Le logiciel de gestion de la formation n°1 dans le monde

Le logiciel de gestion de la formation (ou Training Management System ou TMS) est un outil spécialisé conçu pour aider tous les acteurs de la formation, qu’il s’agisse de former les collaborateurs, les clients, partenaires ou membres, à organiser efficacement et simplement des formations en présentiel et en distanciel.

Le TMS permet, notamment, de gérer le plan de développement des compétences de A à Z, de fluidifier la planification des sessions, la gestion des ressources et la gestion des formateurs, et de suivre méticuleusement les coûts afin de rester dans les clous des budgets prévisionnels.

Cette solution permet de centraliser toutes les opérations et de réduire de manière significative la lourdeur administrative en éliminant les tâches manuelles et en remplaçant les multiples documents de travail dispersés.

Vous souhaitez en savoir plus sur les différents outils de gestion de la formation (TMS, LMS et LXP) ? Lisez notre comparatif des logiciels de gestion de la formation.

Il est possible de gérer manuellement la formation en présentiel et en distanciel, au travers de fichiers excel et de plannings partagés, mais ce n’est pas la méthode la plus efficace pour de nombreuses entreprises, en particulier pour celles qui ont des volumes importants et des opérations complexes à mener, avec plusieurs langues, devises et fuseaux horaires différents à gérer.

Lorsque les équipes formation s’appuient sur des documents et des agendas décentralisés pour la planification, la gestion des ressources, la collaboration avec les formateurs, la budgétisation, le suivi des habilitations, et l’analyse de données, la situation devient rapidement ingérable, sujette aux erreurs et inefficace.

Les logiciels de gestion de la formation visent à centraliser l’intégralité des processus de gestion de la formation afin de sécuriser l’activité et de réduire considérablement le temps passé par les équipes sur les tâches chronophages et répétitives.

Par ailleurs, toutes les parties prenantes peuvent collaborer efficacement. Et ce n’est pas tout. Au lieu de passer tout votre temps à vérifier manuellement qu’il n’y a pas de conflits de planification, ou à courir après les formateurs, vous et votre équipe administrative pouvez maintenant organiser sereinement toutes les opérations de formation pour répondre aux enjeux de l’entreprise, avec efficacité et maîtrise.

Les logiciels de gestion de la formation sont principalement utilisés par les départements Formation d’entreprise, les Organismes de Formation, les extended enterprise (clients, partenaires ou distributeurs) et les associations qui dispensent des formations en présentiel et en distanciel.

Utiliser un logiciel de gestion de la formation devient incontournable lorsque les entreprises et les organismes de formation ont besoin d’augmenter leur capacité à planifier, déployer et gérer la formation grâce à l’automatisation en éliminant les processus manuels.

Que vous soyez un service de formation qui développe les compétences des employés de votre entreprise, un centre de formation soucieux de délivrer la meilleure formation à ses clients, ou une association qui organise la formation de ses membres, le choix stratégique d’une solution de gestion des formations vous permettra, à vous et à votre équipe, de gérer vos processus de A à Z et d’optimiser toutes vos ressources, sans prise de tête, grâce à une plateforme de gestion unifiée.

Certaines fonctionnalités peuvent différer d’un logiciel TMS à un autre mais voici celles qui sont communes à la plupart des solutions :

• Pilotage du budget : maîtrise du budget et des dépenses en temps réel
• Planification : orchestrer toutes les sessions présentielles et distancielles
• Gestion des ressources : fluidifier le process d’inscription, automatiser l’envoi des documents et piloter les ToDo lists
• Visualisation et KPI : gagner en visibilité sur l’activité en temps réel et suivre de près les KPIs

Voici les fonctionnalités spécifiques pour les entreprises :

• Gestion du plan de développement des compétences
• Gestion du réglementaire pour les entreprises : suivi et automatisation des habilitations et recyclages, suivi des formations obligatoires et non-obligatoires

Voici les fonctionnalités dédiées aux organismes et centres de formation :

• Gestion du cycle commercial de la formation (devis, commandes, facturation, …)
• Préparation du Bilan Pédagogique et Financier

Un logiciel TMS présentent énormément d’avantages pour les départements formation :

• Gain de temps significatif
• Gain de productivité
• Maîtrise et optimisation des coûts
• Sécurisation de l’activité
• Garantie de la conformité
• Staffing optimal des ressources pédagogiques et logistiques
• Amélioration de la collaboration
• Visibilité en temps réel sur les performances

Néanmoins, une solution TMS ne couvre pas l’intégralité des besoins selon les situations. 
Par exemple :

• Créer et héberger des contenus e-learning. Ici, vous aurez besoin d’une solution LMS, Learning Management System.
• Offrir un accès aux formations personnalisé et adapté à chaque apprenant. Pour ce point, il vous faudra chercher un LXP, Learning Experience Platform

Ces trois solutions (TMS, LMS, LXP) sont complémentaires et adressent des besoins différents. À vous de choisir en fonction de votre stratégie.

Le TMS est la seule solution destinée à la gestion des formations présentielles et distancielles. Elle vous permet de planifier vos sessions, piloter vos budgets et maîtriser le cadre réglementaire à respecter.

Le LMS, de son côté, est l’outil qui couvre l’intégralité des besoins en matière de formation e-learning : création, hébergement et organisation des modules et accès apprenants.

Ces deux solutions sont complémentaires dans votre stratégie, sauf si vous ne faites que de la formation en présentiel/distanciel ou que de la formation e-learning. Le TMS Training Orchestra a l’avantage de s’interfacer avec l’ensemble des LMS du marché.