Procesul de organizare poate fi realizat eficient dacă managerii au anumite îndrumări, astfel încât să poată lua decizii și să poată acționa. Pentru a organiza într-un mod eficient, un manager poate utiliza următoarele principii de organizare.

1. Principiul specializării

   Conform principiului, întreaga muncă a unei companii ar trebui împărțită între subordonați pe baza calificărilor, abilităților și competențelor. Prin diviziunea muncii se poate realiza specializarea, ceea ce duce la o organizare eficientă.

2. Principiul definiției funcționale

   Conform acestui principiu, toate funcțiile dintr-o întreprindere ar trebui să fie complet și clar definite pentru manageri și subordonați. Acest lucru se poate realiza prin definirea clară a îndatoririlor, responsabilităților, autorității și relațiilor dintre oameni unii față de alții.

   Clarificările în relațiile autoritate-responsabilitate ajută la realizarea coordonării și, prin urmare, organizarea poate avea loc eficient.

   De exemplu, funcțiile principale de producție, marketing și finanțe, precum și relațiile de autoritate-responsabilitate din aceste departamente ar trebui să fie clar definite pentru fiecare persoană atașată departamentului respectiv. Clarificarea relației autoritate-responsabilitate ajută la o organizare eficientă.

3. Principiile domeniului de control/supraveghere

   Conform acestui principiu, aria de control este o întindere a supervizării care descrie numărul de angajați care pot fi gestionați și controlați eficient de către un singur manager.

   Conform acestui principiu, un manager ar trebui să poată gestiona numărul de angajați care trebuie să fie stabiliți sub conducerea sa. Această decizie poate fi luată alegând fie o gamă largă, fie una restrânsă. Există două tipuri de arii de control:

   1. Arie largă de control - Este o perioadă în care un manager poate supraveghea și controla eficient un grup mare de persoane în același timp. Caracteristicile acestei perioade sunt:
      1. Costuri generale mai mici pentru supraveghere
      2. Răspuns prompt din partea angajaților
      3. O comunicare mai bună
      4. O supraveghere mai bună
      5. O mai bună coordonare
      6. Potrivit pentru lucrări repetitive

      Conform acestei durate, un manager poate gestiona eficient și eficient un număr mare de subordonați simultan.

   2. Arie de control îngustă Conform acestei perioade, munca și autoritatea sunt împărțite între mulți subordonați, iar un manager nu supraveghează și controlează un grup foarte mare de oameni subordonați.

      Managerul, conform unui interval restrâns, supervizează un număr selectat de angajați simultan. Caracteristicile sunt:

      1. Lucrările care necesită control și supraveghere strictă, de exemplu, meșteșugurile, prelucrarea fildeșului etc., care necesită măiestrie, au o deschidere îngustă mai utilă.
      2. Coordonarea este dificil de realizat.
      3. Pot apărea lacune în comunicare.
      4. Mesajele pot fi distorsionate.
      5. Se poate realiza o muncă de specializare.

   Factorii care influențează aria de control

   1. Abilități manageriale - În domeniile în care managerii sunt capabili, calificați și experimentați, o gamă largă de control este întotdeauna utilă.

   2. Competența subordonaților - Acolo unde subordonații sunt capabili și competenți, iar nivelul lor de înțelegere este adecvat, aceștia tind să-și viziteze superiorii foarte frecvent pentru a-și rezolva problemele. În astfel de cazuri, managerul poate gestiona un număr mare de angajați. Prin urmare, o gamă largă de angajați este potrivită.

   3. Natura muncii- Dacă munca este de natură repetitivă, o supraveghere mai amplă este mai utilă. Pe de altă parte, dacă munca necesită abilități mentale sau măiestrie, este necesar un control și o supraveghere stricte, iar o supraveghere mai restrânsă este mai utilă.

   4. Delegarea autorității - Când munca este delegată către niveluri inferioare într-un mod eficient și adecvat, confuziile sunt mai mici și se poate menține un mediu prietenos. În astfel de cazuri, o gamă largă de control este potrivită, iar supervizorii pot gestiona și controla un număr mare de subordonați simultan.

   5. Gradul de descentralizare- Descentralizarea se realizează pentru a realiza specializarea, în care autoritatea este partajată de mai multe persoane și manageri la diferite niveluri. În astfel de cazuri, o structură înaltă este utilă.

      Există anumite probleme acolo unde descentralizarea se face într-un mod foarte eficient, ceea ce duce la o comunicare directă și personală între superiori și subordonați, iar superiorii pot gestiona foarte ușor un număr mare de subordonați. În astfel de cazuri, o gamă largă de intervenții ajută din nou.

4. Principiul lanțului scalar

   Lanțul scalar este un lanț de comandă sau autoritate care curge de sus în jos. Cu un lanț de autoritate disponibil, risipa de resurse este redusă la minimum, comunicarea este îmbunătățită, suprapunerea muncii este evitată și are loc o organizare ușoară.

   Un lanț de comandă scalar facilitează fluxul de lucru într-o organizație, ceea ce ajută la obținerea unor rezultate eficiente. Pe măsură ce autoritatea circulă de sus în jos, aceasta clarifică pozițiile de autoritate pentru managerii de la toate nivelurile, ceea ce facilitează o organizare eficientă.

5. Principiul unității de comandă

   Implică o relație de tipul un subordonat și un superior. Fiecare subordonat este responsabil și răspunzător față de un singur șef la un moment dat. Acest lucru ajută la evitarea lacunelor în comunicare, iar feedback-ul și răspunsul sunt prompte.

   Unitatea de comandă ajută, de asemenea, la combinarea eficientă a resurselor, adică a resurselor fizice și financiare, ceea ce ajută la o coordonare ușoară și, prin urmare, la o organizare eficientă.

   Autoritatea curge de sus în jos

   Managing Director

   ↓

   Marketing Manager

   ↓

   Manager Vânzări/Media

   ↓

   Vânzători

   
   

   Conform diagramei de mai sus, Directorul General deține cel mai înalt nivel de autoritate. Această autoritate este împărtășită de Managerul de Marketing, care își împarte autoritatea cu Managerul de Vânzări.

   Din acest lanț ierarhic, devine clar lanțul oficial de comunicare, care este util în obținerea rezultatelor și care oferă stabilitate unei probleme.

   Acest lanț scalar de comandă curge întotdeauna de sus în jos și definește pozițiile de autoritate ale diferiților manageri la diferite niveluri.