Planung bedeutet, vorauszuschauen und zukünftige Vorgehensweisen zu planen. Es handelt sich um einen vorbereitenden Schritt. Es handelt sich um eine systematische Tätigkeit, die bestimmt, wann, wie und wer eine bestimmte Aufgabe ausführen wird. Planung ist ein detailliertes Programm für zukünftige Vorgehensweisen.

Es wird zu Recht gesagt "Der Plan ist zur Hälfte erledigt" Daher berücksichtigt die Planung die verfügbaren personellen und physischen Ressourcen der Organisation, um eine effektive Koordination und optimale Anpassung zu erreichen. Die grundlegende Managementfunktion umfasst die Ausarbeitung eines oder mehrerer detaillierter Pläne, um ein optimales Gleichgewicht zwischen den Bedürfnissen oder Anforderungen und den verfügbaren Ressourcen zu erreichen.

Laut Urwick ist „Planung eine mentale Veranlagung, Dinge geordnet zu erledigen, vor dem Handeln nachzudenken und auf der Grundlage von Fakten statt Vermutungen zu handeln.“ Planung bedeutet, sich für die beste Alternative unter anderen zu entscheiden, um verschiedene Managementfunktionen auszuführen und so vorgegebene Ziele zu erreichen.

Koontz O'Donell meint: „Planung bedeutet, im Voraus zu entscheiden, was zu tun ist, wie es zu tun ist und wer es tun soll. Planung überbrückt die Lücke zwischen unserem aktuellen Standort und unserem Ziel. Sie ermöglicht Dinge, die sonst nicht passieren würden.“

Schritte in der Planungsfunktion

Planungsfunktion des Managements umfasst folgende Schritte:-

1. Festlegung von Zielen

   1. Die Planung erfordert eine systematische Vorgehensweise.

   2. Die Planung beginnt mit der Festlegung der zu erreichenden Ziele.

   3. Ziele liefern eine Begründung für die Durchführung verschiedener Aktivitäten und geben die Richtung der Bemühungen an.

   4. Darüber hinaus lenken Ziele die Aufmerksamkeit der Manager auf die zu erreichenden Endergebnisse.

   5. Tatsächlich bilden Ziele den Kern des Planungsprozesses. Daher sollten Ziele klar, präzise und eindeutig formuliert werden. Andernfalls sind die ergriffenen Maßnahmen zwangsläufig wirkungslos.

   6. Ziele sollten möglichst quantitativ formuliert werden. Beispiele hierfür sind die Anzahl der Beschäftigten, die gezahlten Löhne, die produzierten Einheiten usw. Ein solches Ziel lässt sich jedoch nicht quantitativ formulieren, wie etwa die Leistung des Qualitätskontrollleiters oder die Effektivität des Personalleiters.

   7. Solche Ziele sollten qualitativ spezifiziert werden.

   8. Daher sollten die Ziele praktisch, akzeptabel, umsetzbar und erreichbar sein.

2. Schaffung von Planungsvoraussetzungen

   1. Planungsprämissen sind Annahmen über die lebendige Gestaltung zukünftiger Ereignisse.

   2. Sie dienen als Grundlage für die Planung.

   3. Bei der Festlegung von Planungsprämissen geht es darum, festzustellen, wo man dazu neigt, von den tatsächlichen Plänen abzuweichen, und um die Ursachen solcher Abweichungen.

   4. Es geht darum, herauszufinden, welche Hindernisse im Geschäftsverlauf bestehen.

   5. Bei der Festlegung von Planungsvoraussetzungen geht es darum, solche Schritte zu unternehmen, die diese Hindernisse weitgehend vermeiden.

   6. Planungsprämissen können intern oder extern sein. Intern umfasst die Kapitalanlagepolitik, die Arbeitsbeziehungen zwischen Management und Arbeitgebern, die Managementphilosophie usw., während extern sozioökonomische, politische und wirtschaftliche Veränderungen umfasst.

   7. Interne Räumlichkeiten sind kontrollierbar, externe hingegen nicht.

3. Wahl der alternativen Vorgehensweise

   1. Wenn Prognosen vorliegen und Prämissen festgelegt sind, müssen eine Reihe alternativer Vorgehensweisen in Betracht gezogen werden.

   2. Zu diesem Zweck wird jede einzelne Alternative bewertet, indem ihre Vor- und Nachteile im Hinblick auf die verfügbaren Ressourcen und die Anforderungen der Organisation abgewogen werden.

   3. Vor der Entscheidung müssen die Vor- und Nachteile sowie die Konsequenzen jeder Alternative geprüft werden.

   4. Nach objektiver und wissenschaftlicher Bewertung wird die beste Alternative ausgewählt.

   5. Die Planer sollten verschiedene quantitative Techniken zu Hilfe nehmen, um die Stabilität einer Alternative zu beurteilen.

4. Formulierung von Derivatplänen

   1. Abgeleitete Pläne sind Unterpläne oder sekundäre Pläne, die zur Verwirklichung des Hauptplans beitragen.

   2. Aus dem Basisplan ergeben sich sekundäre Pläne. Diese sollen die Umsetzung der Basispläne unterstützen und beschleunigen.

   3. Diese Detailpläne umfassen Richtlinien, Verfahren, Regeln, Programme, Budgets, Zeitpläne usw. Wenn beispielsweise die Gewinnmaximierung das Hauptziel des Unternehmens ist, umfassen abgeleitete Pläne die Umsatzmaximierung, die Produktionsmaximierung und die Kostenminimierung.

   4. Abgeleitete Pläne geben den Zeitplan und die Reihenfolge der Erledigung verschiedener Aufgaben an.

5. Zusammenarbeit sichern

   1. Nachdem die Pläne festgelegt wurden, ist es notwendig oder sogar ratsam, Untergebene oder diejenigen, die diese Pläne umsetzen müssen, ins Vertrauen zu ziehen.

   2. Die Gründe für die Vertrauensbildung sind:

      1. Untergebene fühlen sich möglicherweise motiviert, da sie in den Entscheidungsprozess eingebunden sind.

      2. Die Organisation kann möglicherweise wertvolle Vorschläge und Verbesserungen bei der Formulierung und Umsetzung von Plänen erhalten.

      3. Auch das Interesse der Mitarbeiter an der Umsetzung dieser Pläne wird gesteigert.

6. Nachverfolgung/Beurteilung von Plänen

   1. Nachdem Sie sich für eine bestimmte Vorgehensweise entschieden haben, wird diese in die Tat umgesetzt.

   2. Nachdem der ausgewählte Plan umgesetzt wurde, ist es wichtig, seine Wirksamkeit zu bewerten.

   3. Dies geschieht auf Basis von Rückmeldungen bzw. Informationen der betroffenen Abteilungen oder Personen.

   4. Dies ermöglicht dem Management, Abweichungen zu korrigieren oder den Plan zu ändern.

   5. Dieser Schritt stellt eine Verbindung zwischen Planungs- und Controllingfunktion her.

   6. Die Nachverfolgung muss parallel zur Umsetzung der Pläne erfolgen, damit im Lichte der gemachten Beobachtungen zukünftige Pläne realistischer gestaltet werden können.