प्लानिंग इसका अर्थ है आगे की ओर देखना और भविष्य में अपनाई जाने वाली कार्ययोजनाओं की रूपरेखा तैयार करना। यह एक प्रारंभिक चरण है। यह एक व्यवस्थित गतिविधि है जो यह निर्धारित करती है कि कोई विशिष्ट कार्य कब, कैसे और कौन करेगा। नियोजन भविष्य की कार्ययोजनाओं के बारे में एक विस्तृत कार्यक्रम है।

यह सही कहा गया है "खैर योजना आधी पूरी हो गई है"इसलिए नियोजन में संगठन के उपलब्ध भावी मानवीय और भौतिक संसाधनों को ध्यान में रखा जाता है ताकि प्रभावी समन्वय और योगदान का पूर्ण समायोजन सुनिश्चित किया जा सके। यह मूल प्रबंधन कार्य है जिसमें उपलब्ध संसाधनों के साथ आवश्यकताओं या मांगों का इष्टतम संतुलन प्राप्त करने के लिए एक या अधिक विस्तृत योजनाएँ तैयार करना शामिल है।

उर्विक के अनुसार, "नियोजन कार्यों को व्यवस्थित ढंग से करने, कार्य करने से पहले सोचने और अनुमानों के बजाय तथ्यों के आधार पर कार्य करने की मानसिक प्रवृत्ति है।" नियोजन, पूर्वनिर्धारित लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए विभिन्न प्रबंधकीय कार्यों को करने हेतु अन्य विकल्पों में से सर्वोत्तम विकल्प का निर्णय करना है।

कून्ट्ज़ ओ'डोनेल के अनुसार, "योजना बनाना पहले से तय करना है कि क्या करना है, कैसे करना है और कौन करेगा। योजना बनाना, हम जहाँ हैं और जहाँ जाना चाहते हैं, के बीच की खाई को पाटता है। यह उन चीज़ों को संभव बनाता है जो अन्यथा नहीं होतीं।"

कार्य योजना के चरण

प्रबंधन का नियोजन कार्य इसमें निम्नलिखित चरण शामिल हैं:-

1. उद्देश्यों की स्थापना

   1. योजना बनाने के लिए व्यवस्थित दृष्टिकोण की आवश्यकता होती है।

   2. योजना बनाना लक्ष्यों और उद्देश्यों को निर्धारित करने से शुरू होता है।

   3. उद्देश्य विभिन्न गतिविधियों को करने के लिए तर्क प्रदान करते हैं तथा प्रयासों की दिशा भी बताते हैं।

   4. इसके अलावा उद्देश्य प्रबंधकों का ध्यान प्राप्त किये जाने वाले अंतिम परिणामों पर केन्द्रित करते हैं।

   5. वास्तव में, उद्देश्य नियोजन प्रक्रिया का केंद्र होते हैं। इसलिए, उद्देश्यों को स्पष्ट, सटीक और स्पष्ट भाषा में प्रस्तुत किया जाना चाहिए। अन्यथा, की जाने वाली गतिविधियाँ अप्रभावी होंगी।

   6. जहाँ तक संभव हो, उद्देश्यों को मात्रात्मक रूप में बताया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, कार्यरत व्यक्तियों की संख्या, दी जाने वाली मजदूरी, उत्पादित इकाइयाँ आदि। लेकिन ऐसे उद्देश्य को मात्रात्मक रूप में नहीं बताया जा सकता, जैसे गुणवत्ता नियंत्रण प्रबंधक का प्रदर्शन, कार्मिक प्रबंधक की प्रभावशीलता।

   7. ऐसे लक्ष्यों को गुणात्मक रूप से निर्दिष्ट किया जाना चाहिए।

   8. इसलिए उद्देश्य व्यावहारिक, स्वीकार्य, कार्यान्वयन योग्य और प्राप्त करने योग्य होने चाहिए।

2. योजना परिसर की स्थापना

   1. नियोजन परिसर भविष्य में होने वाली घटनाओं के जीवंत आकार के बारे में धारणाएं हैं।

   2. वे योजना बनाने के आधार के रूप में काम करते हैं।

   3. नियोजन परिसर की स्थापना का संबंध यह निर्धारित करने से है कि वास्तविक योजनाओं से कहां विचलन होता है तथा ऐसे विचलनों के क्या कारण हैं।

   4. इसका उद्देश्य यह पता लगाना है कि परिचालन के दौरान व्यवसाय के मार्ग में क्या बाधाएं आती हैं।

   5. नियोजन परिसर की स्थापना का उद्देश्य ऐसे कदम उठाना है जिससे इन बाधाओं को काफी हद तक टाला जा सके।

   6. नियोजन परिसर आंतरिक या बाह्य हो सकता है। आंतरिक में पूँजी निवेश नीति, प्रबंधन श्रम संबंध, प्रबंधन दर्शन आदि शामिल हैं। जबकि बाह्य में सामाजिक-आर्थिक, राजनीतिक और आर्थिक परिवर्तन शामिल हैं।

   7. आंतरिक परिसर नियंत्रणीय हैं जबकि बाहरी नियंत्रणीय नहीं हैं।

3. वैकल्पिक कार्यवाही का चुनाव

   1. जब पूर्वानुमान उपलब्ध हो और आधार स्थापित हो जाए, तो कई वैकल्पिक कार्यवाहियों पर विचार करना होगा।

   2. इस प्रयोजन के लिए, उपलब्ध संसाधनों और संगठन की आवश्यकताओं के आलोक में प्रत्येक विकल्प का उसके पक्ष-विपक्ष को ध्यान में रखते हुए मूल्यांकन किया जाएगा।

   3. चुनाव करने से पहले प्रत्येक विकल्प के गुण, दोष और परिणामों की जांच अवश्य की जानी चाहिए।

   4. वस्तुनिष्ठ और वैज्ञानिक मूल्यांकन के बाद सर्वोत्तम विकल्प चुना जाता है।

   5. योजनाकारों को किसी विकल्प की स्थिरता का आकलन करने के लिए विभिन्न मात्रात्मक तकनीकों की मदद लेनी चाहिए।

4. व्युत्पन्न योजनाओं का निर्माण

   1. व्युत्पन्न योजनाएं उप योजनाएं या द्वितीयक योजनाएं हैं जो मुख्य योजना की प्राप्ति में सहायता करती हैं।

   2. द्वितीयक योजनाएँ मूल योजना से ही निकलेंगी। इनका उद्देश्य मूल योजनाओं को समर्थन देना और उनकी पूर्ति में तेज़ी लाना है।

   3. इन विस्तृत योजनाओं में नीतियां, प्रक्रियाएं, नियम, कार्यक्रम, बजट, कार्यक्रम आदि शामिल होते हैं। उदाहरण के लिए, यदि लाभ अधिकतमीकरण उद्यम का मुख्य उद्देश्य है, तो व्युत्पन्न योजनाओं में बिक्री अधिकतमीकरण, उत्पादन अधिकतमीकरण और लागत न्यूनतमीकरण शामिल होंगे।

   4. व्युत्पन्न योजनाएं विभिन्न कार्यों को पूरा करने की समय-सारणी और अनुक्रम को इंगित करती हैं।

5. सहयोग सुनिश्चित करना

   1. योजनाएँ निर्धारित हो जाने के बाद, अधीनस्थों या उन लोगों को विश्वास में लेना आवश्यक है, जिन्हें इन योजनाओं को क्रियान्वित करना है।

   2. उन्हें विश्वास में लेने के पीछे उद्देश्य हैं:-

      1. अधीनस्थ प्रेरित महसूस कर सकते हैं क्योंकि वे निर्णय लेने की प्रक्रिया में शामिल होते हैं।

      2. संगठन को योजनाओं के निर्माण और कार्यान्वयन में बहुमूल्य सुझाव और सुधार प्राप्त हो सकता है।

      3. इसके अलावा, कर्मचारी भी इन योजनाओं के क्रियान्वयन में अधिक रुचि लेंगे।

6. योजनाओं का अनुवर्तन/मूल्यांकन

   1. किसी विशेष कार्यवाही का चयन करने के बाद उसे कार्यान्वित किया जाता है।

   2. चयनित योजना के कार्यान्वयन के बाद, इसकी प्रभावशीलता का मूल्यांकन करना महत्वपूर्ण है।

   3. यह संबंधित विभागों या व्यक्तियों से प्राप्त फीडबैक या सूचना के आधार पर किया जाता है।

   4. इससे प्रबंधन को विचलन को सुधारने या योजना को संशोधित करने में सहायता मिलती है।

   5. यह चरण नियोजन और नियंत्रण कार्य के बीच एक संबंध स्थापित करता है।

   6. योजनाओं के कार्यान्वयन के साथ-साथ अनुवर्ती कार्रवाई भी होनी चाहिए ताकि प्राप्त अवलोकनों के आधार पर भविष्य की योजनाओं को अधिक यथार्थवादी बनाया जा सके।