Veel organisaties die met procesmanagement willen starten, lopen al snel tegen dezelfde vraag aan. Waar begin je, zonder dat het een abstract traject wordt of verzandt in goede bedoelingen? Die twijfel is begrijpelijk. Procesmanagement kan veel opleveren, maar alleen als de start klopt.

In het eerste blog van deze serie gingen we dieper in op wat procesmanagement is. Daarna keken we naar de 5 grootste misverstanden die goed procesmanagement in de weg zitten. In deze blog bekijken we hoe je succesvol start met procesmanagement.

In de praktijk begint het vaak te snel bij oplossingen zoals processen tekenen of formats vastleggen. Of afspraken maken die nergens echt landen. Dat voelt als voortgang, maar het echte fundament blijft dan onbesproken. En juist dat fundament bepaalt of procesmanagement gaat helpen in het dagelijkse werk, of langzaam naar de achtergrond verdwijnt.

Wie procesmanagement duurzaam en succesvol wil inzetten, begint niet bij het proces. Die begint bij het werk zelf.

Bekijk wat je wilt bereiken

Organisaties starten vaak met procesmanagement vanwege een concrete aanleiding. Denk aan strengere wet- en regelgeving, terugkerende fouten, een audit die veel tijd kost, of een verandering die maar niet van de grond komt.

Wat die aanleidingen gemeen hebben, is dat ze vragen om grip. Grip op hoe het werk loopt, waar risico’s zitten en wie waarvoor verantwoordelijk is. Procesmanagement is dan geen doel op zich, maar een middel om dat inzicht voor elkaar te krijgen.

In de praktijk zien we dat organisaties de volgende doelen willen bereiken met procesmanagement:

• Risico’s beheersen
• Veranderingen beheersbaar maken
• Verbeteringen succesvol doorvoeren
• Aantoonbaar voldoen aan wet- en regelgeving
• Duidelijkheid krijgen over verantwoordelijkheden

Dat bredere doel bepaalt waar je begint en hoe je de eerste stappen zet. In de praktijk betekent dit dat je start bij één concreet stuk werk wat hier een belangrijke rol in speelt.

Kies eerst één proces met impact

Een andere valkuil is dat organisaties vaak te groot willen beginnen. Meerdere processen tegelijk modelleren. Of meteen een compleet overzicht van de organisatie willen maken. Dat vraagt veel tijd en levert zeker in het begin weinig houvast op.

Het is beter om klein en concreet te beginnen. En hiermee snelle winst te behalen. Start met één proces dat herkenbaar is, meerdere mensen raakt en zichtbaar schuurt. Dat kan bijvoorbeeld een proces zijn waarin fouten ontstaan, waar veel afstemming nodig is of waar compliance-eisen samenkomen.

Juist zulke processen maken snel duidelijk waar knelpunten zitten en waar procesmanagement waarde toevoegt. Ook laat zo’n proces vaak duidelijk aan de rest van de organisatie zien wat procesmanagement concreet oplevert, in plaats van wat het kost.

Tip: gebruik de AI-functie van Sensus BPM Online om razendsnel een eerste proces uit te werken. Jij beschrijft hoe het werk loopt, AI maakt direct een voorstel dat je kunt aanpassen en aanscherpen. 

Wat een proces werkelijk is

Een proces is niets meer dan de route die werk aflegt van begin tot eind. Het beschrijft hoe een vraag ontstaat, hoe die wordt opgepakt, welke stappen volgen en wanneer het werk klaar is.

In veel organisaties bestaat dat proces vooral impliciet. Het zit in ervaring, routines en onuitgesproken aannames. Mensen weten wat ze moeten doen, totdat de situatie een keer net anders is. Dan blijkt hoe kwetsbaar die onzichtbare afspraken zijn.

Zolang processen niet expliciet zijn in de organisatie, blijven ze lastig te bespreken. En wat je niet kunt bespreken, kun je ook niet gericht verbeteren.

Zo werk je een eerste proces uit

Wanneer je met een eerste proces aan de slag gaat, helpt het om dit gestructureerd aan te pakken. Je begint daarbij niet vanuit theorie, maar vanuit de praktijk. Sensus BPM Online helpt om dit stap voor stap aan te pakken.

Onderstaande stappen geven houvast bij het uitwerken van een eerste proces. Eén die ook echt gebruikt wordt.

1. Breng het proces van begin tot eind in kaart
Start bij de aanleiding van het werk en eindig bij het moment waarop het proces klaar is. Dus niet vanuit functies of teams, maar vanuit de weg die het werk aflegt.

2. Maak duidelijk wie welke rol heeft
Leg vast wie betrokken zijn, wie beslissingen nemen en wie verantwoordelijk zijn voor opvolging. Dit voorkomt dat verantwoordelijkheden onduidelijk blijven.

3. Benoem overdrachten en beslismomenten
Juist op deze momenten ontstaan fouten en vertragingen. Door ze expliciet te maken, wordt zichtbaar waar risico’s zitten.

4. Koppel afspraken aan de dagelijkse praktijk
Zorg dat het proces aansluit op hoe mensen daadwerkelijk werken. Beschrijf dus geen ideale situatie, maar neem de realiteit als uitgangspunt.

5. Gebruik het proces om een gesprek te starten
Het doel is niet het schema zelf, maar het gesprek dat ontstaat. Waar lopen we tegen problemen aan? Wat kan eenvoudiger? Wat vraagt verduidelijking?

Zie procesmanagement als een ontwikkeling

Procesmanagement is geen eenmalig project. Het ontwikkelt mee met wat de organisatie nodig heeft. In het begin gaat het vaak om overzicht en basisafspraken. Later verschuift de aandacht naar verbeteren, bijsturen en leren van wat er gebeurt.

Daarom helpt het om steeds dezelfde simpele vraag te stellen: wat moet morgen beter lopen dan vandaag? Die vraag houdt procesmanagement concreet en voorkomt dat het een los initiatief wordt.

In de praktijk helpt procesmanagement organisaties vooral om:

• Beter te begrijpen hoe werk van begin tot eind loopt
• Kwetsbaarheden en afhankelijkheden zichtbaar te maken
• Afspraken bespreekbaar en aanpasbaar te houden
• Veranderingen beter te begeleiden

Niet alles tegelijk, maar stap voor stap.

Goed beginnen voorkomt later herstelwerk

Procesmanagement begint niet met tekenen, systemen of schema’s. Het begint met aandacht voor het werk zoals het echt gebeurt. Door eerst te begrijpen waar het schuurt, bewuste keuzes te maken en klein te starten, ontstaat een stevige basis.

Deze basis zorgt voor rust. Minder misverstanden. Minder afhankelijk zijn van toeval. En meer ruimte om gericht te verbeteren, zonder telkens opnieuw te moeten beginnen.