Controlling als Managementfunktion umfasst folgende Schritte:

1. Festlegung von Standards- Standards sind die Pläne oder Ziele, die im Rahmen der Geschäftstätigkeit erreicht werden müssen. Sie können auch als Kriterien für die Beurteilung der Leistung bezeichnet werden. Standards werden im Allgemeinen in zwei Kategorien eingeteilt:

   1. Messbar oder greifbar – Als messbare Standards werden jene Standards bezeichnet, die gemessen und ausgedrückt werden können. Sie können in Form von Kosten, Leistung, Ausgaben, Zeit, Gewinn usw. vorliegen.

   2. Nicht messbar oder immateriell – Es gibt Standards, die nicht monetär gemessen werden können. Zum Beispiel die Leistung eines Managers, die Abweichung von Mitarbeitern, ihre Einstellung zu einem Anliegen. Diese werden als immaterielle Standards bezeichnet.

   Durch die Etablierung dieser Standards wird das Controlling vereinfacht, da das Controlling auf Basis dieser Standards erfolgt.

2. Messung der Leistung- Der zweite wichtige Schritt im Controlling ist die Leistungsmessung. Abweichungen lassen sich durch die Messung der tatsächlichen Leistung leicht erkennen.

   Leistungsniveaus sind manchmal leicht und manchmal schwierig zu messen. Die Messung greifbarer Standards ist einfach, da sie in Einheiten, Kosten, Geldbeträgen usw. ausgedrückt werden kann. Quantitative Messung wird schwierig, wenn die Leistung eines Managers gemessen werden muss. Die Leistung eines Managers lässt sich nicht quantitativ messen. Sie kann nur gemessen werden durch:

   1. Haltung der Arbeiter,
   2. Ihre Arbeitsmoral,
   3. Die Entwicklung der Einstellungen zur physischen Umwelt und
   4. Ihre Kommunikation mit den Vorgesetzten.

   Manchmal geschieht dies auch über verschiedene Berichte, beispielsweise Wochen-, Monats-, Quartals- oder Jahresberichte.

3. Vergleich der tatsächlichen und der Standardleistung- Der Vergleich der tatsächlichen Leistung mit den geplanten Zielen ist sehr wichtig. Die Abweichung kann als Lücke zwischen der tatsächlichen Leistung und den geplanten Zielen definiert werden. Der Manager muss hier zwei Dinge herausfinden - Ausmaß der Abweichung und Ursache der Abweichung.

   Das Ausmaß der Abweichung bedeutet, dass der Manager herausfinden muss, ob die Abweichung positiv oder negativ ist oder ob die tatsächliche Leistung mit der geplanten Leistung übereinstimmt. Der Manager muss eine Ausnahmekontrolle ausüben. Er muss die Abweichungen herausfinden, die kritisch und wichtig für das Geschäft sind.

   Kleinere Abweichungen müssen ignoriert werden. Größere Abweichungen wie Maschinenaustausch, Einstellung von Arbeitern, Qualität der Rohstoffe, Gewinnrate usw. sollten bewusst betrachtet werden. Deshalb heißt es: „Wenn ein Manager alles kontrolliert, kontrolliert er am Ende nichts.“

   Steigen beispielsweise die Kosten für Büromaterial geringfügig um 5 bis 10 %, spricht man von einer geringfügigen Abweichung. Sinkt die monatliche Produktion hingegen kontinuierlich, spricht man von einer erheblichen Abweichung.

   Sobald die Abweichung identifiziert ist, muss ein Manager über verschiedene Ursachen nachdenken, die zur Abweichung geführt haben. Die Ursachen können sein:

   1. Fehlerhafte Planung,
   2. Die Koordination lockert sich,
   3. Die Umsetzung der Pläne ist mangelhaft und
   4. Die Aufsicht und Kommunikation ist ineffektiv usw.

4. Abhilfemaßnahmen ergreifen- Sobald die Ursachen und das Ausmaß der Abweichungen bekannt sind, muss der Manager diese Fehler erkennen und Abhilfemaßnahmen ergreifen. Hier gibt es zwei Alternativen:
   1. Ergreifen von Korrekturmaßnahmen für aufgetretene Abweichungen; und
   2. Wenn die tatsächliche Leistung nach der Ergreifung der Korrekturmaßnahmen nicht den Plänen entspricht, kann der Manager die Ziele anpassen. Damit endet der Controlling-Prozess. Die Nachverfolgung ist ein wichtiger Schritt, denn nur durch die Ergreifung von Korrekturmaßnahmen kann ein Manager Controlling ausüben.