Il controllo come funzione di gestione comporta i seguenti passaggi:

1. Stabilimento di standard- Gli standard sono i piani o gli obiettivi da raggiungere nel corso dell'attività aziendale. Possono anche essere definiti criteri per valutare le prestazioni. Gli standard sono generalmente classificati in due categorie:

   1. Misurabili o tangibili - Gli standard che possono essere misurati ed espressi sono definiti standard misurabili. Possono essere espressi in termini di costi, output, spese, tempi, profitti, ecc.

   2. Non misurabili o intangibili: esistono standard che non possono essere misurati monetariamente. Ad esempio, la performance di un manager, la deviazione dei dipendenti, il loro atteggiamento nei confronti di un'azienda. Questi sono chiamati standard intangibili.

   Il controllo diventa semplice attraverso l'istituzione di questi standard, poiché il controllo viene esercitato sulla base di tali standard.

2. Misurazione delle prestazioni- Il secondo passo fondamentale nel controllo è la misurazione delle prestazioni. Individuare gli scostamenti diventa facile misurando le prestazioni effettive.

   I livelli di performance sono a volte facili da misurare, a volte difficili. La misurazione di standard tangibili è semplice in quanto può essere espressa in unità, costi, termini monetari, ecc. La misurazione quantitativa diventa difficile quando si deve misurare la performance di un manager. La performance di un manager non può essere misurata in termini quantitativi. Può essere misurata solo da:

   1. Atteggiamento dei lavoratori,
   2. Il loro morale al lavoro,
   3. Lo sviluppo degli atteggiamenti nei confronti dell'ambiente fisico, e
   4. La loro comunicazione con i superiori.

   Talvolta ciò avviene anche attraverso vari report, ad esempio settimanali, mensili, trimestrali e annuali.

3. Confronto tra prestazioni effettive e standard- Il confronto tra le prestazioni effettive e gli obiettivi pianificati è molto importante. Lo scostamento può essere definito come il divario tra le prestazioni effettive e gli obiettivi pianificati. Il manager deve scoprire due cose qui: l'entità della deviazione e la causa della deviazione.

   L'entità della deviazione implica che il manager debba verificare se la deviazione è positiva o negativa, o se la performance effettiva è conforme a quella pianificata. I manager devono esercitare il controllo per eccezione. Devono individuare le deviazioni critiche e importanti per l'azienda.

   Le deviazioni minori devono essere ignorate. Deviazioni più importanti come la sostituzione dei macchinari, la nomina dei lavoratori, la qualità delle materie prime, il tasso di profitto, ecc. dovrebbero essere considerate consapevolmente. Per questo si dice: "Se un manager controlla tutto, finisce per non controllare nulla".

   Ad esempio, se i costi di cancelleria aumentano di un 5-10%, si parla di deviazione minore. Al contrario, se la produzione mensile diminuisce costantemente, si parla di deviazione maggiore.

   Una volta identificata la deviazione, un manager deve riflettere sulle diverse cause che l'hanno causata. Le cause possono essere:

   1. Pianificazione errata,
   2. Il coordinamento si allenta,
   3. L'attuazione dei piani è difettosa e
   4. La supervisione e la comunicazione sono inefficaci, ecc.

4. Adottare misure correttive- Una volta note le cause e l'entità degli scostamenti, il responsabile deve individuare tali errori e adottare misure correttive. In questo caso, le alternative sono due:
   1. Adottare misure correttive per le deviazioni che si sono verificate; e
   2. Dopo aver adottato le misure correttive, se la performance effettiva non è conforme ai piani, il manager può rivedere gli obiettivi. È qui che si conclude il processo di controllo. Il follow-up è una fase importante perché è solo attraverso l'adozione di misure correttive che un manager può esercitare il controllo.