Η διαχείριση χρόνου αναφέρεται στην ανάθεση συγκεκριμένων χρονικών χρονικών περιθωρίων σε δραστηριότητες ανάλογα με τη σημασία και τον επείγοντα χαρακτήρα τους, με σκοπό την καλύτερη δυνατή αξιοποίηση του χρόνου.

Με απλά λόγια, η Διαχείριση Χρόνου δεν είναι τίποτα άλλο από το να διαχειρίζεσαι σωστά τον χρόνο και να κάνεις πράγματα όταν πραγματικά χρειάζεται να γίνουν.

Κάθε οργανισμός εργάζεται με προθεσμίες. Κάθε άτομο πρέπει να είναι συνεχώς σε εγρήγορση για να ολοκληρώνει τις εργασίες του εντός του καθορισμένου χρονικού πλαισίου.

Είναι απαραίτητο οι εργαζόμενοι να κατανοήσουν την αξία του χρόνου για να τα πάνε καλά και να αφήσουν το δικό τους στίγμα στον χώρο εργασίας.

Πώς να εφαρμόσετε αποτελεσματική διαχείριση χρόνου σε έναν οργανισμό;

• Γνωρίστε καλά τους στόχους σαςΜην διστάσετε να μιλήσετε με τον προϊστάμενό σας εάν οι στόχοι είναι μη ρεαλιστικοί και ανέφικτοι εντός του καθορισμένου χρονικού πλαισίου. Είναι πάντα καλύτερο να συζητάτε τα πράγματα στα αρχικά στάδια παρά να περιορίζεστε σε ένα θλιβερό ποσό αργότερα. Αναλάβετε εργασίες μόνο όταν είστε σίγουροι.

• Δεν υπάρχει απολύτως τίποτα κακό στο να συζητάς για τη δουλειά με τους συναδέλφους σου.Δεν μπορείτε να κάνετε σχεδόν τα πάντα μόνοι σας. Κατανείμετε την εργασία μεταξύ των μελών της ομάδας σας. Είναι ανόητο να επιβαρύνεστε υπερβολικά. Πρέπει να μοιράζεστε το φόρτο εργασίας σας με άλλους για να ολοκληρώνετε τις εργασίες σας εντός του καθορισμένου χρονικού πλαισίου. Να γνωρίζετε τις δυνατότητές σας.

• ΟργανωθείτεΝα είστε πολύ προσεκτικοί με τα αρχεία σας, τα σημαντικά έγγραφα, τις επαγγελματικές κάρτες, τους φακέλους κ.λπ. Φυλάξτε τα στις σωστές θέσεις τους, ώστε να μην χάνετε τον μισό χρόνο σας ψάχνοντάς τα.

• Να είστε πιστοί στον οργανισμό σαςΜην εργάζεστε μόνο όταν είναι κοντά σας οι ανώτεροί σας. Να θυμάστε ότι πληρώνεστε για τη σκληρή δουλειά σας. Επικεντρωθείτε στη δική σας δουλειά αντί να περιφέρεστε και να κουτσομπολεύετε. Μην χάνετε χρόνο παίζοντας παιχνίδια στον υπολογιστή ή ανακαλύπτοντας τι κάνει ο συνάδελφός σας.

• Είναι απολύτως εντάξει να τηλεφωνείτε σε μέλη της οικογένειας ή φίλους πού και πού, αλλά βεβαιωθείτε ότι δεν καταλήγετε σε μακροσκελείς τηλεφωνικές κλήσεις ενώ βρίσκεστε στη δουλειά. Οι τηλεφωνικές κλήσεις και τα μηνύματα είναι από τους μεγαλύτερους περισπασμούς στη δουλειά.

• Σχεδιάστε τα πράγματά σας καλά εκ των προτέρωνΜην εργάζεστε απλώς για να εργάζεστε. Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνει ένας εργαζόμενος το πρωί είναι να καταγράφει όλες τις εργασίες που πρέπει να κάνει σε μια μέρα σε σχέση με το χρονικό διάστημα που έχει ανατεθεί σε κάθε εργασία.

  Η προετοιμασία ενός Σχεδίου Εργασιών ακριβώς στην αρχή της ημέρας βοηθάει πάντα και σας παρέχει μια αίσθηση κατεύθυνσης στην εργασία. Μια λίστα με τις «ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ» σας προτείνει την πορεία σας. Σημειώστε τις ολοκληρωμένες εργασίες. Βεβαιωθείτε ότι ολοκληρώνετε τις εργασίες εντός των καθορισμένων προθεσμιών.

• Κρατήστε ένα σημειωματάριο και ένα στυλό πρόχειραΑποφύγετε να γράφετε σε χαλαρά χαρτιά. Δεν θα τα βρείτε ποτέ όταν πραγματικά χρειάζεστε κάτι. Προτιμήστε να χρησιμοποιείτε έναν οργανωτή, καθώς σας βοηθά να προγραμματίσετε καλύτερα την εργασία σας.

• Τρώτε μόνο κατά τις ώρες του μεσημεριανού γεύματοςΤο να τρώτε ενώ εργάζεστε όχι μόνο σας προκαλεί υπνηλία, αλλά διαταράσσει και τη συνέχεια της δουλειάς.

• Να είσαι ακριβήςΑποφύγετε να παίρνετε συχνές άδειες από την εργασία, εκτός εάν πρόκειται για έκτακτη ανάγκη. Κάντε το συνήθεια να φτάνετε στο γραφείο εγκαίρως.

• Μην αφήνεις πράγματα σε εκκρεμότητα από την πλευρά σας. Κλιμακώστε αμέσως τα ζητήματα που χρειάζονται έγκριση από τις ανώτερες αρχές. Μην αγνοείτε συνεχώς πράγματα. Αργά ή γρήγορα θα σας δημιουργήσουν προβλήματα.