. مقاصد مختلف سرگرمیوں کو شروع کرنے کے ساتھ ساتھ کوششوں کی سمت کی نشاندہی کرتے ہیں۔

   4. مزید برآں مقاصد مینیجرز کی توجہ حاصل کیے جانے والے حتمی نتائج پر مرکوز کرتے ہیں۔

   5. حقیقت میں، مقاصد منصوبہ بندی کے عمل کو مرکز فراہم کرتے ہیں۔ اس لیے مقاصد کو واضح، قطعی اور غیر مبہم زبان میں بیان کیا جانا چاہیے۔ بصورت دیگر شروع کی گئی سرگرمیاں بے اثر ہو جائیں گی۔

   6. جہاں تک ممکن ہو، مقاصد کو مقداری لحاظ سے بیان کیا جائے۔ مثال کے طور پر، کام کرنے والے مردوں کی تعداد، دی گئی اجرت، تیار کردہ یونٹ وغیرہ۔ لیکن اس طرح کے مقصد کو کوالٹی کنٹرول مینیجر کی کارکردگی، پرسنل مینیجر کی تاثیر جیسی مقداری اصطلاحات میں بیان نہیں کیا جا سکتا۔

   7. ایسے اہداف کو معیار کے لحاظ سے بیان کیا جانا چاہیے۔

   8. اس لیے مقاصد کو عملی، قابل قبول، قابل عمل اور قابل حصول ہونا چاہیے۔

2. منصوبہ بندی کے احاطے کا قیام

   1. منصوبہ بندی کے احاطے مستقبل میں ہونے والے واقعات کی جاندار شکل کے بارے میں مفروضے ہیں۔

   2. وہ منصوبہ بندی کی بنیاد کے طور پر کام کرتے ہیں۔

   3. منصوبہ بندی کے احاطے کے قیام کا تعلق اس بات کا تعین کرنے سے ہے کہ اس طرح کے انحراف کے اصل منصوبوں اور اسباب سے کہاں انحراف ہوتا ہے۔

   4. یہ معلوم کرنا ہے کہ آپریشن کے دوران کاروبار کی راہ میں کیا رکاوٹیں حائل ہیں۔

   5. منصوبہ بندی کے احاطے کے قیام کا تعلق ایسے اقدامات اٹھانے کے لیے ہے جو ان رکاوٹوں سے کافی حد تک بچ جائیں۔

   6. منصوبہ بندی کا احاطہ اندرونی یا بیرونی ہو سکتا ہے۔ اندرونی میں سرمایہ کاری کی پالیسی، انتظامی مزدور تعلقات، انتظام کا فلسفہ، وغیرہ شامل ہیں جبکہ بیرونی میں سماجی، اقتصادی، سیاسی اور اقتصادی تبدیلیاں شامل ہیں۔

   7. اندرونی احاطے قابل کنٹرول ہیں جبکہ بیرونی ناقابل کنٹرول ہیں۔

3. متبادل طریقہ کار کا انتخاب

   1. جب پیشن گوئی دستیاب ہوتی ہے اور احاطے قائم ہو جاتے ہیں، تو متعدد متبادل اقدامات پر غور کرنا پڑتا ہے۔

   2. اس مقصد کے لیے، ہر ایک متبادل کو اس کے فوائد اور نقصانات کو دستیاب وسائل اور تنظیم کی ضروریات کی روشنی میں جانچا جائے گا۔

   3. انتخاب کرنے سے پہلے ہر متبادل کی خوبیوں، خامیوں کے ساتھ ساتھ اس کے نتائج کا بھی جائزہ لینا چاہیے۔

   4. معروضی اور سائنسی تشخیص کے بعد بہترین متبادل کا انتخاب کیا جاتا ہے۔

   5. منصوبہ سازوں کو متبادل کے استحکام کا فیصلہ کرنے کے لیے مختلف مقداری تکنیکوں کی مدد لینی چاہیے۔

4. مشتق منصوبوں کی تشکیل

   1. مشتق منصوبے ذیلی منصوبے یا ثانوی منصوبے ہیں جو مرکزی منصوبے کے حصول میں مدد کرتے ہیں۔

   2. ثانوی منصوبے بنیادی منصوبے سے نکلیں گے۔ ان کا مقصد بنیادی منصوبوں کے حصول میں مدد اور تیز کرنا ہے۔

   3. ان تفصیلی منصوبوں میں پالیسیاں، طریقہ کار، قواعد، پروگرام، بجٹ، نظام الاوقات وغیرہ شامل ہیں۔ مثال کے طور پر، اگر منافع کو زیادہ سے زیادہ کرنا انٹرپرائز کا بنیادی مقصد ہے، تو مشتق منصوبوں میں فروخت کی زیادہ سے زیادہ، پیداوار کو زیادہ سے زیادہ، اور لاگت کو کم کرنا شامل ہوگا۔

   4. مشتق منصوبے وقت کے نظام الاوقات اور مختلف کاموں کو پورا کرنے کی ترتیب کی نشاندہی کرتے ہیں۔

5. تعاون کو محفوظ بنانا

   1. منصوبوں کا تعین کرنے کے بعد، یہ ضروری ہے کہ ماتحتوں یا ان منصوبوں پر عمل درآمد کرنے والوں کو اعتماد میں لیا جائے۔

   2. انہیں اعتماد میں لینے کے پیچھے مقاصد یہ ہیں:-

      1. ماتحت افراد حوصلہ افزائی محسوس کر سکتے ہیں کیونکہ وہ فیصلہ سازی کے عمل میں شامل ہیں۔

      2. تنظیم قیمتی تجاویز حاصل کر سکتی ہے اور منصوبہ بندی کے ساتھ ساتھ ان پر عمل درآمد میں بہتری لا سکتی ہے۔

      3. نیز ملازمین ان منصوبوں پر عمل درآمد میں زیادہ دلچسپی لیں گے۔

6. منصوبوں کی پیروی/تشخیص

   1. عمل کا ایک خاص طریقہ منتخب کرنے کے بعد، اسے عمل میں لایا جاتا ہے۔

   2. منتخب کردہ منصوبہ کے نفاذ کے بعد، اس کی تاثیر کا اندازہ لگانا ضروری ہے۔

   3. یہ متعلقہ محکموں یا افراد سے موصول ہونے والے تاثرات یا معلومات کی بنیاد پر کیا جاتا ہے۔

   4. یہ انتظامیہ کو انحراف کو درست کرنے یا پلان میں ترمیم کرنے کے قابل بناتا ہے۔

   5. یہ قدم منصوبہ بندی اور کنٹرولنگ فنکشن کے درمیان ایک ربط قائم کرتا ہے۔

   6. فالو اپ کو منصوبوں کے نفاذ کے ساتھ ساتھ ہونا چاہیے تاکہ کیے گئے مشاہدات کی روشنی میں مستقبل کے منصوبوں کو مزید حقیقت پسندانہ بنایا جا سکے۔