โครงการในองค์กรใดๆ ก็ตาม คือความร่วมมือระหว่างแผนกต่างๆ เพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน กระบวนการวางแผน จัดระเบียบ และจัดการทรัพยากรเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กร เรียกว่า การจัดการโครงการ

การจัดการโครงการมีความสำคัญอย่างยิ่งในการผลิตสินค้าและบริการ ตั้งแต่แนวคิดไปจนถึงการผลิตผลิตภัณฑ์หรือบริการขั้นสุดท้าย แต่ละขั้นตอนสามารถจัดเป็นโครงการเดี่ยวๆ ได้ โครงการใดๆ จำเป็นต้องมีผู้จัดการโครงการ ซึ่งจะนำโครงการไปสู่บทสรุปที่สมเหตุสมผล ผู้จัดการโครงการมีหน้าที่แต่งตั้งสมาชิกในทีมที่มีภูมิหลังแตกต่างกัน แต่มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จของโครงการ

ลักษณะโครงการ

โครงการไม่ใช่กิจกรรมปกติที่องค์กรดำเนินการในแต่ละวัน แต่เป็นกิจกรรมเฉพาะเจาะจงที่ไม่เป็นกิจวัตรประจำวัน มีกรอบเวลาที่แตกต่างกัน และส่งผลกระทบต่อความยั่งยืนของธุรกิจในระยะยาว โครงการทั่วไปมีลักษณะดังต่อไปนี้:

• ระยะเวลา: โครงการมีระยะเวลาที่แน่นอนพร้อมจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดที่วัดผลได้

• แหล่งข้อมูล: โครงการมีทรัพยากรด้านเงินทุนและกำลังคนอย่างจำกัด

• เครื่องมือ: การจัดการโครงการมีการใช้เครื่องมือและเทคนิคประเภทพิเศษ (แผนภูมิแกนต์ ฯลฯ)

• ทีม: การจัดการโครงการต้องมีทีมงานที่มีความหลากหลายจากหลายแผนกและหลายฟังก์ชัน

วงจรชีวิตของโครงการ

โครงการทั่วไปแบ่งออกเป็นระยะต่างๆ ดังต่อไปนี้ แต่ละระยะของโครงการมีความสำคัญและส่งผลต่อความสำเร็จโดยรวมของโครงการแตกต่างกันออกไป

• ระยะเริ่มต้น: ในขั้นตอนนี้ของโครงการ จะมีการวิเคราะห์ข้อเสนอแนะที่ได้รับจากลูกค้า และระดมความคิดเพื่อพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่หรือปรับเปลี่ยนผลิตภัณฑ์ที่มีอยู่ให้ตรงตามความต้องการใหม่

• ระยะกำหนดโครงการ: ในขั้นตอนนี้ของโครงการ จะมีการพยายามกำหนดแนวทางแก้ไขปัญหาที่ลูกค้าก่อขึ้น

• การศึกษาความเป็นไปได้: ในระยะนี้จะมีการวางแผนโครงการและกำหนดจุดสำคัญที่ชัดเจน

• การดำเนินโครงการ: ในระยะนี้ กิจกรรมและเป้าหมายทั้งหมดที่กำหนดไว้ในระยะก่อนหน้าจะถูกดำเนินการอย่างทันท่วงทีและเป็นระเบียบ ขั้นตอนนี้จะใช้ทรัพยากรทั้งหมดให้เกิดประโยชน์สูงสุด

• บทสรุปโครงการ: นี่คือขั้นตอนสุดท้ายของโครงการ ในขั้นตอนนี้ ผลิตภัณฑ์หรือบริการขั้นสุดท้ายจะถูกส่งมอบให้กับทีมปฏิบัติการเพื่อการผลิตเชิงพาณิชย์

กิจกรรมการจัดการโครงการ

กิจกรรมการจัดการโครงการแบ่งออกเป็น 3 ประเภทหลักๆ คือ การวางแผน การกำหนดตารางงาน และการควบคุม

1. การวางแผน: กิจกรรมการวางแผน ได้แก่ การกำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการ การวางแผนทรัพยากร ฯลฯ

2. กำหนดการ: การกำหนดตารางกิจกรรมประกอบด้วยการพัฒนารายละเอียดเหตุการณ์สำคัญและแนวทางปฏิบัติสำหรับโครงการ โดยทั่วไปกิจกรรมเหล่านี้จะดำเนินการก่อนเริ่มโครงการจริง

3. การควบคุม: กิจกรรมการควบคุม ได้แก่ การพัฒนาจุดควบคุมงบประมาณและการเงิน การวัดผลการดำเนินการตามงานที่กำหนดไว้

เทคนิคการจัดการโครงการ

มีเทคนิคหลายอย่างที่ใช้สำหรับการจัดการโครงการ เทคนิคบางส่วนมีดังต่อไปนี้ และส่วนใหญ่ใช้สำหรับการจัดตารางโครงการ

• แผนภูมิแกนต์: แผนภูมิเหล่านี้ใช้เพื่อแสดงงานของโครงการเทียบกับเวลา โดยจะติดตามความคืบหน้าของแต่ละงานในโครงการ และยังเน้นความสัมพันธ์ระหว่างงานต่างๆ ของโครงการนั้นๆ หากมี

• เทคนิคการวางแผนเครือข่าย: เทคนิคเหล่านี้แสดงให้เห็นถึงความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมของโครงการ ระยะเวลาของโครงการ เส้นทางวิกฤต ข้อจำกัดของกิจกรรมที่ไม่สำคัญ และการใช้ทรัพยากร เทคนิคการวางแผนเครือข่ายมีสองประเภท ได้แก่ วิธีเส้นทางวิกฤต (CPM) และเทคนิคการประเมินและตรวจสอบโครงการ (PERT)