التخطيط يعني استشراف المستقبل ورسم مسارات العمل المستقبلية. إنها خطوة تحضيرية، ونشاط منهجي يحدد متى وكيف ومن سينفذ مهمة محددة. أما التخطيط فهو برنامج مفصل لمسارات العمل المستقبلية.

لقد قيل بحق "حسنًا، الخطة تم الانتهاء من نصفها"لذلك، يأخذ التخطيط في الاعتبار الموارد البشرية والمادية المتاحة للمنظمة، بما يضمن تنسيقًا فعالًا وتوافقًا مثاليًا. وهو وظيفة إدارية أساسية تتضمن صياغة خطة أو أكثر مفصلة لتحقيق التوازن الأمثل بين الاحتياجات والمتطلبات والموارد المتاحة.

وفقاً لأورويك، "التخطيط هو استعداد ذهني للقيام بالأمور بطريقة منظمة، والتفكير قبل التصرف، والتصرف في ضوء الحقائق لا التخمينات". التخطيط هو تحديد أفضل البدائل من بين بدائل أخرى لأداء وظائف إدارية مختلفة لتحقيق أهداف محددة مسبقاً.

وفقاً لكونتز أودونيل، "التخطيط هو تحديد مسبق لما يجب فعله، وكيفية فعله، ومن سيقوم به. يُجسّد التخطيط الفجوة بين ما نحن عليه الآن، وما نطمح إليه. فهو يُمكّن من تحقيق أمور لم تكن لتحدث لولاه".

خطوات في وظيفة التخطيط

وظيفة التخطيط للإدارة يتضمن الخطوات التالية:-

1. تحديد الأهداف

   1. يتطلب التخطيط اتباع نهج منهجي.

   2. يبدأ التخطيط بتحديد الأهداف والغايات المراد تحقيقها.

   3. توفر الأهداف الأساس المنطقي للقيام بأنشطة مختلفة، فضلاً عن الإشارة إلى اتجاه الجهود.

   4. علاوة على ذلك، تركز الأهداف انتباه المديرين على النتائج النهائية التي يتعين تحقيقها.

   5. في الواقع، تُشكّل الأهداف جوهر عملية التخطيط. لذلك، ينبغي صياغتها بلغة واضحة ودقيقة لا لبس فيها، وإلاّ ستكون الأنشطة المُنفّذة بلا جدوى.

   6. ينبغي، قدر الإمكان، صياغة الأهداف كميًا. على سبيل المثال، عدد العاملين، والأجور الممنوحة، والوحدات المنتجة، إلخ. ولكن لا يمكن صياغة مثل هذا الهدف كميًا، مثل أداء مدير مراقبة الجودة، أو فعالية مدير شؤون الموظفين.

   7. وينبغي تحديد هذه الأهداف من حيث النوعية.

   8. ومن ثم ينبغي أن تكون الأهداف عملية ومقبولة وقابلة للتنفيذ وقابلة للتحقيق.

2. إنشاء أماكن التخطيط

   1. تعتبر مقدمات التخطيط هي الافتراضات حول الشكل الحيوي للأحداث في المستقبل.

   2. أنها بمثابة أساس للتخطيط.

   3. إن إنشاء مقدمات التخطيط يهدف إلى تحديد الأماكن التي يميل فيها الشخص إلى الانحراف عن الخطط الفعلية وأسباب مثل هذه الانحرافات.

   4. الهدف هو معرفة ما هي العوائق التي تعترض سير العمل أثناء سير العمليات.

   5. إن إنشاء المباني التخطيطية يعني اتخاذ الخطوات التي تتجنب هذه العوائق إلى حد كبير.

   6. قد تكون مُقدّمات التخطيط داخلية أو خارجية. تشمل المُقدّمات الداخلية سياسة استثمار رأس المال، وعلاقات العمل الإدارية، وفلسفة الإدارة، وغيرها. بينما تشمل المُقدّمات الخارجية التغيرات الاجتماعية والاقتصادية والسياسية والاقتصادية.

   7. المباني الداخلية قابلة للسيطرة بينما المباني الخارجية غير قابلة للسيطرة.

3. اختيار مسار العمل البديل

   1. عندما تكون التوقعات متاحة ويتم تحديد المباني، لا بد من النظر في عدد من مسارات العمل البديلة.

   2. ولتحقيق هذه الغاية، سيتم تقييم كل بديل من خلال وزن إيجابياته وسلبياته في ضوء الموارد المتاحة ومتطلبات المنظمة.

   3. يجب فحص مزايا وعيوب وكذلك عواقب كل بديل قبل اتخاذ الاختيار.

   4. بعد التقييم الموضوعي والعلمي يتم اختيار البديل الأفضل.

   5. ينبغي للمخططين أن يستعينوا بالتقنيات الكمية المختلفة للحكم على استقرار البديل.

4. صياغة خطط المشتقات

   1. الخطط المشتقة هي الخطط الفرعية أو الخطط الثانوية التي تساعد في تحقيق الخطة الرئيسية.

   2. تنبثق الخطط الثانوية من الخطة الأساسية، وتهدف إلى دعم وتسريع تحقيق الخطط الأساسية.

   3. تتضمن هذه الخطط التفصيلية السياسات والإجراءات والقواعد والبرامج والميزانيات والجداول الزمنية وما إلى ذلك. على سبيل المثال، إذا كان تعظيم الربح هو الهدف الرئيسي للمؤسسة، فستتضمن الخطط المشتقة تعظيم المبيعات وتعظيم الإنتاج وتقليل التكاليف.

   4. تشير الخطط المشتقة إلى الجدول الزمني وتسلسل إنجاز المهام المختلفة.

5. تأمين التعاون

   1. بعد أن يتم تحديد الخطط، من الضروري بل من المستحسن أن يتم أخذ الثقة من المرؤوسين أو أولئك الذين يتعين عليهم تنفيذ هذه الخطط.

   2. الأغراض وراء أخذهم إلى الثقة هي: -

      1. قد يشعر المرؤوسون بالتحفيز لأنهم يشاركون في عملية صنع القرار.

      2. قد تتمكن المنظمة من الحصول على اقتراحات قيمة وتحسينات في صياغة الخطط وتنفيذها.

      3. وسوف يكون الموظفون أيضًا أكثر اهتمامًا بتنفيذ هذه الخطط.

6. متابعة/تقييم الخطط

   1. بعد اختيار مسار عمل معين، يتم تنفيذه.

   2. بعد تنفيذ الخطة المختارة، من المهم تقييم مدى فعاليتها.

   3. ويتم ذلك على أساس ردود الفعل أو المعلومات الواردة من الإدارات أو الأشخاص المعنيين.

   4. وهذا يتيح للإدارة تصحيح الانحرافات أو تعديل الخطة.

   5. تعمل هذه الخطوة على إنشاء رابط بين وظيفة التخطيط ووظيفة التحكم.

   6. ويجب أن تتم عملية المتابعة جنباً إلى جنب مع تنفيذ الخطط، بحيث يمكن في ضوء الملاحظات المقدمة أن تصبح الخطط المستقبلية أكثر واقعية.