I dagens snabba värld lever vi alla ett virtuellt liv parallellt med ett verkligt liv. De regelbundna livechattarna på Skype eller statusuppdateringarna på Facebook, som säkerställer att man håller kontakten med sina spridda bekanta, tillhandahåller de sociala plattformarna för att denna "virtuella värld" ska kunna existera.

När dessa grupper av individer går samman för en gemensam sak eller ett gemensamt syfte med en gemensam vision, bildar de inte bara ett "team" utan det vi idag kallar ett "virtuellt team".

Ursprunget till virtuella team

Enligt Dictionary.com fick ordet "virtuell" sin betydelse från "dygd" i början av 14-talet. Men i slutet av 1950-talet började det få en ny betydelse, "tillfälligt simulerad eller utökad av datorprogramvara".

På senare tid har ett team bestående av medlemmar från mer eller mindre en kultur, närvarande på en plats och tid, arbetat tillsammans för att uppnå ett definierat mål. Den kraftigt ökande försäljningen av persondatorer på 1960-talet, följt av populariteten för mobiltelefoner på 1970-talet, röstbrevlåda på 1980-talet och internet (World Wide Web) på 1990-talet banat gradvis väg för den virtuella arbetsplatsen. I takt med förändringarna i den mänskliga civilisationen utvecklades även organisationsstrukturerna.

Under förhistorisk tid var den nomadiska eran av jägare och samlare den första gången då människan samlades i små grupper med en gemensam vision om "överlevnad". Sedan kom den jordbrukskulturella civilisationen, vilket ledde till framväxten av hierarkier inom organisationer. Detta följdes av födelsen av byråkratiska organisationer under industrialiseringen. Med informationsålderns slut har en ny form av organisationsstrukturer uppstått, känd som nätverksorganisationer. Och virtuella team är det senaste modeordet i företagskretsar under 21-talet.

Definition av virtuellt team

Virtuella team är en grupp individer spridda över olika tidszoner, kulturer, språk eller etniciteter som förenas av ett gemensamt mål.

Enligt Powell, Piccoli och Ives, Ett virtuellt team definieras som "grupper av geografiskt, organisatoriskt och/eller tidsmässigt spridda arbetare som sammanförts genom informations- och telekommunikationsteknik för att utföra en eller flera organisatoriska uppgifter"..

Generellt sett bildas virtuella team under en tillfällig tidsperiod för att utföra en kritisk uppgift, till exempel problemlösning eller utveckling av nya produkter. Ett klassiskt exempel är det virtuella team som bildades av Whirlpool Corporation i slutet av 1990-talet för sin avdelning för produktutveckling. Experter från USA, Brasilien och Italien samlades för att bilda ett virtuellt team för att utveckla ett klorfluorkarbonfritt kylskåp.

Relevansen av virtuella team

På grund av den ökande konkurrensen på marknaden, decentralisering och globalisering av arbetsprocesser samt framsteg inom informations- och kommunikationsteknik kräver organisationer flexibilitet och smidighet i sin leverans av produkter och tjänster.

Virtuella team spelar en nyckelroll för att möta dessa krav. I takt med att organisationer fortsätter att kämpa om talanger, vilket snabbt blir en knapp resurs, gör virtuella teamstrukturer det möjligt för organisationer att utnyttja tillgängliga talanger över gränserna.

Fler och fler organisationer anammar virtuella team för att minska sina driftskostnader, uppmuntra kunskapsdelning mellan sina anställda för att främja organisatoriskt lärande och utöka sina öppettider till dygnet runt genom att utnyttja de olika tidszonerna för virtuella teammedlemmar.

Till exempel startade Sun Microsystems ett initiativ som kallades "Open Work Program" år 1998, vilket gjorde det möjligt för deras anställda att arbeta var som helst och när som helst (distansarbete). År 2007 ledde det till enorma kostnadsbesparingar för organisationen, på totalt 68 miljoner dollar.

Omfattning av virtuella team

Även om virtuella team är starkt beroende av informations- och kommunikationsteknik är det inte bara begränsat till IT-branschen. Idag drar nästan alla industrisektorer nytta av virtuella team, från bygg, tillverkning, sjukvård och fordonsindustrin till detaljhandel och ideell sektor.

Över hela världen drar å ena sidan större organisationer som Hewlett Packard, Whirlpool, Texas Instruments, British Petroleum etc. med sina enorma resurser och kapacitet nytta av virtuella team för att öka sin produktivitet och sina tjänster till kunderna, medan å andra sidan små och medelstora företag (SMF) använder det för att förbättra sin konkurrenskraft. SMF:s framgång beror på två faktorer, nämligen produktkvalitet och produktivitet.

För att upprätthålla den globala konkurrensen kan små och medelstora företag (SMF) dra nytta av kunskapsdelning och samarbetssystem i virtuella team för att integrera med sina leverantörer, kunder och underleverantörer. Nästan alla större funktioner eller arbetsuppgifter som utveckling, försäljning, teknik, ekonomi, logistik och HR kan utföras i en virtuell miljö.

Slutsats

Enligt socialpsykologerna, Mänskliga relationer får sin styrka från individernas fysiska närhetPå grund av det faktum att virtuella teammedlemmar har begränsad eller ingen interaktion ansikte mot ansikte, medför det en myriad av utmaningar.

För att virtuella team ska lyckas är det viktigt att övervinna kulturella skillnader, kommunikationsbarriärer, maktkamper och konflikter för att bygga förtroende, samarbete och engagemang mellan individerna. Även om det låter svårt kan det definitivt uppnås genom effektivt ledarskap. Med rätt strategier, processer och verktyg på plats kan organisationer dra stor nytta av denna nya trend med virtuella team.