Ένα πλαίσιο ικανοτήτων είναι μια ολοκληρωμένη δομή που περιγράφει διαφορετικές ικανότητες με το συγκεκριμένο σύνολο δεικτών συμπεριφοράς και κριτηρίων μέτρησης..

Οι περισσότεροι οργανισμοί έχουν το δικό τους ξεχωριστό πλαίσιο ικανοτήτων, το οποίο είναι σύμφωνο με τα οράματα, την αποστολή και τους μακροπρόθεσμους και βραχυπρόθεσμους οργανωτικούς στόχους τους.

Υπάρχουν ορισμένα σαφή οφέλη από το πλαίσιο ικανοτήτων για τους οργανισμούς:

1. Κοινή κατανόηση των κρίσιμων παραγόντων επιτυχίας και των επιθυμητών συμπεριφορών εντός του οργανισμού

2. Η ενσωμάτωση της οργανωσιακής διαδικασίας στις ικανότητες βοηθά στην ερμηνεία των γενικών ζητημάτων στην καθημερινή εργασία [π.χ. η κατάσταση της κυκλοφορίας ενός νέου προϊόντος και η ικανότητα Εστίαση στον Πελάτη που εκτιμάται από τον οργανισμό]

3. Καλύτερη διαχείριση και αποτελεσματικές αποφάσεις σχετικά με διαδικασίες που απαιτούν υψηλό κόστος, όπως η επιλογή, οι προσλήψεις και οι προαγωγές

4. Η αξιολόγηση, η ανατροφοδότηση και η επικοινωνία σχετικά με την απόδοση τυποποιούνται, διευκολύνοντας έτσι μια κοινή κουλτούρα.

Γενικά, οι ικανότητες έχουν δείκτες συμπεριφοράς ως δομικά στοιχεία, οι σχετικές συμπεριφορές ομαδοποιούνται κάτω από μια ικανότητα και παρόμοια θέματα ικανοτήτων ομαδοποιούνται περαιτέρω για να σχηματίσουν ομάδες.

Ιδανικά, μια ομάδα 8-12 ικανοτήτων θεωρείται επαρκής αλλά μπορεί κανείς να συναντήσει και πλαίσια που περιέχουν περισσότερες από 15 ικανότητες.

Βασικά σημεία που πρέπει να ληφθούν υπόψη κατά την ανάπτυξη ενός πλαισίου δεξιοτήτων:

• Η περιγραφή θα πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένη, ώστε να αποφεύγονται τυχόν ίχνη ασάφειας.

• Η γλώσσα πρέπει να είναι απλή ώστε να γίνεται κατανοητή από το ευρύτερο κοινό

• Η δομή πρέπει να είναι απλή και λογική

• Το πλαίσιο θα πρέπει να είναι σχετικό με όλα τα άτομα που το χρησιμοποιούν και επηρεάζονται από αυτό.

• Το πλαίσιο θα πρέπει να λαμβάνει υπόψη τις απροσδόκητες αλλαγές που ενδέχεται να επηρεάσουν τις οργανωτικές συναλλαγές, πράγμα που σημαίνει ότι θα πρέπει να περιγράφει με σαφήνεια τις συμπεριφορές που περιγράφουν τον τρόπο με τον οποίο οι κάτοχοι θέσης εργασίας θα πρέπει να αποδίδουν στο άμεσο και μεσοπρόθεσμο μέλλον.

• Δεν πρέπει να υπάρχει επικάλυψη ή επανάληψη συμπεριφορών στο πλαίσιο

• Οι συμπεριφορές θα πρέπει να είναι διακριτές και να περιγράφουν μόνο μία πτυχή ή μία συμπεριφορά. Ο συνδυασμός δύο πτυχών μπορεί να οδηγήσει σε μια κατάσταση όπου ένα άτομο μπορεί να είναι καλό στην πρώτη αλλά κακό στη δεύτερη πτυχή.

Ας δούμε ένα παράδειγμα πλαισίου ικανοτήτων για έναν Διευθύνοντα Σύμβουλο μιας SBU:

Παρατηρείτε την κλίμακα αξιολόγησης στο παραπάνω διάγραμμα; Μεταβαίνει από μια συμπεριφορά που εμφανίζεται και είναι αναποτελεσματική ή χρειάζεται ανάπτυξη σε μια συμπεριφορά που είναι εξαιρετικά αποτελεσματική. Ο παραπάνω τρόπος μέτρησης της ικανότητας ονομάζεται Κλίμακα Αξιολόγησης με Σύγκρουση Συμπεριφοράς ή BARS.

Το BARS δεν είναι τίποτα άλλο παρά η περιγραφή των συμπεριφορών για αναποτελεσματική και αποτελεσματική απόδοση, όπως φαίνεται παραπάνω, οι οποίες όταν εμφανίζονται από τον συμμετέχοντα ή το άτομο υπό παρατήρηση σε ασκήσεις όπως παιχνίδια ρόλων, παρουσιάσεις ή δομημένες συνεντεύξεις, στη συνέχεια αγκυρώνονται ή τοποθετούνται στο κατάλληλο σημείο της κλίμακας.

Τα μέτρα και οι περιγραφές των κλιμάκων αναπτύσσονται μέσω μιας ολοκληρωμένης διαδικασίας ανάλυσης εργασίας χρησιμοποιώντας μεθόδους όπως η τεχνική κρίσιμων περιστατικών, οι δομημένες συνεντεύξεις κ.λπ.

Η κλίμακα κυμαίνεται συνήθως από 3-5, αλλά σε σπάνιες περιπτώσεις μπορεί να φτάσει έως και το 7, κάτι που καθίσταται περίπλοκο και δύσκολο στη χρήση και επομένως αποφευκτό.

Ένα πλαίσιο ικανοτήτων θα μπορούσε να αναπτυχθεί από την αρχή σε ένα μέρος όπου δεν υπάρχει ή ένα υπάρχον πλαίσιο μπορεί να επεκταθεί ώστε να γίνει πιο χρήσιμο. Ό,τι και να ισχύει, θα ήταν χρήσιμο να ληφθούν υπόψη τα εξής:

• Συμμετοχή των ανθρώπων στην ανάπτυξη του πλαισίου, η οποία δημιουργεί αποδοχή και ανάληψη ευθύνης

• Ενημέρωση του κοινού σχετικά με τις εξελίξεις, ενώ παράλληλα εξηγούνται οι στόχοι και οι λόγοι πίσω από αυτές

• Εντοπισμός και δημιουργία ικανοτήτων που είναι σχετικές με τον οργανισμό

Με ένα ισχυρό πλαίσιο ικανοτήτων και διαδικασίες ανθρώπινου δυναμικού που ευθυγραμμίζονται με το πλαίσιο, ένας οργανισμός αποκτά ανταγωνιστικό πλεονέκτημα στη δυναμική αγορά εργασίας και διευκολύνει την προβολή του ως εργοδότη.