กรอบความสามารถเป็นโครงสร้างที่ครอบคลุมซึ่งอธิบายความสามารถที่แตกต่างกันด้วยชุดตัวบ่งชี้พฤติกรรมและเกณฑ์การวัดที่เฉพาะเจาะจง.

องค์กรส่วนใหญ่มีกรอบความสามารถเฉพาะของตนเองซึ่งสอดคล้องกับวิสัยทัศน์ พันธกิจ และเป้าหมายขององค์กรทั้งในระยะยาวและระยะสั้น

กรอบความสามารถมีประโยชน์ที่ชัดเจนบางประการสำหรับองค์กร:

1. ความเข้าใจร่วมกันเกี่ยวกับปัจจัยความสำเร็จที่สำคัญและพฤติกรรมที่ต้องการภายในองค์กร

2. การบูรณาการกระบวนการขององค์กรกับสมรรถนะช่วยให้สามารถตีความภาพรวมของข้อกังวลต่างๆ ในการทำงานประจำวันได้ [เช่น สถานการณ์การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่และสมรรถนะที่องค์กรให้ความสำคัญ]

3. การจัดการที่ดีขึ้นและการตัดสินใจที่มีประสิทธิภาพเกี่ยวกับกระบวนการที่มีต้นทุนสูง เช่น การคัดเลือก การจ้างงาน และการเลื่อนตำแหน่ง

4. การประเมิน ข้อเสนอแนะ และการสื่อสารเกี่ยวกับประสิทธิภาพได้รับการทำให้เป็นมาตรฐาน ทำให้เกิดวัฒนธรรมร่วมกัน

โดยทั่วไปความสามารถจะมีตัวบ่งชี้พฤติกรรมเป็นส่วนพื้นฐาน พฤติกรรมที่เกี่ยวข้องจะถูกจัดกลุ่มภายใต้ความสามารถ และหัวข้อความสามารถที่คล้ายคลึงกันจะถูกจัดกลุ่มเพิ่มเติมเข้าด้วยกันเพื่อสร้างคลัสเตอร์

จะเป็นการดี พบว่ากลุ่มความสามารถ 8-12 ประการนั้นเพียงพอ แต่ยังสามารถเจอกรอบงานที่ประกอบด้วยความสามารถมากกว่า 15 ประการได้อีกด้วย

ประเด็นสำคัญที่ต้องพิจารณาขณะพัฒนากรอบความสามารถ:

• คำอธิบายควรเฉพาะเจาะจงที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เพื่อลบร่องรอยของความคลุมเครือใดๆ

• ภาษาต้องเรียบง่ายเพื่อให้ผู้อ่านส่วนใหญ่เข้าใจได้

• โครงสร้างจะต้องเรียบง่ายและมีตรรกะ

• กรอบงานควรมีความเกี่ยวข้องกับทุกคนที่ใช้และได้รับผลกระทบจากกรอบงานนั้น

• กรอบงานควรคำนึงถึงการเปลี่ยนแปลงที่ไม่คาดคิดซึ่งอาจส่งผลต่อธุรกรรมขององค์กร ซึ่งหมายความว่ากรอบงานควรระบุพฤติกรรมที่อธิบายถึงวิธีที่ผู้ดำรงตำแหน่งจะต้องปฏิบัติในอนาคตอันใกล้และระยะกลางอย่างชัดเจน

• ไม่ควรมีการทำซ้ำหรือพฤติกรรมซ้ำซ้อนในกรอบงาน

• พฤติกรรมควรมีความแตกต่างและอธิบายเพียงลักษณะหนึ่งหรือพฤติกรรมหนึ่งอย่าง การรวมกันของสองลักษณะอาจนำไปสู่สถานการณ์ที่บุคคลหนึ่งอาจดีในลักษณะแรกแต่แย่ในลักษณะที่สอง

มาดูตัวอย่างกรอบความสามารถของ CEO ของ SBU กัน:

คุณสังเกตเห็นระดับคะแนนในแผนภาพด้านบนหรือไม่? ระดับคะแนนนี้เปลี่ยนจากพฤติกรรมที่แสดงออกมาซึ่งไม่ได้ผลหรือต้องพัฒนา ไปสู่พฤติกรรมที่มีประสิทธิภาพสูง วิธีการวัดสมรรถนะข้างต้นเรียกว่า มาตราส่วนการประเมินที่ยึดตามพฤติกรรม หรือ BARS.

BARS เป็นเพียงคำอธิบายพฤติกรรมของการปฏิบัติงานที่ไม่มีประสิทธิภาพและมีประสิทธิผล ดังที่แสดงไว้ข้างต้น ซึ่งเมื่อแสดงโดยผู้เข้าร่วมหรือบุคคลที่อยู่ภายใต้การสังเกตในแบบฝึกหัด เช่น การเล่นตามบทบาท การนำเสนอ หรือการสัมภาษณ์แบบมีโครงสร้าง จะถูกยึดโยงหรือวางไว้ในจุดที่เหมาะสมบนมาตราส่วน

การวัดและคำอธิบายของมาตราส่วนได้รับการพัฒนาผ่านกระบวนการวิเคราะห์งานที่ครอบคลุมโดยใช้วิธีการเช่นเทคนิคเหตุการณ์วิกฤต การสัมภาษณ์แบบมีโครงสร้าง ฯลฯ

โดยทั่วไปมาตราส่วนจะอยู่ระหว่าง 3-5 แต่ในบางกรณีอาจเพิ่มขึ้นถึง 7 ซึ่งจะซับซ้อนและใช้งานยาก และจึงหลีกเลี่ยงได้

กรอบสมรรถนะอาจได้รับการพัฒนาตั้งแต่ต้นในที่ที่ยังไม่มีกรอบสมรรถนะ หรืออาจขยายกรอบสมรรถนะที่มีอยู่แล้วเพื่อให้มีประโยชน์มากขึ้น ไม่ว่ากรณีใด แต่ควรพิจารณาสิ่งต่อไปนี้:

• การมีส่วนร่วมของผู้คนในการพัฒนากรอบงานซึ่งสร้างการซื้อและความเป็นเจ้าของ

• การทำให้ผู้คนได้รับข้อมูลอย่างครบถ้วนเกี่ยวกับการพัฒนาพร้อมทั้งอธิบายวัตถุประสงค์และเหตุผลเบื้องหลัง

• การระบุและสร้างสมรรถนะที่มีความเกี่ยวข้องกับองค์กร

กรอบความสามารถที่แข็งแกร่งและกระบวนการทรัพยากรบุคคลที่สอดคล้องกับกรอบงานช่วยให้องค์กรมีความได้เปรียบในการแข่งขันในตลาดแรงงานที่มีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา และช่วยส่งเสริมแบรนด์ขององค์กรในฐานะนายจ้าง