Ο έλεγχος ως λειτουργία διαχείρισης περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα:

1. Καθιέρωση προτύπων- Τα πρότυπα είναι τα σχέδια ή οι στόχοι που πρέπει να επιτευχθούν κατά τη διάρκεια της επιχειρηματικής λειτουργίας. Μπορούν επίσης να ονομαστούν κριτήρια για την αξιολόγηση της απόδοσης. Τα πρότυπα γενικά ταξινομούνται σε δύο κατηγορίες:

   1. Μετρήσιμα ή απτά - Τα πρότυπα που μπορούν να μετρηθούν και να εκφραστούν ονομάζονται μετρήσιμα πρότυπα. Μπορούν να έχουν τη μορφή κόστους, παραγωγής, δαπανών, χρόνου, κέρδους κ.λπ.

   2. Μη μετρήσιμα ή άυλα - Υπάρχουν πρότυπα που δεν μπορούν να μετρηθούν χρηματικά. Για παράδειγμα, η απόδοση ενός διευθυντή, η απόκλιση των εργαζομένων, η στάση τους απέναντι σε ένα ζήτημα. Αυτά ονομάζονται άυλα πρότυπα.

   Ο έλεγχος γίνεται εύκολος μέσω της καθιέρωσης αυτών των προτύπων, επειδή ο έλεγχος ασκείται με βάση αυτά τα πρότυπα.

2. Μέτρηση απόδοσης- Το δεύτερο σημαντικό βήμα στον έλεγχο είναι η μέτρηση της απόδοσης. Ο εντοπισμός των αποκλίσεων γίνεται εύκολος μέσω της μέτρησης της πραγματικής απόδοσης.

   Τα επίπεδα απόδοσης είναι άλλοτε εύκολο να μετρηθούν και άλλοτε δύσκολο. Η μέτρηση απτών προτύπων είναι εύκολη, καθώς μπορεί να εκφραστεί σε μονάδες, κόστος, χρηματικούς όρους κ.λπ. Η ποσοτική μέτρηση καθίσταται δύσκολη όταν πρέπει να μετρηθεί η απόδοση του διευθυντή. Η απόδοση ενός διευθυντή δεν μπορεί να μετρηθεί σε ποσότητες. Μπορεί να μετρηθεί μόνο με-

   1. Η στάση των εργαζομένων,
   2. Το ηθικό τους για να εργαστούν,
   3. Η ανάπτυξη των στάσεων απέναντι στο φυσικό περιβάλλον, και
   4. Η επικοινωνία τους με τους προϊσταμένους.

   Επίσης, μερικές φορές γίνεται μέσω διαφόρων αναφορών, όπως εβδομαδιαίες, μηνιαίες, τριμηνιαίες, ετήσιες.

3. Σύγκριση πραγματικής και τυπικής απόδοσης- Η σύγκριση της πραγματικής απόδοσης με τους προγραμματισμένους στόχους είναι πολύ σημαντική. Η απόκλιση μπορεί να οριστεί ως το χάσμα μεταξύ της πραγματικής απόδοσης και των προγραμματισμένων στόχων. Ο διευθυντής πρέπει να ανακαλύψει δύο πράγματα εδώ - την έκταση της απόκλισης και την αιτία της απόκλισης..

   Η έκταση της απόκλισης σημαίνει ότι ο διευθυντής πρέπει να διαπιστώσει εάν η απόκλιση είναι θετική ή αρνητική ή εάν η πραγματική απόδοση είναι σύμφωνη με την προγραμματισμένη απόδοση. Οι διευθυντές πρέπει να ασκούν έλεγχο κατ' εξαίρεση. Πρέπει να εντοπίσει τις αποκλίσεις που είναι κρίσιμες και σημαντικές για την επιχείρηση.

   Μικρές αποκλίσεις πρέπει να αγνοούνται. Σημαντικές αποκλίσεις, όπως η αντικατάσταση μηχανημάτων, ο διορισμός εργαζομένων, η ποιότητα των πρώτων υλών, το ποσοστό κέρδους κ.λπ., θα πρέπει να αντιμετωπίζονται συνειδητά. Γι' αυτό λέγεται: «Αν ένας διευθυντής ελέγχει τα πάντα, καταλήγει να μην ελέγχει τίποτα».

   Για παράδειγμα, εάν τα έξοδα γραφικής ύλης αυξηθούν κατά 5 έως 10%, αυτό μπορεί να χαρακτηριστεί ως μικρή απόκλιση. Από την άλλη πλευρά, εάν η μηνιαία παραγωγή μειώνεται συνεχώς, αυτό ονομάζεται μεγάλη απόκλιση.

   Μόλις εντοπιστεί η απόκλιση, ο διευθυντής πρέπει να σκεφτεί διάφορες αιτίες που οδήγησαν σε αυτήν. Οι αιτίες μπορεί να είναι-

   1. Λανθασμένος σχεδιασμός,
   2. Ο συντονισμός χαλαρώνει,
   3. Η εφαρμογή των σχεδίων είναι ελλιπής και
   4. Η εποπτεία και η επικοινωνία είναι αναποτελεσματικές, κ.λπ.

4. Λήψη διορθωτικών μέτρων- Μόλις γίνουν γνωστά τα αίτια και η έκταση των αποκλίσεων, ο διευθυντής πρέπει να εντοπίσει αυτά τα σφάλματα και να λάβει διορθωτικά μέτρα. Υπάρχουν δύο εναλλακτικές λύσεις εδώ:
   1. Λήψη διορθωτικών μέτρων για τυχόν αποκλίσεις που έχουν προκύψει· και
   2. Μετά τη λήψη των διορθωτικών μέτρων, εάν η πραγματική απόδοση δεν είναι σύμφωνη με τα σχέδια, ο διευθυντής μπορεί να αναθεωρήσει τους στόχους. Εδώ τελειώνει η διαδικασία ελέγχου. Η παρακολούθηση είναι ένα σημαντικό βήμα, επειδή μόνο μέσω της λήψης διορθωτικών μέτρων μπορεί ένας διευθυντής να ασκήσει έλεγχο.