وحدة الشؤون الإدارية

وحدة الشؤون الإدارية

الوصف

وحدة الشؤون الإدارية هي الوحدة المسؤولة عن تنفيذ ومتابعة جميع المهام الإدارية والموارد البشرية داخل المؤسسة، بما يضمن سير العمل بكفاءة وفاعلية وفقًا للأنظمة والسياسات المعتمدة

المتطلبات الرئيسية لوحدات إدارة المكتبات

• التنسيق مع قسم إدارة المعرفة بإدارة المكتبات وتزويده بالمتطلبات السابقة للمساهمة في بناء قاعدة بيانات المعرفة.

• حصر النماذج والأدلة والمتطلبات المحددة من الجهات المرتبطة.

المهام الوظيفية

1. توجيه المعاملات الواردة إلى رؤساء الأقسام.

2. إحالة المعاملات الصادرة إلى الجهات الداخلية بالجامعة.

3. متابعة المعاملات الإدارية مع الوحدات والأقسام بإدارة المكتبات.

4. أرشفة المعاملات الإدارية في نظام مسار للاتصالات الإدارية.

5. استلام الملفات الافرنجية من أقسام المكتبة، وترتيبها وتحويلها إلى مستودع الوثائق.

6. الرد على المكالمات الهاتفية وتحويلها إلى المعنيين.

7. متابعة وإدارة كشوفات الحضور والانصراف.

8. التنسيق مع المنسوبين بشأن الاجتماعات المنعقدة.

9. استقبال مراجعين مكتب مدير الإدارة.

الإدارة

وكالة الجامعة للدراسات العليا والبحث العلمي – إدارة المكتبات – مدير إدارة المكتبات – وحدة الشؤون الإدارية

الاستناد القانوني

وزارة الموارد البشرية – التصنيف السعودي الموحد للمهن.

النطاق

مكتبة الملك عبدالله بن عبدالعزيز الجامعية والمكتبات الفرعية بالكليات العلمية

المهارات المطلوبة للوحدة

• مهارات الأرشفة والرقمنة والحفظ

• مهارات إعداد المخاطبات الرسمية

• مهارة استخدام نظام مسار

• مهارات مالية ومحاسبية

• تنظيم وإدارة الوقت

• مهارات الحاسوب

• مهارات التواصل

• المعرفة بالأنظمة المالية