Kontroll som en ledningsfunktion innebär följande steg:

1. Fastställande av standarder- Standarder är de planer eller mål som måste uppnås i affärsverksamhetens gång. De kan också kallas kriterier för att bedöma prestanda. Standarder klassificeras generellt i två kategorier:

   1. Mätbara eller konkreta - De standarder som kan mätas och uttryckas kallas mätbara standarder. De kan anta formen av kostnad, produktion, utgifter, tid, vinst etc.

   2. Icke-mätbara eller immateriella - Det finns standarder som inte kan mätas monetärt. Till exempel - en chefs prestation, anställdas avvikelser, deras attityder gentemot en fråga. Dessa kallas immateriella standarder.

   Kontroll blir enkel genom fastställandet av dessa standarder eftersom kontroll utövas på grundval av dessa standarder.

2. Mätning av prestanda- Det andra viktiga steget i styrning är att mäta prestandan. Att upptäcka avvikelser blir enkelt genom att mäta den faktiska prestandan.

   Prestationsnivåer är ibland lätta att mäta och ibland svåra. Mätning av konkreta standarder är enkelt eftersom det kan uttryckas i enheter, kostnader, pengar etc. Kvantitativa mätningar blir svåra när chefens prestation måste mätas. En chefs prestation kan inte mätas i kvantiteter. Den kan bara mätas genom-

   1. Arbetarnas attityd,
   2. Deras arbetsmoral,
   3. Utvecklingen av attityder till den fysiska miljön, och
   4. Deras kommunikation med överordnade.

   Det görs också ibland genom olika rapporter som vecko-, månads-, kvartals- och årsrapporter.

3. Jämförelse av faktisk och standardprestanda- Jämförelse av faktisk prestation med de planerade målen är mycket viktigt. Avvikelse kan definieras som skillnaden mellan faktisk prestation och de planerade målen. Chefen måste ta reda på två saker här – omfattningen av avvikelsen och orsaken till avvikelsen..

   Avvikelsens omfattning innebär att chefen måste ta reda på om avvikelsen är positiv eller negativ eller om den faktiska prestationen överensstämmer med den planerade prestationen. Chefen måste utöva kontroll genom undantag. Han måste ta reda på de avvikelser som är kritiska och viktiga för verksamheten.

   Mindre avvikelser måste ignoreras. Större avvikelser som utbyte av maskiner, anställning av arbetare, råvarukvalitet, vinstnivå etc. bör beaktas medvetet. Därför sägs det: "Om en chef kontrollerar allt, så kontrollerar han ingenting."

   Om exempelvis kontorskostnaderna ökar med bara 5 till 10 % kan det kallas en mindre avvikelse. Om å andra sidan den månatliga produktionen minskar kontinuerligt kallas det en större avvikelse.

   När avvikelsen har identifierats måste en chef fundera över olika orsaker som har lett till avvikelsen. Orsakerna kan vara-

   1. Felaktig planering,
   2. Koordinationen lossnar,
   3. Genomförandet av planerna är bristfälligt, och
   4. Övervakning och kommunikation är ineffektiv, etc.

4. Vidta korrigerande åtgärder - När orsakerna till och omfattningen av avvikelserna är kända måste chefen upptäcka dessa fel och vidta åtgärder för att åtgärda dem. Det finns två alternativ här -
   1. Vidta korrigerande åtgärder för avvikelser som har inträffat; och
   2. Om den faktiska prestationen efter att ha vidtagit korrigerande åtgärder inte överensstämmer med planerna kan chefen revidera målen. Det är här kontrollprocessen avslutas. Uppföljning är ett viktigt steg eftersom det bara är genom att vidta korrigerande åtgärder som en chef kan utöva kontroll.