تتضمن الرقابة كوظيفة إدارية الخطوات التالية:

1. وضع المعايير- المعايير هي الخطط أو الأهداف التي يجب تحقيقها في سياق العمل. ويمكن أيضًا اعتبارها معايير لتقييم الأداء. تُصنف المعايير عمومًا إلى نوعين:

   1. قابلة للقياس أو ملموسة - تُسمى المعايير القابلة للقياس تلك التي يمكن قياسها والتعبير عنها. ويمكن أن تكون على شكل تكلفة، أو ناتج، أو نفقات، أو وقت، أو ربح، إلخ.

   2. غير قابلة للقياس أو غير ملموسة: هناك معايير لا يمكن قياسها ماليًا. على سبيل المثال، أداء المدير، وانحراف الموظفين، ومواقفهم تجاه شركة ما. تُسمى هذه المعايير بالمعايير غير الملموسة.

   وتصبح الرقابة سهلة من خلال وضع هذه المعايير لأن الرقابة تمارس على أساس هذه المعايير.

2. قياس الأداء- الخطوة الرئيسية الثانية في عملية الرقابة هي قياس الأداء. يُسهّل قياس الأداء الفعلي اكتشاف الانحرافات.

   أحيانًا يكون قياس مستويات الأداء سهلًا وأحيانًا أخرى صعبًا. قياس المعايير الملموسة سهلٌ إذ يُمكن التعبير عنها بالوحدات والتكلفة والمال، إلخ. يُصبح القياس الكمي صعبًا عند قياس أداء المدير. لا يُمكن قياس أداء المدير بالكميات، بل يُمكن قياسه فقط من خلال:

   1. موقف العمال
   2. معنوياتهم للعمل،
   3. التطور في المواقف تجاه البيئة المادية، و
   4. تواصلهم مع رؤسائهم.

   ويتم ذلك أحيانًا أيضًا من خلال تقارير مختلفة مثل التقارير الأسبوعية والشهرية والربع سنوية والسنوية.

3. مقارنة بين الأداء الفعلي والقياسي تُعدّ مقارنة الأداء الفعلي بالأهداف المخططة أمرًا بالغ الأهمية. ويُعرّف الانحراف بأنه الفجوة بين الأداء الفعلي والأهداف المخططة. يتوجب على المدير هنا أن يكتشف أمرين - مدى الانحراف وسبب الانحراف.

   مدى الانحراف يعني أن على المدير تحديد ما إذا كان الانحراف إيجابيًا أم سلبيًا، وما إذا كان الأداء الفعلي متوافقًا مع الأداء المخطط له. ويتعين على المديرين ممارسة الرقابة بالاستثناء، وتحديد الانحرافات الحرجة والمهمة للأعمال.

   يجب تجاهل الانحرافات البسيطة. أما الانحرافات الكبرى، مثل استبدال الآلات، وتعيين العمال، وجودة المواد الخام، ومعدل الأرباح، وغيرها، فيجب النظر إليها بوعي. ولذلك يُقال: "إذا سيطر المدير على كل شيء، فلن يسيطر على أي شيء".

   على سبيل المثال، إذا ارتفعت أسعار القرطاسية بنسبة طفيفة تتراوح بين 5% و10%، يُمكن اعتبار ذلك انحرافًا طفيفًا. أما إذا انخفض الإنتاج الشهري باستمرار، فيُعتبر انحرافًا كبيرًا.

   بمجرد تحديد الانحراف، يتعين على المدير التفكير في الأسباب المختلفة التي أدت إليه. يمكن أن تكون الأسباب:

   1. التخطيط الخاطئ
   2. التنسيق يصبح ضعيفا
   3. تنفيذ الخطط معيب، و
   4. الإشراف والتواصل غير فعال وما إلى ذلك.

4. اتخاذ الإجراءات التصحيحية- بمجرد معرفة أسباب الانحرافات ومداها، يتعين على المدير اكتشاف تلك الأخطاء واتخاذ الإجراءات التصحيحية لها. هناك خياران هنا:
   1. اتخاذ التدابير التصحيحية للانحرافات التي حدثت؛ و
   2. بعد اتخاذ الإجراءات التصحيحية، إذا لم يتوافق الأداء الفعلي مع الخطط، يُمكن للمدير مراجعة الأهداف. وهنا تنتهي عملية الرقابة. المتابعة خطوة مهمة، إذ لا يُمكن للمدير ممارسة الرقابة إلا من خلال اتخاذ الإجراءات التصحيحية.