Planificare înseamnă a privi în perspectivă și a stabili viitoarele direcții de acțiune care trebuie urmate. Este un pas pregătitor. Este o activitate sistematică care determină când, cum și cine va îndeplini o anumită sarcină. Planificarea este un program detaliat privind viitoarele direcții de acțiune.

Se spune pe bună dreptate Ei bine, planul este pe jumătate făcutMatei 22:21Prin urmare, planificarea ia în considerare resursele umane și fizice disponibile potențial ale organizației, astfel încât să se obțină o coordonare eficientă și o adaptare perfectă a contribuției. Este funcția de management de bază care include formularea unuia sau mai multor planuri detaliate pentru a atinge un echilibru optim între nevoi sau cerințe și resursele disponibile.

Conform lui Urwick, „Planificarea este o predispoziție mentală de a face lucrurile într-un mod ordonat, de a gândi înainte de a acționa și de a acționa în lumina faptelor, mai degrabă decât a presupunerilor”. Planificarea constă în alegerea celei mai bune alternative, printre altele, pentru a îndeplini diferite funcții manageriale în vederea atingerii unor obiective predeterminate.

Conform lui Koontz O'Donell, „Planificarea înseamnă a decide în avans ce trebuie făcut, cum trebuie făcut și cine trebuie să o facă. Planificarea reduce decalajul dintre locul în care ne îndreptăm și locul în care vrem să ajungem. Face posibil ca lucruri care altfel nu s-ar întâmpla”.

Pași în funcția de planificare

Funcția de planificare a managementului implică următorii pași: -

1. Stabilirea obiectivelor

   1. Planificarea necesită o abordare sistematică.

   2. Planificarea începe cu stabilirea scopurilor și obiectivelor care trebuie atinse.

   3. Obiectivele oferă o justificare pentru întreprinderea diferitelor activități, precum și indică direcția eforturilor.

   4. Mai mult, obiectivele concentrează atenția managerilor asupra rezultatelor finale care trebuie atinse.

   5. De fapt, obiectivele oferă nucleul procesului de planificare. Prin urmare, obiectivele ar trebui enunțate într-un limbaj clar, precis și lipsit de ambiguitate. În caz contrar, activitățile întreprinse sunt sortite a fi ineficiente.

   6. Pe cât posibil, obiectivele ar trebui enunțate în termeni cantitativi. De exemplu, numărul de oameni care lucrează, salariile acordate, unitățile produse etc. Însă un astfel de obiectiv nu poate fi enunțat în termeni cantitativi, cum ar fi performanța managerului de control al calității sau eficacitatea managerului de personal.

   7. Astfel de obiective ar trebui specificate în termeni calitativi.

   8. Prin urmare, obiectivele trebuie să fie practice, acceptabile, realizabile și realizabile.

2. Stabilirea premiselor de planificare

   1. Premisele de planificare sunt ipotezele despre forma dinamică a evenimentelor din viitor.

   2. Acestea servesc drept bază pentru planificare.

   3. Stabilirea premiselor de planificare se referă la determinarea punctelor unde se tinde abaterea de la planurile reale și a cauzelor acestor abateri.

   4. Este vorba de a afla ce obstacole există în calea afacerii pe parcursul desfășurării operațiunilor.

   5. Stabilirea premiselor de planificare are ca scop luarea unor măsuri care să evite în mare măsură aceste obstacole.

   6. Premisele de planificare pot fi interne sau externe. Internele includ politica de investiții de capital, relațiile de muncă și management, filosofia managementului etc. În timp ce externele includ schimbări socio-economice, politice și economice.

   7. Spațiile interne sunt controlabile, în timp ce cele externe sunt necontrolabile.

3. Alegerea unei alternative de acțiune

   1. Atunci când sunt disponibile prognoze și sunt stabilite premisele, trebuie luate în considerare o serie de acțiuni alternative.

   2. În acest scop, fiecare alternativă va fi evaluată prin cântărirea avantajelor și dezavantajelor acesteia, în lumina resurselor disponibile și a cerințelor organizației.

   3. Înainte de a face alegerea, trebuie examinate meritele, dezavantajele, precum și consecințele fiecărei alternative.

   4. După o evaluare obiectivă și științifică, se alege cea mai bună alternativă.

   5. Planificatorii ar trebui să utilizeze diverse tehnici cantitative pentru a evalua stabilitatea unei alternative.

4. Formularea planurilor derivate

   1. Planurile derivate sunt subplanuri sau planuri secundare care ajută la realizarea planului principal.

   2. Planurile secundare vor decurge din planul de bază. Acestea sunt menite să sprijine și să accelereze realizarea planurilor de bază.

   3. Aceste planuri detaliate includ politici, proceduri, reguli, programe, bugete, programe etc. De exemplu, dacă maximizarea profitului este obiectivul principal al întreprinderii, planurile derivate vor include maximizarea vânzărilor, maximizarea producției și minimizarea costurilor.

   4. Planurile derivate indică programul de timp și secvența îndeplinirii diferitelor sarcini.

5. Asigurarea cooperării

   1. După ce planurile au fost stabilite, este necesar, destul de recomandabil, să se aibă încredere în subordonații sau în cei care trebuie să le implementeze.

   2. Scopurile în care le acordăm încredere sunt:

      1. Subordonații se pot simți motivați deoarece sunt implicați în procesul decizional.

      2. Organizația ar putea primi sugestii valoroase și îmbunătățiri în formularea, precum și în implementarea planurilor.

      3. De asemenea, angajații vor fi mai interesați de punerea în aplicare a acestor planuri.

6. Urmărirea/Evaluarea planurilor

   1. După alegerea unei anumite acțiuni, aceasta este pusă în aplicare.

   2. După implementarea planului ales, este important să se evalueze eficacitatea acestuia.

   3. Acest lucru se face pe baza feedback-ului sau a informațiilor primite de la departamentele sau persoanele implicate.

   4. Acest lucru permite conducerii să corecteze abaterile sau să modifice planul.

   5. Acest pas stabilește o legătură între funcția de planificare și cea de control.

   6. Acțiunile ulterioare trebuie să meargă paralel cu implementarea planurilor, astfel încât, în lumina observațiilor făcute, planurile viitoare să poată fi mai realiste.