การควบคุมเป็นฟังก์ชันการจัดการมีขั้นตอนดังต่อไปนี้:

1. การกำหนดมาตรฐาน- มาตรฐานคือแผนงานหรือเป้าหมายที่ต้องบรรลุในระหว่างการดำเนินธุรกิจ นอกจากนี้ยังสามารถเรียกได้ว่าเป็นเกณฑ์ในการตัดสินผลการดำเนินงาน โดยทั่วไปมาตรฐานแบ่งออกเป็นสองประเภท

   1. วัดได้หรือจับต้องได้ - มาตรฐานที่สามารถวัดและแสดงออกได้ เรียกว่า มาตรฐานที่วัดได้ ซึ่งอาจอยู่ในรูปของต้นทุน ผลผลิต รายจ่าย เวลา กำไร ฯลฯ

   2. มาตรฐานที่วัดไม่ได้หรือจับต้องไม่ได้ - มีมาตรฐานบางอย่างที่ไม่สามารถวัดผลเป็นตัวเงินได้ ตัวอย่างเช่น ประสิทธิภาพของผู้จัดการ ความเบี่ยงเบนของพนักงาน ทัศนคติของพวกเขาต่อข้อกังวล สิ่งเหล่านี้เรียกว่ามาตรฐานที่จับต้องไม่ได้

   การควบคุมกลายเป็นเรื่องง่ายผ่านการกำหนดมาตรฐานเหล่านี้ เนื่องจากการควบคุมจะดำเนินการตามมาตรฐานเหล่านี้

2. การวัดผลการปฏิบัติงาน- ขั้นตอนสำคัญประการที่สองในการควบคุมคือการวัดประสิทธิภาพ การหาค่าเบี่ยงเบนจะง่ายขึ้นด้วยการวัดประสิทธิภาพจริง

   บางครั้งระดับประสิทธิภาพก็วัดได้ง่าย แต่บางครั้งก็วัดได้ยาก การวัดมาตรฐานที่จับต้องได้นั้นทำได้ง่าย เพราะสามารถแสดงเป็นหน่วย ต้นทุน มูลค่า ฯลฯ ได้ การวัดเชิงปริมาณทำได้ยากเมื่อต้องวัดประสิทธิภาพของผู้จัดการ ประสิทธิภาพการทำงานของผู้จัดการไม่สามารถวัดเป็นปริมาณได้ การวัดทำได้โดย

   1. ทัศนคติของคนงาน
   2. ขวัญกำลังใจในการทำงาน
   3. การพัฒนาทัศนคติเกี่ยวกับสภาพแวดล้อมทางกายภาพ และ
   4. การสื่อสารของพวกเขากับผู้บังคับบัญชา

   บางครั้งยังทำผ่านรายงานต่างๆ เช่น รายงานรายสัปดาห์ รายงานรายเดือน รายงานรายไตรมาส และรายงานรายปี

3. การเปรียบเทียบประสิทธิภาพจริงและมาตรฐาน- การเปรียบเทียบผลการดำเนินงานจริงกับเป้าหมายที่วางแผนไว้เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง ความเบี่ยงเบนสามารถนิยามได้ว่าเป็นช่องว่างระหว่างผลการดำเนินงานจริงกับเป้าหมายที่วางแผนไว้ ผู้จัดการต้องค้นหาสองสิ่งที่นี่ - ขอบเขตของการเบี่ยงเบนและสาเหตุของการเบี่ยงเบน.

   ขอบเขตของความเบี่ยงเบนหมายความว่า ผู้จัดการต้องตรวจสอบว่าความเบี่ยงเบนนั้นเป็นไปในทางบวกหรือทางลบ หรือผลการดำเนินงานจริงสอดคล้องกับผลการดำเนินงานที่วางแผนไว้หรือไม่ ผู้จัดการต้องใช้การควบคุมโดยข้อยกเว้น เขาต้องค้นหาความเบี่ยงเบนเหล่านั้นซึ่งมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อธุรกิจ

   การเบี่ยงเบนเล็กๆ น้อยๆ ควรมองข้ามไป การเบี่ยงเบนที่สำคัญๆ เช่น การเปลี่ยนเครื่องจักร การแต่งตั้งพนักงาน คุณภาพของวัตถุดิบ อัตราผลกำไร ฯลฯ ควรพิจารณาอย่างมีสติ ดังนั้นจึงมีคำกล่าวที่ว่า “หากผู้จัดการควบคุมทุกอย่าง สุดท้ายแล้วเขาก็ไม่ได้ควบคุมอะไรเลย”

   ตัวอย่างเช่น หากค่าเครื่องเขียนเพิ่มขึ้นเล็กน้อย 5 ถึง 10% เรียกว่าค่าเบี่ยงเบนเล็กน้อย ในทางกลับกัน หากการผลิตรายเดือนลดลงอย่างต่อเนื่อง เรียกว่าค่าเบี่ยงเบนหลัก

   เมื่อระบุความเบี่ยงเบนได้แล้ว ผู้จัดการจะต้องพิจารณาสาเหตุต่างๆ ที่ทำให้เกิดความเบี่ยงเบน สาเหตุอาจได้แก่

   1. การวางแผนที่ผิดพลาด
   2. การประสานงานคลายลง
   3. การดำเนินการตามแผนมีข้อบกพร่องและ
   4. การกำกับดูแลและการสื่อสารไม่มีประสิทธิภาพ ฯลฯ

4. การดำเนินการแก้ไข- เมื่อทราบสาเหตุและขอบเขตของความเบี่ยงเบนแล้ว ผู้จัดการจะต้องตรวจหาข้อผิดพลาดเหล่านั้นและดำเนินการแก้ไข มีสองทางเลือกในกรณีนี้
   1. การดำเนินการแก้ไขความเบี่ยงเบนที่เกิดขึ้นและ
   2. หลังจากใช้มาตรการแก้ไขแล้ว หากผลการดำเนินงานจริงไม่เป็นไปตามแผน ผู้จัดการสามารถแก้ไขเป้าหมายได้ ณ จุดนี้ กระบวนการควบคุมจะสิ้นสุดลง การติดตามผลเป็นขั้นตอนสำคัญ เพราะผู้จัดการสามารถควบคุมได้ผ่านการใช้มาตรการแก้ไขเท่านั้น