Η εκπαίδευση είναι μια δαπανηρή διαδικασία, όχι μόνο όσον αφορά τα χρήματα που δαπανώνται για αυτήν, αλλά και τον χρόνο και τους άλλους πόρους που δαπανώνται για αυτήν.

Το πιο σημαντικό ερώτημα, επομένως, είναι προσδιορισμός του κατά πόσον υπάρχει πράγματι ανάγκη για εκπαίδευση και κατά πόσον η παρέμβαση θα συμβάλει στην επίτευξη του οργανωτικού στόχου άμεσα ή έμμεσα;

Η απάντηση στο προαναφερθέν ερώτημα βρίσκεται στην «ανάλυση αναγκών κατάρτισης», η οποία αποτελεί το πρώτο βήμα σε ολόκληρη τη διαδικασία κατάρτισης και ανάπτυξης.

Η ανάλυση των εκπαιδευτικών αναγκών είναι μια συστηματική διαδικασία κατανόησης των εκπαιδευτικών απαιτήσεων..

Διεξάγεται σε τρία στάδια -

1. σε επίπεδο οργανισμού,
2. σε ατομικό επίπεδο, και
3. σε επίπεδο εργασίας,

Καθεμία από αυτές ονομάζεται οργανωσιακή, ατομική και εργασιακή ανάλυση. Μόλις ολοκληρωθούν αυτές οι αναλύσεις, τα αποτελέσματα συγκεντρώνονται για να καταλήξουν στους στόχους του προγράμματος κατάρτισης.

Μια άλλη άποψη για τις ανάγκες κατάρτισης είναι ότι πρόκειται για την ασυμφωνία μεταξύ του «τι είναι» και του «τι θα έπρεπε να είναι». Λαμβάνοντας υπόψη αυτό, η Παγκόσμια Τράπεζα διεξήγαγε μια ανάλυση αναγκών και κατέληξε στο συμπέρασμα ότι πολλές από τις μονάδες της στις ανατολικές περιοχές της Ευρώπης χρειάζονταν μετασχηματισμό από κρατικές επιχειρήσεις σε αυτοσυντηρούμενους οργανισμούς. Στη συνέχεια, επικοινωνήθηκαν με πολλά πανεπιστήμια για να αναπτύξουν τις απαραίτητες ενότητες και να διεξάγουν την εκπαίδευση πάνω σε αυτές.

Παρόλο που κάθε βήμα σε ολόκληρη τη διαδικασία κατάρτισης είναι μοναδικό από μόνο του, η ανάλυση αναγκών είναι ξεχωριστή, καθώς θέτει τα θεμέλια για το είδος της απαιτούμενης εκπαίδευσης.

Η αξιολόγηση παρέχει πληροφορίες για το είδος της παρέμβασης που απαιτείται, γνώσεις ή δεξιότητες ή και τα δύο.Σε ορισμένες περιπτώσεις όπου υπάρχουν και τα δύο αυτά και η απόδοση εξακολουθεί να μην είναι ικανοποιητική, τότε το πρόβλημα μπορεί να είναι κινήτρου. Έτσι, υπογραμμίζεται η ανάγκη και η κατάλληλη παρέμβαση που είναι απαραίτητη για να καταστεί η εκπαίδευση αποτελεσματική.

Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, η ανάλυση/αξιολόγηση αναγκών πραγματοποιείται σε τρία επίπεδα - οργανωτικό, ατομικό και επαγγελματικό. Στη συνέχεια, θα εξετάσουμε λεπτομερώς το καθένα από αυτά.

1. Οργανωτική Ανάλυση

   Η οργανωσιακή ανάλυση στοχεύει στη συνοπτική καταγραφή των τομέων εστίασης για εκπαίδευση εντός του οργανισμού και των παραγόντων που ενδέχεται να τους επηρεάσουν.

   Μελετώνται η αποστολή, το όραμα, οι στόχοι, τα αποθέματα ανθρώπινου δυναμικού, οι διαδικασίες και τα δεδομένα απόδοσης του οργανισμού. Η μελέτη παρέχει ενδείξεις σχετικά με το είδος του μαθησιακού περιβάλλοντος που απαιτείται για την εκπαίδευση. Η Motorola και η IBM, για παράδειγμα, διεξάγουν έρευνες κάθε χρόνο λαμβάνοντας υπόψη τους βραχυπρόθεσμους και μακροπρόθεσμους στόχους του οργανισμού.

2. Ανάλυση εργασίας

   Η ανάλυση εργασίας της έρευνας αξιολόγησης αναγκών στοχεύει στην κατανόηση του «τι» του σταδίου ανάπτυξης της κατάρτισης. Το είδος της παρέμβασης που απαιτείται είναι αυτό που αποφασίζεται στην ανάλυση εργασίας.

   Πρόκειται για μια αντικειμενική αξιολόγηση της εργασίας, στην οποία χρησιμοποιούνται τόσο η προσέγγιση που επικεντρώνεται στον εργαζόμενο όσο και η προσέγγιση που επικεντρώνεται στην εργασία. Η προσέγγιση του εργαζομένου προσδιορίζει βασικές συμπεριφορές και ΖΗΤΑ για μια συγκεκριμένη εργασία, ενώ η προσέγγιση που βασίζεται στην εργασία προσδιορίζει τις δραστηριότητες που πρέπει να εκτελεστούν σε μια συγκεκριμένη εργασία. Η πρώτη είναι χρήσιμη για τη λήψη απόφασης σχετικά με την παρέμβαση και η δεύτερη για την ανάπτυξη περιεχομένου και την αξιολόγηση προγράμματος.

3. Ατομική Ανάλυση

   Όπως είναι προφανές από το ίδιο το όνομα, η ατομική ανάλυση ασχολείται με το ποιος στον οργανισμό χρειάζεται την εκπαίδευση και σε ποιον συγκεκριμένο τομέα. Εδώ, η απόδοση λαμβάνεται από τα δεδομένα αξιολόγησης απόδοσης και συγκρίνεται με το αναμενόμενο επίπεδο ή πρότυπο απόδοσης.

   Η ατομική ανάλυση διεξάγεται επίσης μέσω ερωτηματολογίων, 360 μοιρών ανατροφοδότησης, προσωπικών συνεντεύξεων κ.λπ.Ομοίως, πολλοί οργανισμοί χρησιμοποιούν αξιολογήσεις ικανοτήτων για να αξιολογήσουν τους διευθυντές τους. Αυτές οι αξιολογήσεις μπορεί να προέρχονται από τους υφισταμένους, τους πελάτες, τους συναδέλφους, τους προϊσταμένους τους κ.λπ.

   Εκτός από τους προαναφερθέντες οργανισμούς, οι οργανισμοί χρησιμοποιούν επίσης έρευνες στάσης, έρευνες κρίσιμων περιστατικών και έρευνες αξιολόγησης για την κατανόηση των αναγκών κατάρτισης, οι οποίες θα συζητηθούν λεπτομερώς σε άλλα άρθρα.