Pianificazione Significa guardare avanti e delineare i percorsi d'azione futuri da seguire. È una fase preparatoria. È un'attività sistematica che determina quando, come e chi svolgerà un compito specifico. La pianificazione è un programma dettagliato che riguarda i percorsi d'azione futuri.

Si dice giustamente "Bene, il piano è a metà."Pertanto, la pianificazione tiene conto delle risorse umane e fisiche disponibili all'interno dell'organizzazione, al fine di ottenere un coordinamento efficace e un perfetto adattamento. È la funzione gestionale di base che include la formulazione di uno o più piani dettagliati per raggiungere l'equilibrio ottimale tra esigenze o richieste e risorse disponibili.

Secondo Urwick, "la pianificazione è una predisposizione mentale a fare le cose in modo ordinato, a pensare prima di agire e ad agire alla luce dei fatti piuttosto che delle supposizioni". La pianificazione consiste nel decidere la migliore alternativa tra le altre per svolgere diverse funzioni manageriali al fine di raggiungere obiettivi prestabiliti.

Secondo Koontz O'Donell, "Pianificare significa decidere in anticipo cosa fare, come farlo e chi deve farlo. La pianificazione colma il divario tra dove vogliamo arrivare e dove vogliamo arrivare. Rende possibile che accadano cose che altrimenti non accadrebbero".

Fasi della funzione di pianificazione

Funzione di pianificazione della gestione prevede i seguenti passaggi:

1. Definizione degli obiettivi

   1. La pianificazione richiede un approccio sistematico.

   2. La pianificazione inizia con la definizione degli obiettivi e delle finalità da raggiungere.

   3. Gli obiettivi forniscono una motivazione per intraprendere varie attività e indicano anche la direzione degli sforzi.

   4. Inoltre gli obiettivi focalizzano l'attenzione dei manager sui risultati finali da raggiungere.

   5. Gli obiettivi, infatti, costituiscono il nucleo del processo di pianificazione. Pertanto, devono essere formulati in un linguaggio chiaro, preciso e inequivocabile. In caso contrario, le attività intraprese saranno destinate a risultare inefficaci.

   6. Per quanto possibile, gli obiettivi dovrebbero essere espressi in termini quantitativi. Ad esempio, numero di uomini impiegati, salari corrisposti, unità prodotte, ecc. Tuttavia, un obiettivo del genere non può essere espresso in termini quantitativi, come le prestazioni del responsabile del controllo qualità o l'efficacia del responsabile del personale.

   7. Tali obiettivi dovrebbero essere specificati in termini qualitativi.

   8. Pertanto gli obiettivi devono essere pratici, accettabili, realizzabili e raggiungibili.

2. Istituzione di locali di pianificazione

   1. Le premesse di pianificazione sono le ipotesi sulla forma dinamica degli eventi futuri.

   2. Servono come base per la pianificazione.

   3. L'istituzione di premesse di pianificazione riguarda la determinazione dei punti in cui si tende a deviare dai piani effettivi e delle cause di tali deviazioni.

   4. Si tratta di scoprire quali ostacoli si frappongono allo svolgimento delle attività aziendali.

   5. L'istituzione di locali di pianificazione si preoccupa di adottare misure che evitino in larga misura questi ostacoli.

   6. Le premesse della pianificazione possono essere interne o esterne. Le premesse interne includono la politica di investimento di capitale, le relazioni sindacali, la filosofia di gestione, ecc. Mentre le premesse esterne includono i cambiamenti socioeconomici, politici ed economici.

   7. I locali interni sono controllabili, mentre quelli esterni non lo sono.

3. Scelta di un percorso alternativo

   1. Una volta che le previsioni sono disponibili e i locali sono stabiliti, è necessario prendere in considerazione una serie di azioni alternative.

   2. A tal fine, ogni alternativa verrà valutata soppesando i pro e i contro alla luce delle risorse disponibili e delle esigenze dell'organizzazione.

   3. Prima di effettuare una scelta, è necessario esaminare i pregi, i difetti e le conseguenze di ciascuna alternativa.

   4. Dopo una valutazione oggettiva e scientifica, viene scelta l'alternativa migliore.

   5. I pianificatori dovrebbero avvalersi di varie tecniche quantitative per valutare la stabilità di un'alternativa.

4. Formulazione di piani derivati

   1. I piani derivati ​​sono sotto-piani o piani secondari che aiutano a realizzare il piano principale.

   2. I piani secondari derivano dal piano di base e hanno lo scopo di supportare e accelerare il raggiungimento dei piani di base.

   3. Questi piani dettagliati includono politiche, procedure, regole, programmi, budget, calendari, ecc. Ad esempio, se la massimizzazione del profitto è l'obiettivo principale dell'impresa, i piani derivati ​​includeranno la massimizzazione delle vendite, la massimizzazione della produzione e la minimizzazione dei costi.

   4. I piani derivati ​​indicano la tempistica e la sequenza per portare a termine i vari compiti.

5. Garantire la cooperazione

   1. Dopo aver definito i piani, è necessario e consigliabile informare i subordinati o coloro che devono attuarli.

   2. Gli scopi per cui è opportuno prenderli in confidenza sono:

      1. I subordinati possono sentirsi motivati ​​poiché sono coinvolti nel processo decisionale.

      2. L'organizzazione potrebbe essere in grado di ottenere preziosi suggerimenti e miglioramenti nella formulazione e nell'attuazione dei piani.

      3. Anche i dipendenti saranno più interessati all'esecuzione di questi piani.

6. Follow-up/Valutazione dei piani

   1. Dopo aver scelto una determinata linea d'azione, questa viene messa in atto.

   2. Dopo aver implementato il piano selezionato, è importante valutarne l'efficacia.

   3. Ciò avviene sulla base del feedback o delle informazioni ricevute dai dipartimenti o dalle persone interessate.

   4. Ciò consente alla direzione di correggere le deviazioni o di modificare il piano.

   5. Questo passaggio stabilisce un collegamento tra la funzione di pianificazione e quella di controllo.

   6. Il follow-up deve procedere di pari passo con l'attuazione dei piani, affinché alla luce delle osservazioni fatte, i piani futuri possano essere resi più realistici.