Die vroeë fase van die ontwikkeling van 'n virtuele span is van kritieke belang vir die sukses daarvan. Net soos die fondament die sterkte van die gebou definieer, dra die stappe wat betrokke is by die vestiging van 'n virtuele span 'n groot bydrae tot die suksesvolle funksionering daarvan in latere stadiums. Die twee basiese vrae gee die raamwerk aan hierdie fase - 'waarvoor staan ​​die span'en'hoe sal die span sy doelwit bereikHierdie artikel poog om dit in meer besonderhede te evalueer en praktiese insigte te bied aan die spanleiers wat die taak gekry het om 'n virtuele span op te stel.

So begin ons eers deur die antwoord op die vraag van 'waarvoor staan ​​die spanDit behels die skep van 'n unieke identiteit vir die span waarmee al die spanlede kan identifiseer.

• Gee 'n naam aan die span - Dit is raadsaam om 'n formele etiket te gee wat die funksie van die span duidelik beskryf. Dit gee 'n gesig aan die mense binne en buite die span. Jy kan selfs 'n kort, verkorte naam gebruik vir interne gesprekke om 'n meer informele gevoel te gee.

• Beskryf die doel van die span - Alhoewel daar 'n voorafbepaalde organisatoriese rede vir die skepping van 'n virtuele span is, is dit ook belangrik om hierdie rede in 'n meer tasbare vorm aan die spanlede te herhaal. Dit moet eksplisiet aan elke spanlid oorgedra word sodat hulle almal op dieselfde bladsy is en ewe gemotiveerd en toegewy is aan hierdie doel.

• Stel 'n spangids saam - Om die ander kollegas te bereik, moet mens hul kontakbesonderhede ken. Daarom moet jy 'n katalogus skep met inligting oor elke spanlid se ligging, tydsone en kontakbesonderhede van die kommunikasiemedia wat hulle sou gebruik, byvoorbeeld e-posse, telefoonnommers, kitsboodskappe of Skype-ID's, ens. Dit moet met al die lede gedeel word.

Die tweede fase behels die beantwoording van die vraag van 'hoe sal die span sy doelwit bereikDit behels aksiebeplanning om die span in lyn te bring oor hoe om hul toegewyse take effektief te verrig. 'n Goed gedefinieerde en verstaanbare aksieplan stel die span in beweging en lei hulle in die regte rigting.

• Stel prosesvloei met taakonderlinge afhanklikhede neer - Breek die visie- en missieverklaring op in tasbare doelwitte en verder in eenvoudige take met sleutelresultaatareas wat maklik meetbaar is. Dit is die beste om 'n vloeidiagram te gebruik om dit te verduidelik, asook om interafhanklikhede hierin voor te stel. Dit gee 'n duidelike prentjie van hoe om die doelwit te bereik.

• Skeduleringstydlyne - Dit is altyd makliker vir die meeste van ons om ons prestasie teen tyd te meet. 'n Rowwe skatting van die tydsraamwerk vir elke taak moet gegee word.

• Duidelike Rolle Verantwoordbaarheid - Dit is die beste om 'n verantwoordelikheidsmatriks saam te stel wat wys watter lede by elke taak betrokke sal wees. Dit sal dubbelsinnigheid vermy en help om die onnodige betrokkenheid van diegene wat nie benodig word nie, te vermy. Vir die suksesvolle voltooiing van elke taak moet een lid aanspreeklik gehou word. Dit bevorder gedeelde leierskap en verlig die bestuurslas.

• Spanverslagstruktuur - Alhoewel virtuele spanne platter strukture verkies, is dit vir die doel van gladde werkvloei nodig om die taakprosesleierskap beide vertikaal en horisontaal uiteen te sit. Dit sal mense inlig met wie hulle in nood moet in verbinding tree.

• Ontwikkel 'n Doeltreffende Mediaplan - Aangesien fisiese afstand die basiese kenmerk van die virtuele span is, word dit sterk aanbeveel om 'n mediaplan te ontwikkel wat die frekwensie van interaksie, die tipe media wat gebruik gaan word en gemaklike tydsraamwerke (met betrekking tot tydsoneverskille) verduidelik.

Sodra beide fases voltooi is, is dit die beste om die virtuele span met 'n afskop- of bekendstellingsvergadering te loods. Al die spanlede moet betrokke wees en die gebruik van intydse media is die geskikste hiervoor. Alle dokumente soos die spangids, prosesvloei, taakafhanklikhede, mediaplan, ens. moet aan alle lede beskikbaar gestel word. Hierdie vergadering moet 'n kort bekendstelling van elke lid en hul agtergrond insluit, 'n ysbreker- of spanbousessie, die verduideliking van die konteks van die span in die organisasie en die vasstelling van die grondreëls met behulp van bogenoemde dokumente. Voordat u die afskopvergadering afsluit, doen 'n vinnige hersiening van verwagtinge, maak seker dat alle lede toegang tot die projekwebportaal het en aan IT-sekuriteitsvereistes voldoen, indien enige, en stel die voorlopige skedule vir die volgende vergadering op.