परियोजना प्रबंधन एक वैज्ञानिक और संरचित पद्धति का उपयोग करके परियोजना के सभी पहलुओं को प्रारंभ से लेकर समापन तक प्रबंधित करने की कला है।परियोजना शब्द का प्रयोग किसी भी ऐसे प्रयास को परिभाषित करने के लिए किया जा सकता है जो अस्थायी हो और जिसका कोई आरंभ या अंत हो। परियोजना को कुछ अनूठा बनाना चाहिए, चाहे वह उत्पाद हो, सेवा हो या परिणाम, और उसे उत्तरोत्तर विकसित किया जाना चाहिए। जैसा कि परिभाषा से स्पष्ट है, हर कार्य को परियोजना नहीं माना जा सकता। परियोजनाओं को वर्गीकृत करते समय और संगठन की सफलता में उनकी भूमिका का अध्ययन करते समय इस परिभाषा को ध्यान में रखना उचित होगा। परियोजना की उपरोक्त परिभाषा से, परियोजना क्या है, इसकी स्पष्ट समझ मिलती है।

कार्यक्रम प्रबंधन को एक ऐसे विभाग के रूप में परिभाषित किया जाता है जो परियोजनाओं के प्रबंधन को केंद्रीकृत करता हैइसका मतलब यह है कि पीएमओ या परियोजना प्रबंधन कार्यालय, किसी संगठन में चल रही सभी परियोजनाओं का संग्रह होता है। कार्यक्रम प्रबंधन, कंपनी में सभी परियोजनाओं की प्रगति के बारे में नियमित रूप से स्थिति अपडेट प्रदान करके सीआईओ (मुख्य सूचना अधिकारी) की सेवा करता है।

पीएमओ की भूमिका यह सुनिश्चित करना है कि परियोजनाएँ वित्तीय रूप से व्यवहार्य हों और लागत में वृद्धि की संभावना या घटना होने पर तुरंत अलर्ट जारी करना। पीएमओ परियोजना से संबंधित बिलिंग और अन्य विवरणों पर भी नज़र रखता है। इस प्रकार, पीएमओ का कार्य अपने क्षेत्राधिकार में आने वाली परियोजनाओं की देखरेख करना और उनके लिए एक प्रकार की निगरानी एजेंसी के रूप में कार्य करना है। वर्तमान परिदृश्य में, तकनीकी नेतृत्व के साथ-साथ सीआईओ द्वारा दूरदर्शी नेतृत्व की भी आवश्यकता है।

तकनीकी नेतृत्व, तकनीकी क्षेत्र में रुझानों को पहचानने और परियोजना की सफलता के लिए उनका लाभ उठाने की क्षमता है। इसमें सही तकनीक का चयन और नई तकनीकों के मामले में अग्रणी बने रहने की क्षमता शामिल है। दूसरी ओर, लागत नियंत्रण और उत्पादकता वृद्धि तथा प्रक्रियाओं के सुदृढ़ एकीकरण को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने के लिए कार्यक्रम संबंधी दूरदर्शी नेतृत्व की आवश्यकता होती है। यह वर्तमान आर्थिक संकट के संदर्भ में प्रासंगिक है, जहाँ लागत में कटौती और लाभ में सुधार पर ज़ोर दिया जा रहा है।

एक प्रोजेक्ट मैनेजर की भूमिका किसी सिम्फनी में कंडक्टर की भूमिका के समान होती है। प्रत्येक कलाकार व्यक्तिगत रूप से जानता है कि उसे अपनी भूमिका के लिए क्या करना है। लेकिन, एक ऐसे व्यक्ति की आवश्यकता होती है जिसके पास समग्र "बड़ी तस्वीर" या प्रदर्शन को सफल बनाने के लिए सामूहिक दृष्टिकोण हो। इसी प्रकार, प्रोजेक्ट मैनेजर पूरी प्रोजेक्ट टीम को समान लक्ष्यों की प्राप्ति के लिए प्रेरित करता है।

परियोजना प्रबंधक की भूमिका यह सुनिश्चित करना है कि परियोजना के समग्र उद्देश्य प्रत्येक व्यक्तिगत सदस्य की भागीदारी से प्राप्त हों।प्रोजेक्ट मैनेजर प्राइमा डोना की तरह होता है और उसकी कुशाग्रता इस बात पर निर्भर करती है कि वह अपने सदस्यों की कमज़ोरियों के प्रभाव को कम करते हुए उनकी खूबियों का कितना बेहतर इस्तेमाल कर पाता है। प्रोग्राम मैनेजर भी यही दृष्टिकोण रखते हैं, लेकिन कहीं ज़्यादा ऊँचे स्तर पर। उनका काम विभाग या कंपनी के समग्र लाभ पर केंद्रित होता है और वे व्यक्तिगत प्रोजेक्ट मैनेजरों को दिशा देते हैं। यह पिरामिड के समान है जहाँ सीआईओ या प्रोग्राम मैनेजर सबसे ऊपर बैठता है और प्रोजेक्ट मैनेजर अगले स्तर पर, प्रोजेक्ट लीडर उससे भी नीचे, वगैरह।