マネージャーが意思決定を行い、行動するためのガイドラインを定めていれば、組織化のプロセスを効率的に進めることができます。効果的な組織化を行うために、マネージャーは以下の組織化の原則を活用することができます。

1. 専門化の原則

   この原則によれば、企業の業務全体は、資格、能力、スキルに基づいて部下間で分担されるべきです。分業によって専門化が達成され、効果的な組織が実現されます。

2. 機能定義の原則

   この原則によれば、企業におけるすべての機能は、管理者と部下に対して完全に明確に定義されるべきです。これは、職務、責任、権限、そして人々の相互関係を明確に定義することによって実現できます。

   権限と責任の関係を明確にすることで調整が実現し、組織が効果的に機能するようになります。

   例えば、生産、マーケティング、財務といった主要な機能と、各部門における権限と責任の関係は、各部門に所属するすべての従業員にとって明確に定義されるべきです。権限と責任の関係を明確にすることは、効率的な組織運営に役立ちます。

3. 管理・監督の範囲の原則

   この原則によれば、管理範囲とは、1 人の管理者が効果的に管理および制御できる従業員の数を表す監督範囲です。

   この原則によれば、管理者は部下を何人まで管理すべきかを適切に判断できる能力を備えている必要があります。この決定は、管理範囲を広くするか狭くするかのどちらかを選択することで行うことができます。管理範囲には2つの種類があります。

   1. 広範囲にわたる管理範囲 これは、管理者が一度に多数の人々を効果的に監督・統制できる範囲です。この範囲の特徴は以下のとおりです。
      1. 監督にかかる間接費の削減
      2. 従業員からの迅速な対応
      3. より良いコミュニケーション
      4. より良い監督
      5. より良い調整
      6. 反復作業に適しています

      このスパンに応じて、1 人の管理者が一度に多数の部下を効果的かつ効率的に管理できます。

   2. 管理範囲が狭い この範囲に応じて、仕事と権限は多くの部下の間で分割され、マネージャーは自分の下にいる非常に大きなグループの人々を監督したり管理したりすることはありません。

      マネージャーは、限られた範囲で、一度に選ばれた数の従業員を監督します。その特徴は以下のとおりです。

      1. 職人技を必要とする手工芸品や象牙細工など、厳密な管理と監督が必要な作業では、狭いスパンの方が役立ちます。
      2. 調整が困難です。
      3. コミュニケーションギャップが生じる可能性があります。
      4. メッセージが歪められる可能性があります。
      5. 専門性の高い業務を実現できます。

   管理範囲に影響を与える要因

   1. 経営能力 管理者が有能で、資格があり、経験豊富である場合、管理範囲が広いことは常に役立ちます。

   2. 部下の能力- 部下が有能で能力があり、理解度も適切である場合、問題解決のために上司に頻繁に相談する傾向があります。このような場合、マネージャーは多くの従業員を統括できるため、広いスパンが適しています。

   3. 仕事内容- 作業が反復的な性質のものであれば、監督の範囲を広く設定する方が効果的です。一方、精神的なスキルや職人技が求められる作業であれば、厳密な管理と監督が必要となり、監督の範囲を狭く設定する方が効果的です。

   4. 権限委譲 業務が効率的かつ適切に下位レベルに委譲されれば、混乱は少なくなり、職場環境の調和も維持されます。このような場合、管理範囲を広く設定することが適切であり、上司は一度に多数の部下を管理・統制することができます。

   5. 分散化の程度- 分散化は、権限を多くの人々や異なるレベルの管理者に共有する専門化を実現するために行われます。このような場合、縦割り構造が役立ちます。

      非常に効果的な方法で分権化が行われ、上司と部下の間で直接的かつ個人的なコミュニケーションが生まれ、上司が多数の部下を容易に管理できる場合、ある種の懸念が生じます。このような場合、広いスパンが再び役立ちます。

4. スカラーチェーンの原理

   階層チェーンとは、上から下へと流れる指揮系統または権限の連鎖です。権限の連鎖があれば、リソースの無駄が最小限に抑えられ、コミュニケーションが円滑になり、作業の重複が回避され、組織化が容易になります。

   階層的な指揮系統は組織内の業務フローを円滑にし、効果的な成果の達成に役立ちます。権限が上から下へと流れるため、あらゆるレベルの管理者にとって権限の位置付けが明確になり、効果的な組織運営が促進されます。

5. 指揮統制の原則

   これは、部下1人に対して上司1人の関係を意味します。すべての部下は、同時に1人の上司に責任を負います。これにより、コミュニケーションのギャップが回避され、フィードバックと対応が迅速になります。

   指揮統制の統一は、物理的リソースや財務リソースなど、リソースの効果的な組み合わせにも役立ち、調整を容易にし、ひいては効果的な組織化に役立ちます。

   権威は上から下へ流れる

   取締役社長

   ↓

   Marketing Manager

   ↓

   セールス/メディアマネージャー

   ↓

   セールスマン

   
   

   上の図によると、マネージングディレクターは最高レベルの権限を有しています。この権限はマーケティングマネージャーと共有され、マーケティングマネージャーはセールスマネージャーと権限を共有しています。

   この階層の連鎖から、結果の達成に役立ち、懸念事項に安定性をもたらす公式のコミュニケーション チェーンが明確になります。

   この階層的な指揮系統は常に上から下へと流れる また、さまざまなレベルのさまざまな管理者の権限の位置を定義します。