Контролът като управленска функция включва следните стъпки:

1. Установяване на стандарти- Стандартите са плановете или целите, които трябва да бъдат постигнати в хода на бизнес функцията. Те могат да бъдат наречени и критерии за оценка на изпълнението. Стандартите обикновено се класифицират в две групи -

   1. Измерими или осезаеми - Тези стандарти, които могат да бъдат измерени и изразени, се наричат ​​измерими стандарти. Те могат да бъдат под формата на разходи, продукция, разходи, време, печалба и др.

   2. Неизмерими или нематериални - Има стандарти, които не могат да бъдат измерени парично. Например - представяне на мениджър, отклонения на работниците, отношението им към даден проблем. Те се наричат ​​нематериални стандарти.

   Контролът става лесен чрез установяване на тези стандарти, защото контролът се упражнява въз основа на тези стандарти.

2. Измерване на производителността- Втората важна стъпка в контрола е измерването на производителността. Откриването на отклонения става лесно чрез измерване на действителната производителност.

   Нивата на представяне понякога са лесни за измерване, а понякога трудни. Измерването на осезаемите стандарти е лесно, тъй като може да се изрази в единици, разходи, парично изражение и т.н. Количественото измерване става трудно, когато трябва да се измери представянето на мениджъра. Представянето на един мениджър не може да се измери в количества. То може да се измери само чрез-

   1. Отношението на работниците,
   2. Техният морал за работа,
   3. Развитието на нагласите относно физическата среда и
   4. Комуникацията им с началниците.

   Понякога това се прави и чрез различни отчети, като седмични, месечни, тримесечни, годишни отчети.

3. Сравнение на действителните и стандартните показатели- Сравнението на действителните резултати с планираните цели е много важно. Отклонението може да се определи като разликата между действителните резултати и планираните цели. Мениджърът трябва да установи две неща тук - степента на отклонение и причината за отклонението.

   Степента на отклонение означава, че мениджърът трябва да установи дали отклонението е положително или отрицателно, или дали действителното изпълнение е в съответствие с планираното. Мениджърът трябва да упражнява контрол по изключение. Той трябва да открие онези отклонения, които са критични и важни за бизнеса.

   Незначителните отклонения трябва да се игнорират. По-големите отклонения, като подмяна на машини, назначаване на работници, качество на суровините, норма на печалба и т.н., трябва да се разглеждат съзнателно. Затова се казва: „Ако един мениджър контролира всичко, той в крайна сметка не контролира нищо.“

   Например, ако разходите за канцеларски материали се увеличат с незначителни 5 до 10%, това може да се нарече незначително отклонение. От друга страна, ако месечното производство намалява непрекъснато, това се нарича значително отклонение.

   След като отклонението бъде идентифицирано, мениджърът трябва да помисли за различни причини, които са довели до него. Причините могат да бъдат:

   1. Грешно планиране,
   2. Координацията се разхлабва,
   3. Изпълнението на плановете е дефектно и
   4. Надзорът и комуникацията са неефективни и др.

4. Предприемане на коригиращи действия - След като причините и степента на отклоненията са известни, мениджърът трябва да открие тези грешки и да предприеме коригиращи мерки за тях. Тук има две алтернативи -
   1. Вземане на коригиращи мерки за възникнали отклонения; и
   2. След предприемане на коригиращи мерки, ако действителното изпълнение не е в съответствие с плановете, мениджърът може да преразгледа целите. Тук процесът на контрол приключва. Последващите действия са важна стъпка, защото само чрез предприемане на коригиращи мерки мениджърът може да упражнява контрол.