Le circuit officiel du constat médical à la publication du registre INSEE.
1. Le constat médical
Tout décès est d'abord constaté par un médecin qui remplit un certificat de décès (CERFA 10958*05), composé d'un volet administratif et d'un volet médical confidentiel. Depuis le décret n° 2022-1023 du 20 juillet 2022, ce certificat est transmis de façon dématérialisée via CertDC, le service de l'Inserm relié à l'INSEE. En cas de mort violente ou suspecte, un obstacle médico-légal suspend l'inhumation jusqu'à l'autorisation du procureur de la République.
2. La déclaration à la mairie
L'article 78 du Code civil impose que l'acte de décès soit dressé par l'officier d'état civil de la commune où le décès a eu lieu, dans les 24 heures ouvrables. Le déclarant fournit le certificat médical, une pièce d'identité du défunt et les éléments prévus à l'article 79 : nom, prénoms, dates et lieux de naissance et de décès, profession, domicile, et identité des parents et du conjoint éventuel.
3. Qui peut déclarer
Un parent ou un proche, toute personne possédant les renseignements nécessaires, ou l'entreprise de pompes funèbres mandatée par la famille. Quand le décès a lieu dans un hôpital, un EHPAD ou un établissement de santé, celui-ci prend en charge la déclaration (art. R. 1112-75 CSP). Sur la voie publique ou dans des circonstances exceptionnelles, la police ou la gendarmerie transmet les éléments.
4. Les documents produits
L'officier d'état civil rédige l'acte de décès, qui fait foi juridiquement. Il est annoté en marge sur l'acte de naissance et, le cas échéant, sur l'acte de mariage ; le livret de famille est complété. Toute personne peut obtenir gratuitement une copie intégrale auprès de la mairie du lieu de décès, ou auprès du Service central d'état civil de Nantes pour un Français né à l'étranger.
5. La transmission à l'INSEE
Chaque commune transmet mensuellement les actes de décès à l'INSEE, qui les consolide dans le Répertoire national d'identification des personnes physiques (RNIPP). Le fichier public des personnes décédées — base de ce registre — est ensuite publié en libre accès sous Licence Ouverte Etalab. Le délai moyen est de 30 à 45 jours après la fin du mois de décès.
6. Démarches pour les proches
Dans les 7 jours : prévenir l'employeur, la banque, la caisse de retraite et la mutuelle. Dans les 6 mois : déclarer la succession auprès d'un notaire (obligatoire si patrimoine > 5 000 € ou bien immobilier), déposer la déclaration de succession au service des impôts (art. 641 CGI), et transférer le contrat d'assurance-décès.